Zahnarztsoftware in der Schweiz wählen: der vollständige Ratgeber

Erste Praxis, Übernahme, Neugründung oder Dentalhygiene: die Kriterien, die in Ihrer Situation zählen, jene, die ein ganzes Berufsleben lang wichtig bleiben, und die Fragen, die Sie vor der Unterschrift stellen sollten

Die Praxissoftware ist das Herz der Praxis: Agenda, Patientendossiers, Kostenvoranschläge, Rechnungen, oft auch die Verbindung zum Röntgen. Man wechselt sie selten, und eine Fehlwahl kostet über Jahre viel Geld. Diese Seite vergleicht keine Produkte. Sie nennt die Kriterien, die in Ihrer Situation zählen, die Anzeichen einer Software, die Bestand haben wird, und die Fragen, die Sie jedem Anbieter stellen sollten.

Kurz gesagt: was eine gute Software ausmacht

• Sie entspricht Ihren wirklichen Bedürfnissen

  Sie wurde mit Ihren eigenen Fällen ausprobiert und nicht nur anhand einer Funktionsliste verglichen.

• Sie ist für die Schweiz gemacht

  Sie enthält den Zahnarzttarif SSO, die elektronischen Rechnungen an die Versicherer, die QR-Rechnung und den Datenschutz.

• Sie ist schnell und einfach

  Das ganze Team findet sich rasch zurecht, am Behandlungsstuhl wie am Empfang.

• Der Anbieter entwickelt sie weiter

  Neuerungen kommen regelmässig und datiert, die Technik wird aktuell gehalten, und die Anpassungen an Schweizer Normen kommen rechtzeitig.

• Der Support ist erreichbar

  Er antwortet zu den Zeiten, in denen die Praxis arbeitet, und seine Kosten sind im Voraus bekannt.

• Die Kosten über zehn Jahre sind klar

  Die Preise sind schriftlich festgehalten, und Erhöhungen sind begrenzt.

• Sie können sie verlassen

  Der vollständige Datenexport erfolgt in Standardformaten, zu einem im Voraus festgelegten Preis.

• Sie schützt die Daten

  Persönliche Konten, Zwei-Faktor-Authentifizierung, getestete Datensicherungen und ein Auftragsbearbeitungsvertrag.

Je nach Ihrer Situation

Dieselben Kriterien haben nicht für alle dasselbe Gewicht. Das zählt in den häufigsten Situationen am meisten.

Sie haben Ihr Studium abgeschlossen und eröffnen Ihre erste Praxis

Die Praxiseinrichtung ist teuer, die Liquidität knapp, und Sie wissen noch nicht, wie die Praxis wachsen wird.

• Tiefe und planbare Einstiegskosten: Vergleichen Sie die Kosten der Inbetriebnahme und die Monatsraten, und vermeiden Sie mehrjährige Verpflichtungen, solange die Tätigkeit nicht stabil ist.
• Eine Software, die mit Ihnen wächst: eine Zahnärztin oder einen Zahnarzt, eine Dentalhygienikerin oder einen zweiten Standort hinzufügen, ohne die Software zu wechseln, zu einem im Voraus bekannten Preis.
• Eine rasche Einarbeitung: Sie lernen gleichzeitig mit Ihrer Dentalassistentin. Schulung inbegriffen, Online-Hilfe und Videos in Ihrer Sprache.
• Wenig Informatik zu tragen: kein Server zu verwalten oder ein Server, den ein Dienstleister wartet, und Datensicherungen inbegriffen und getestet.
• Mittel, um die Agenda zu füllen: Online-Terminbuchung, Erinnerungen per SMS und E-Mail, automatische Recalls für Kontrollen.
• Ihre Identifikationsnummern: Die Software muss die für die Abrechnung nötigen Nummern verwalten (GLN-Nummer und ZSR-Nummer, wenn Sie mit Versicherern abrechnen, eine pro Kanton, in dem Sie tätig sind) sowie die vorgeschriebenen Angaben auf Ihren Dokumenten.

Sie übernehmen eine bestehende Praxis

Mit der Übernahme einer Praxis geht nicht automatisch alles über, was zur Software gehört.

• Die Dossiers gehen nicht von selbst über. Das Berufsgeheimnis gilt weiter: Grundsätzlich sieht der Übernehmer ein Dossier nur mit der Einwilligung der Patientin oder des Patienten ein. Die Software muss den Zugang auf die Dossiers der Personen beschränken können, die eingewilligt haben, und der Übernahmevertrag muss die Frage regeln.
• Die Lizenz ist nicht immer übertragbar. Manche Verträge erklären sie für persönlich und unübertragbar, und die Wartung geht ohne Zustimmung des Anbieters nicht auf den Übernehmer über: Dann müssen Sie diese Zustimmung schriftlich einholen, eine Lizenz neu kaufen oder die Software wechseln. Lesen Sie den Vertrag des Abgebers: Restlaufzeit, Kündigungstermin, ausstehende Rechnungen (manche Verträge können nur gekündigt werden, wenn alles bezahlt ist).
• Der Datenexport kostet Geld und Zeit. Legen Sie im Übernahmevertrag fest, wer ihn verlangt, wer ihn bezahlt, in welchem Format und bis zu welchem Datum.
• Die alten Dossiers müssen lesbar bleiben, während der ganzen Aufbewahrungsdauer, auch wenn Sie die Software wechseln: Behalten Sie ein nutzbares Archiv oder einen Lesezugang.
• Offene Rechnungen und laufende Mahnungen müssen übernommen oder abgeschlossen werden, mit einem klaren Stichtag für die Buchhaltung.
• Das Team kennt die alte Software: Planen Sie Schulungen ein, und wechseln Sie in einer ruhigen Zeit.
• Die vorhandenen Geräte (Röntgen, Sensoren, Intraoralscanner) müssen mit der gewählten Software funktionieren.
• Machen Sie vor der Unterschrift eine Bestandsaufnahme der übernommenen Informatik: Alter des Servers, Windows-Versionen, wirklich getestete Datensicherungen.

Sie gründen eine neue Praxis von Grund auf

Sie haben alle Freiheiten, und jetzt ist der Moment, die richtigen Entscheidungen in der richtigen Reihenfolge zu treffen.

• Wählen Sie die Software vor den Geräten: Röntgen, Intraoralscanner und Kameras müssen sich an die gewählte Software anschliessen lassen.
• Planen Sie die Infrastruktur: Verkabelung, WLAN, Internetanschluss (ein zweiter Anschluss, wenn die Software online läuft), Technikraum und USV, wenn ein Server in der Praxis steht.
• Halten Sie den Zeitplan ein: Agenda und Online-Terminbuchung einige Wochen vor der Eröffnung bereit, Team geschult, elektronische Abrechnung vor dem ersten Patienten getestet.
• Nehmen Sie die Kosten über zehn Jahre in den Finanzierungsplan für die Bank auf.
• Denken Sie schon an die Übergabe der Praxis: Daten, die sich leicht exportieren lassen, machen eine Praxis leichter übertragbar.

Sie führen eine eigene Praxis für Dentalhygiene

Eine Dentalhygienepraxis hat nicht dieselben Bedürfnisse wie eine Zahnarztpraxis.

• Die Recalls sind das Herz der Tätigkeit: Erhaltungsintervalle pro Patientin oder Patient, automatische Erinnerungen, Warteliste.
• Der Parodontalbefund: Sondierung, Blutung, Mobilität, Plaque-Indizes, Fotos und ihre Entwicklung über die Zeit.
• Ein Preis, der zu Ihrer Grösse passt: Manche Anbieter haben einen Tarif nur für die Dentalhygiene. Bezahlen Sie keine Module, die Sie nicht nutzen.
• Die Abrechnung: Die meisten Rechnungen gehen an die Patientinnen und Patienten, oft teilweise von ihrer Zusatzversicherung zurückerstattet. QR-Rechnung und Versand per E-Mail zählen mehr als die Abrechnung mit den Sozialversicherungen.
• Die Verbindung zu den Zahnärztinnen und Zahnärzten: Berichte, Röntgenbilder und Briefe, über einen sicheren E-Mail-Dienst ausgetauscht.
• Wenn Sie in mehreren Praxen arbeiten, klären Sie, wer für die Daten jeder Patientin und jedes Patienten verantwortlich ist, und ob die Software die Standorte klar trennt.

Sie wechseln die Software in einer etablierten Praxis

• Beginnen Sie mit dem Ausstieg: Fragen Sie den heutigen Anbieter, was er liefert, in welchem Format, in welcher Frist und zu welchem Preis.
• Halten Sie die Kündigungsfrist ein: Manche Verträge lassen sich nur auf einen festen Termin im Jahr kündigen. Wer ihn verpasst, bezahlt oft ein Jahr mehr.
• Machen Sie einen Testimport und prüfen Sie, was übernommen wird: Patientinnen und Patienten, Termine, Recalls, Behandlungspläne, offene Rechnungen, Dokumente, Bilder.
• Behalten Sie die alte Software mit Lesezugang, oder ein nutzbares Archiv, für die aufzubewahrenden Dossiers.
• Wechseln Sie in einer ruhigen Zeit, mit einer Schulung vor dem ersten Tag.

Sie arbeiten zu mehreren oder an mehreren Standorten

• Eine Agenda pro Zahnärztin oder Zahnarzt, pro Raum und pro Standort, mit Zugriffsrechten, die zu jeder Person passen.
• Die Abrechnung auf den richtigen Namen: Jede Rechnung muss die richtige Zahnärztin oder den richtigen Zahnarzt und deren Identifikationsnummern angeben.
• Die Honorare pro Zahnärztin oder Zahnarzt und Statistiken pro Person, nützlich, wenn Mitarbeitende prozentual entlöhnt werden.
• In Echtzeit geteilte Daten zwischen den Standorten, ohne doppelte Erfassung.

Was alle von der Software erwarten

Eine Praxissoftware dient dem ganzen Team und darüber hinaus. Lassen Sie sie von allen testen.

Software mit Zukunft oder Software, die ausgedient hat?

Agenda, Dossiers, Abrechnung: Die ganze Praxis läuft über ihre Praxissoftware. Hier die Kriterien, die eine Software mit Zukunft von einer Software unterscheiden, die ausgedient hat, unabhängig vom Anbieter. Sie beschreiben typische Profile, keine bestimmten Produkte: Fragen Sie jeden Anbieter, auf welcher Seite er steht, Kriterium für Kriterium, und lassen Sie sich seine Antworten schriftlich geben.

Unsere Wahl je nach Praxis

• Praxiseröffnung

  Eine Software ohne Server, der gekauft werden muss, mit kurzer Verpflichtung, schriftlich angekündigten Kosten und rascher Einarbeitung für das Team.

• Bestehende Praxis oder Übernahme

  Prüfen Sie die vorhandene Software anhand dieser Tabelle und lesen Sie ihren Vertrag nochmals: Laufzeit, Kündigung, Export. Hat sie ausgedient, nutzen Sie die Übernahme für einen Wechsel.

• Dentalhygienepraxis

  Eine Software, deren Funktionen (Agenda, Recalls für Kontrollen) und Preis zu einer Dentalhygienepraxis passen; fragen Sie, ob es ein passendes Angebot gibt.

• Gruppen- oder Mehrstandortpraxis

  Eine Online-Software mit derselben Agenda und denselben Dossiers in allen Ihren Praxen, ohne Server, die miteinander verbunden werden müssen.

• Spezialisierte Praxis

  Kieferorthopädie, Chirurgie oder Parodontologie: eine Software, die Ihre Besonderheiten abdeckt und sich mit Ihren Geräten verbindet; verlangen Sie Referenzen in Ihrem Fachgebiet.

• Unzuverlässige Internetverbindung

  Eine Online-Software, sofern Sie einen Ersatzanschluss (4G oder 5G) einrichten; andernfalls eine installierte Software, deren Technologie noch Updates erhält.

Treffen Sie auch mit einer guten Software drei Vorkehrungen: Lassen Sie im Vertrag festhalten, dass der Export Ihrer Daten kostenlos ist, wenn Sie gehen; fragen Sie, ob die Daten Ihrer Patientinnen und Patienten für künstliche Intelligenz verwendet werden dürfen und wie Sie das ausschliessen; fragen Sie, unter welchen Bedingungen die Preise steigen dürfen.

Von den Bedürfnissen der Praxis ausgehen

Bevor Sie Anbieter vergleichen, listen Sie auf, was die Praxis jeden Tag tut. Die häufigsten Funktionen:

• Agenda

  Pro Zahnärztin oder Zahnarzt und pro Raum, mit Serienterminen oder Online-Buchung, Warteliste und Erinnerungen per SMS oder E-Mail.

• Klinisches Dossier

  Zahnschema, Parodontalstatus, Anamnese, medizinische Warnhinweise, Fotos und unterzeichnete Einwilligungen.

• Behandlungspläne und Kostenvoranschläge

  Behandlungsvarianten und -etappen, Kostenvoranschläge nach SSO-Tarif und Annahme durch die Patientin oder den Patienten.

• Bildgebung

  Röntgenbilder und Fotos der richtigen Person, verbunden mit dem Röntgen, dem Intraoralscanner und der Kamera.

• Labor

  Laboraufträge, Verfolgung der laufenden Arbeiten und Kontrolle der Laborrechnungen.

• Abrechnung und Inkasso

  Rechnungen an Patientinnen, Patienten und Versicherer, Anzahlungen, Mahnungen und Abtretung an eine Abrechnungsstelle.

• Verwaltung

  Tätigkeitsstatistiken, Honorare pro Zahnärztin oder Zahnarzt und Buchhaltungsexporte für die Treuhand.

• Kommunikation

  Briefe und Berichte an Kolleginnen und Kollegen, sichere E-Mail und Dokumente an die Patientinnen und Patienten.

Machen Sie danach die Vorführung mit Ihren eigenen Fällen: eine neue Patientin, eine typische Sitzung, ein Kostenvoranschlag, eine Rechnung an eine Unfallversicherung. Eine Funktion, die es nur in einer Präsentation gibt, zählt nicht.

Software, die für die Schweiz gemacht ist

Eine Schweizer Praxis hat Bedürfnisse, die nur eine für die Schweiz entwickelte Software vollständig abdeckt.

Die wichtigsten Begriffe

Zahnarzttarif SSO

Die Liste von rund 500 zahnärztlichen Leistungen mit ihrer Anzahl Taxpunkte, erstellt von der Schweizerischen Zahnärzte-Gesellschaft (SSO). Für Privatpatientinnen und -patienten legt jede Praxis ihren Taxpunktwert selbst fest; für die Unfall-, Militär- und Invalidenversicherung wird er vertraglich festgelegt.

DENTOTAR

Der Name, unter dem die SSO ihren Tarif vertreibt. Eine handelsübliche Software darf ihn nur enthalten, wenn ihr Anbieter «DENTOTAR-Informatikpartner» ist.

Unfall-, Militär- und Invalidenversicherung

Die Unfallversicherung (UVG), die Militärversicherung und die Invalidenversicherung. Für sie erfolgt die zahnärztliche Abrechnung seit 2025 elektronisch.

XML des Forum Datenaustausch

Das Standardformat für elektronische Rechnungen und Kostenvoranschläge an Schweizer Versicherer, festgelegt vom Forum Datenaustausch, in dem sich Akteure des Gesundheitswesens zusammengeschlossen haben.

MediData

Die wichtigste Schweizer Plattform für den Austausch von Gesundheitsdaten: Sie leitet die elektronischen Rechnungen und Kostenvoranschläge der Praxen an die Versicherer weiter. Es gibt auch andere Intermediäre.

QR-Rechnung

Der Schweizer Zahlteil mit QR-Code, 2020 eingeführt und seit der Ablösung der roten und orangen Einzahlungsscheine am 30. September 2022 als einziger in Gebrauch.

• Der Zahnarzttarif SSO: In einer handelsüblichen Software darf er nur verwendet werden, wenn der Anbieter von der SSO den Status «DENTOTAR-Informatikpartner» erhalten hat.
• Die Rechnungen an die Versicherungen: Seit dem 1. Januar 2025 laufen Rechnungen, Kostenvoranschläge und Dossiers zum Zahnarzttarif SSO an die Unfall-, Militär- und Invalidenversicherung ausschliesslich elektronisch, im XML-Format des Forum Datenaustausch, meist über MediData, das die Liste seiner Softwarepartner veröffentlicht. Lassen Sie sich den Versand einer elektronischen zahnärztlichen Rechnung und eines elektronischen Kostenvoranschlags zeigen.
• Die QR-Rechnung für die Rechnungen an die Patientinnen und Patienten, und ihre Weiterentwicklung.
• Die Schweizer Mehrwertsteuer und ihre besonderen Regeln für die Zahnmedizin, die nicht jene der Nachbarländer sind.
• Schweizer Franken, Schweizer Recht und ein Gerichtsstand in der Schweiz im Vertrag, und ein Support, der an Schweizer Werktagen erreichbar ist.

Die Normen ändern sich in Versionen: XML-Formate, Tarife, QR-Rechnung (seit November 2025 akzeptiert sie nur noch strukturierte Adressen). Fragen Sie, wie und in welcher Frist der Anbieter diese Änderungen umsetzt und ob die Anpassungen im Preis inbegriffen sind. Eine Software, die für ein anderes Gesundheitssystem entwickelt wurde, muss eine vollständige Schweizer Schicht hinzufügen: Verlangen Sie Referenzen von Schweizer Praxen, die sie seit mehreren Jahren nutzen.

In der Praxis installiert oder online: zwei gültige Modelle

• In der Praxis auf einem Server installiert: Die Daten sind bei Ihnen. Server, Datensicherung, Ersatz und Updates müssen organisiert werden, mit dem Anbieter und Ihrer IT-Fachperson.
• Online: Software und Daten werden vom Anbieter oder seinem Dienstleister gehostet. Die Internetverbindung wird lebenswichtig, und Sie müssen wissen, wo die Daten liegen und wie Sie eine Kopie davon behalten.

Keines der beiden Modelle ist an sich besser. Die richtige Frage ist, wer was macht und was bei einem Ausfall geschieht.

Ihre Daten: wo sie liegen und wie Sie sie zurückbekommen

Die Daten der Patientinnen und Patienten sind besonders schützenswerte Personendaten im Sinne des Datenschutzgesetzes, und Sie bleiben für ihre Bearbeitung verantwortlich, auch wenn ein Anbieter sie hostet. Vier Punkte sind schriftlich zu regeln:

• der Auftragsbearbeitungsvertrag: Jeder Dienstleister, der für die Praxis Patientendaten bearbeitet, muss durch einen Vertrag gebunden sein, und die Praxis muss sich vergewissern, dass er die Datensicherheit gewährleistet (Art. 9 DSG). Der Dienstleister darf die Bearbeitung nur mit Ihrer vorgängigen Genehmigung einem Dritten übertragen: Verlangen Sie die Liste seiner Unterauftragsbearbeiter mit ihrem Land (Hosting, Versand von E-Mails und SMS an die Patientinnen und Patienten, künstliche Intelligenz, Support) und seine Verpflichtung, Ihnen jede Verletzung der Datensicherheit so rasch als möglich zu melden (Art. 24 DSG);
• der Ort des Hostings: in der Schweiz, in einem Staat mit anerkanntem Datenschutzniveau oder mit besonderen Garantien (Art. 16 DSG);
• die anderen Verwendungen: Manche Allgemeinen Geschäftsbedingungen erlauben dem Anbieter, die Daten der Praxis, grundsätzlich anonymisiert, für Statistiken oder zum Trainieren von Funktionen der künstlichen Intelligenz zu verwenden, manchmal mit Dienstleistern im Ausland. Der Anbieter handelt dann nicht mehr im Auftrag der Praxis, und Daten, die nicht wirklich anonymisiert sind, bleiben von Ihrem Berufsgeheimnis erfasst. Lesen Sie die Klausel, prüfen Sie die Standardeinstellung und ob Sie widersprechen können;
• der Ausstieg: ein vollständiger Export der Daten in standardisierten und dokumentierten Formaten, mit bekannter Frist und bekannten Kosten, und das Datum, an dem die Daten nach Vertragsende gelöscht werden. Das lässt Ihnen die Freiheit, eines Tages zu wechseln.

Ihr Berufsgeheimnis gilt auch für Daten, die einem Dienstleister anvertraut werden. Schliesslich muss die Software es Ihnen ermöglichen, einer Patientin oder einem Patienten eine Kopie der eigenen Daten auszuhändigen, die jederzeit verlangt werden kann: grundsätzlich kostenlos und innert dreissig Tagen (Art. 25 DSG).

Dossiers, die die Software überdauern müssen

Die kantonalen Gesundheitsgesetze schreiben vor, die Dossiers mindestens zehn Jahre in Genf, im Kanton Waadt und in Freiburg und mindestens zwanzig Jahre im Wallis, in Neuenburg und im Kanton Bern aufzubewahren: Prüfen Sie die Regel Ihres Kantons. Die absolute Verjährungsfrist von zwanzig Jahren bei Körperverletzung, gerechnet ab der betreffenden Handlung (Art. 60 Abs. 1bis und 128a des Obligationenrechts, seit 2020), spricht dafür, überall zwanzig Jahre anzustreben. In Genf und Freiburg muss das Dossier hingegen spätestens nach zwanzig Jahren vernichtet werden, sofern kein überwiegendes Interesse für die Gesundheit der Patientin oder des Patienten besteht. Wer sich heute niederlässt, muss also während Jahrzehnten lesbare Dossiers vorlegen können, weit über die voraussichtliche Lebensdauer einer Software hinaus.

Verlangen Sie deshalb einen vollständigen Export in offenen Formaten, die ohne die ursprüngliche Software lesbar sind: Tabellen für die Daten, PDF/A für die Dokumente, das DICOM-Format für die Röntgenbilder und gängige Bildformate für die Fotos. Prüfen Sie auch, ob die Software den Änderungsverlauf aufbewahrt (wer hat was wann geändert), den das Gesetz in Genf wie im Wallis für ein elektronisches Dossier verlangt, und ob sie es erlaubt, ein Dossier am Ende seiner Aufbewahrungsdauer zu löschen.

Sicherheit: was Sie verlangen können sollten

Die Mindestanforderungen der Schweizerischen Zahnärzte-Gesellschaft (SSO), ergänzt durch die Empfehlungen der FMH für Arztpraxen, bilden eine klare Grundlage. Die Software muss es ermöglichen, sie einzuhalten:

• Ein persönliches Konto pro Teammitglied

  Für jede Person, die auf Patientendaten zugreift, mit nur den Rechten, die sie für ihre Arbeit braucht.

• Starke Passwörter

  Mindestens zehn Zeichen, für jede Person eigen und nie geteilt.

• Die Zwei-Faktor-Authentifizierung

  Mindestens für jeden Zugriff über das Internet, idealerweise für jeden Zugriff auf die Software, und die Praxis muss sie für alle Konten vorschreiben können.

• Das Protokoll der Anmeldungen und Aktivitäten

  Um zu wissen, wer was getan hat, mit Protokollen, die mindestens drei Monate aufbewahrt werden, und ein Jahr, wenn das Gesetz die Protokollierung vorschreibt (Art. 4 DSV).

• Die Verschlüsselung der Daten

  Auf den Festplatten, in den Datensicherungen und in den E-Mails, die Patientendaten enthalten.

• Ein geschützter Zugang über das Internet

  Nur über einen verschlüsselten Kanal wie HTTPS, und nie Patientendaten im Klartext.

Was man nicht sieht: die Technik der Software

Eine Praxissoftware beruht auf technischen Komponenten: einer Datenbank-Engine, Verschlüsselungsbibliotheken, manchmal einem integrierten Webserver. Wie Windows haben diese Komponenten ein Enddatum. Danach werden ihre Sicherheitslücken nicht mehr geschlossen, auch wenn sich die Software selbst weiterentwickelt. Fragen Sie den Anbieter, auf welcher Plattform seine Software aufgebaut ist, welche Version er heute ausliefert und ob diese von ihrem Hersteller noch unterstützt wird.

Fragen Sie, ob die Administrationszugänge der Software für Ihre Praxis eigens vergeben sind. Ein Administrationspasswort, das in allen Installationen derselben Software gleich ist, schützt nichts mehr, sobald es die Runde macht.

Fragen Sie auch, ob die Daten auf der Festplatte verschlüsselt sind, in der Praxis wie in einem Rechenzentrum. Wird der Server oder eine Sicherungsfestplatte gestohlen, kann jeder unverschlüsselte Daten lesen. Verschlüsselt die Software ihre Daten nicht selbst, müssen die Festplatte des Servers und die Datensicherungen auf Systemebene verschlüsselt sein.

Schliesslich schützt eine Datensicherung, die auf demselben Server liegt wie die Datenbank, weder vor einem Ausfall dieses Servers noch vor Ransomware noch vor einem Diebstahl: Die SSO verlangt eine regelmässige Datensicherung, die ausserhalb der Praxis aufbewahrt wird, und mindestens einmal im Jahr einen Wiederherstellungstest.

Eine Software für ein ganzes Berufsleben

Wer die eigene Praxis mit dreissig Jahren eröffnet, ist vielleicht bis Anfang der 2060er-Jahre tätig. Keine Software und keine Technologie ist so lange garantiert: Sie werden die Software wahrscheinlich mindestens einmal wechseln. Es geht also um zweierlei: eine Software wählen, die viele Jahre hält, und sie am Tag X sauber verlassen können.

Um die Zukunft einer Software zu beurteilen, schauen Sie auf das, was sich überprüfen lässt:

• Entwickelt sich der Anbieter weiter? Regelmässige und datierte Neuerungen, Versionsverlauf, öffentliche Roadmap.
• Ist seine Technik aktuell? Version der ausgelieferten Plattform und Datum des Supportendes dieser Version.
• Setzt er die Normen rechtzeitig um? QR-Rechnung, XML-Formate, Tarife und angekündigte Entwicklungen wie das elektronische Gesundheitsdossier.
• Wer steht dahinter? Grösse des Teams, Anzahl Entwicklerinnen und Entwickler, Firmenalter, Abhängigkeit von einer oder zwei Personen, kürzliche Wechsel bei Eigentümern oder Geschäftsleitung (das Handelsregister und das Schweizerische Handelsamtsblatt sind öffentlich).
• Was sieht der Vertrag vor, wenn der Anbieter aufgibt oder übernommen wird? Datenexport, Vorankündigung des Supportendes, Weiterführung der Software.

Ein Anbieter verschwindet selten von heute auf morgen. Meist wird er übernommen, und seine Software entwickelt sich nach und nach nicht mehr weiter, während das Unternehmen weiter besteht. Die Praxis wählt dann den Zeitpunkt ihrer Migration nicht mehr selbst: Sie muss sie hinnehmen, oft dann, wenn eine neue Abrechnungsnorm kommt.

Geschwindigkeit und Bedienung: der Alltagstest

Eine langsame oder komplizierte Software kostet bei jeder Patientin und jedem Patienten Minuten, jeden Tag, jahrelang. Testen Sie sie so, wie Sie sie nutzen werden:

• Stoppen Sie die Zeit für die häufigen Handgriffe

  Eine Person finden, einen Termin erstellen, die Leistungen einer Sitzung erfassen, einen Kostenvoranschlag erstellen, einer Unfallversicherung eine Rechnung stellen, eine Zahlung einkassieren.

• Zählen Sie die Klicks und Bildschirme

  Wiederkehrende Aufgaben müssen direkt gehen, mit Tastenkürzeln.

• Testen Sie auf Ihren Arbeitsplätzen und mit Ihrer Verbindung

  Zu Stosszeiten, am Behandlungsstuhl wie am Empfang, und auf Touchscreen oder Tablet, wenn Sie solche nutzen.

• Lassen Sie das Team testen

  Eine neue Dentalassistentin muss sich nach einer kurzen Schulung zurechtfinden.

• Verlangen Sie eine Testphase

  Von mehreren Wochen, mit dem Besuch einer vergleichbaren Praxis, die die Software nutzt.

Eine moderne Oberfläche ist nicht nur eine Frage des Aussehens: Sie zeigt oft, ob der Anbieter in der Lage ist, seine Software weiterzuentwickeln.

Der Support: die menschliche Beziehung

An dem Tag, an dem sich die Agenda nicht mehr öffnen lässt oder eine Rechnung zurückgewiesen wird, zählt die Qualität des Supports mehr als jede Funktion.

• Die Zeiten

  Decken sie jene der Praxis ab, früh am Morgen, über Mittag und am Abend? Was geschieht ausserhalb?

• Die Kanäle

  Telefon, E-Mail, Chat und Fernwartung, in Ihrer Sprache.

• Der Preis

  Ist der Support inbegriffen oder wird er pro Viertelstunde verrechnet? Werden Notfälle und Einsätze ausserhalb der Zeiten zusätzlich verrechnet?

• Die Reaktionszeiten

  Sind sie schriftlich festgehalten, für Notfälle wie für alles andere?

• Die Schulung

  Zum Start, für alle neuen Mitarbeitenden und bei jeder neuen Version.

• Die Meinung von Kolleginnen und Kollegen

  Verlangen Sie Referenzen und rufen Sie sie an. Lesen Sie Online-Bewertungen mit Vorsicht: Sie sind manchmal wenig zahlreich oder bestellt.

Die wirklichen Kosten über zehn Jahre

Einen Kaufpreis mit einem Monatsabonnement zu vergleichen, sagt nichts aus. Rechnen Sie alles über zehn Jahre zusammen:

Der Preis einer Erinnerungs-SMS ist je nach Anbieter und Paket unterschiedlich, pro Stück oder mit einer Monatspauschale: Verlangen Sie ihn schriftlich. Für eine Praxis, die tausend Erinnerungen pro Monat versendet, ergeben zehn Rappen Unterschied CHF 1'200 pro Jahr.

1'000 Erinnerungen pro Monat×10 Rappen Unterschied×12 Monate=CHF 1'200 pro Jahr

Bevorzugen Sie öffentliche und schriftliche Preise mit einer klaren Regel für Erhöhungen. Ein Preis, den es nur auf Offerte gibt, erschwert jeden Vergleich.

Gekaufte Lizenz oder Abonnement: was «auf Lebenszeit» heisst

Eine gekaufte Lizenz ist kein Eigentum: Sie ist ein Recht, die Software zu nutzen, das der Vertrag oft für persönlich und unübertragbar erklärt. Das Urheberrechtsgesetz erlaubt grundsätzlich den Weiterverkauf einer gekauften Software (Art. 12 URG), aber die Tragweite gegenteiliger Klauseln ist umstritten, und die Wartung geht ohne Zustimmung des Anbieters nicht mit. Die Lizenz ist häufig an eine obligatorische Wartung gebunden, manchmal über mehrere Jahre. Ohne Wartung gibt es keine Updates mehr, auch keine Anpassungen an die Normen: neue Version der QR-Rechnung, neues XML-Format, neuer Tarif. Die Software friert ein und wird für die Abrechnung rasch unbrauchbar. Manche Verträge sehen bei Zahlungsrückständen auch die Einschränkung von Funktionen oder das Ende der Lizenz vor.

Ein Abonnement lässt sich oft leichter kündigen, aber der Zugang endet mit ihm, und sein Preis kann sich bei jeder Verlängerung ändern.

Verlangen Sie in beiden Fällen schriftlich:

• was Sie mit der Software noch tun können, wenn Sie nicht mehr zahlen, und ob Sie mindestens einen Lesezugang zu Ihren Dossiers behalten;
• ob die Lizenz auf eine Partnerin, einen Partner oder einen Übernehmer übertragbar ist;
• um wie viel und in welchem Rhythmus der Preis steigen kann;
• die Mindestvertragsdauer, den Kündigungstermin und seine Bedingungen.

Röntgen und Bildgebung: die Verbindung prüfen

Die Praxissoftware muss die Röntgenbilder der richtigen Person öffnen, ohne doppelte Erfassung. Fragen Sie, wie diese Verbindung mit Ihren heutigen Geräten funktioniert, ob sie auf anerkannten Standards beruht und wer eingreift, wenn sie nicht mehr funktioniert: der Anbieter, der Lieferant des Geräts oder Ihre IT-Fachperson. Lassen Sie sie bei der Vorführung testen, wenn möglich mit Ihren eigenen Geräten.

Arbeitsplätze und Systeme

Prüfen Sie, auf welchen Systemen die Software läuft (Windows-Versionen, Mac, Browser, Tablet) und wie der Anbieter mit neuen Versionen Schritt hält: Jede Windows-Version hat ihr Enddatum, siehe unseren Ratgeber Supportende von Windows und Office in der Zahnarztpraxis. Fragen Sie auch, wie die Updates der Software erfolgen: automatisch, aus der Ferne oder mit einem Einsatz in der Praxis.

Vertrag und Ausstiegsbedingungen

Lassen Sie vor der Unterschrift klären: was im Preis inbegriffen ist und was zusätzlich verrechnet wird, die Mindestvertragsdauer, die Kündigungsbedingungen, was der Anbieter Ihnen bei Vertragsende übergibt und ob Preis, Funktionen oder Allgemeine Geschäftsbedingungen während der Vertragsdauer geändert werden können.

Vier Vorkehrungen vermeiden die meisten bösen Überraschungen:

• Die versprochenen Funktionen: Lassen Sie sich jede wichtige Funktion in der Version zeigen, die tatsächlich installiert wird, und nicht in einer Präsentation oder einem Projekt. Eine für später angekündigte Funktion muss im Vertrag stehen, mit ihrem Verfügbarkeitsdatum.
• Die eingebauten Grenzen: Enthält die Software ein Ablaufdatum der Lizenz, eine Höchstzahl an Arbeitsplätzen oder Adressen oder eine andere technische Grenze, muss diese schwarz auf weiss im Vertrag stehen.
• Der Preis des Ausstiegs: Der vollständige Datenexport muss von Anfang an einen im Vertrag festgelegten Preis und eine Frist haben und darf nicht am Tag Ihres Wechsels nach Aufwand verrechnet werden. Ein mündliches Versprechen eines kostenlosen Exports ist schwer zu beweisen, und viele Verträge lassen nur schriftliche Änderungen zu: Lassen Sie es schriftlich festhalten.
• Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen: Lesen Sie, wer für die Sicherheit und die Sicherung der Daten verantwortlich ist, wozu sich der Anbieter bei einem Verlust verpflichtet und bis zu welchem Betrag er haftet. Manche Bedingungen überlassen fast alles der Praxis: Dann muss man es selbst organisieren. Eine Klausel kann die Haftung des Anbieters für leichtes Verschulden beschränken, sie aber nicht zum Voraus für grobes Verschulden ausschliessen (Art. 100 OR).

Die 12 Fragen vor der Unterschrift

1. Wo werden die Patientendaten gespeichert (Land, Rechenzentrum), welche Unterauftragsbearbeiter haben Zugang, und wird der Auftragsbearbeitungsvertrag mit ihrer Liste geliefert?
2. Sind die Daten auf der Festplatte verschlüsselt, in der Praxis oder im Rechenzentrum, in den Datensicherungen und bei allen Übertragungen zwischen Arbeitsplätzen, Server und Internet?
3. Werden die Daten der Praxis für anderes als ihre Arbeit verwendet (Statistiken, Training künstlicher Intelligenz), in welcher Form, und kann die Praxis widersprechen?
4. Auf welcher technischen Plattform ist die Software aufgebaut, welche Version wird ausgeliefert, und werden ihre Komponenten (Datenbank, Verschlüsselung) von ihren Herstellern noch unterstützt?
5. Wie bekommt man bei einem Wechsel alle Daten zurück, einschliesslich Bilder und Dokumente: Format, Frist, im Vertrag festgelegter Preis und Datum der Löschung nach Vertragsende?
6. Wer sichert was, wo (ausserhalb des Servers und ausserhalb der Praxis), wie oft, und wie wird eine Wiederherstellung getestet?
7. Haben alle Mitarbeitenden ein eigenes Konto, mit passenden Rechten, protokollierten und aufbewahrten Zugriffen und einer Zwei-Faktor-Authentifizierung, die die Praxis vorschreiben kann, und sind die Administrationszugänge für die Praxis eigens vergeben?
8. Auf welchen Systemen läuft die Software (Windows, Mac, Browser), und wie erfolgen ihre Updates?
9. Wie ist die Software mit dem Röntgen und den anderen Geräten verbunden, und wer greift ein, wenn diese Verbindung ausfällt?
10. Ist der Anbieter DENTOTAR-Partner, ist die elektronische Abrechnung mit der Unfall-, Militär- und Invalidenversicherung integriert, und sind die Anpassungen an neue Normen im Preis inbegriffen?
11. Was geschieht bei einem Ausfall des Internets oder des Servers: Kann man Agenda und Dossiers noch einsehen?
12. Gibt es die vorgeführten Funktionen bereits in der Version, die installiert wird, und was sagen der Vertrag und die Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu Support, Haftung für die Daten (und deren Obergrenze), Preisänderungen, Übertragung der Lizenz und Kündigung?

Glossar

Die Fachbegriffe dieses Ratgebers, in je einem Satz.

Archiv

Eine Kopie der Daten in offenen Formaten (Tabellen, PDF/A, Bilder), lesbar ohne die ursprüngliche Software.

Verschlüsselung

Ein Verfahren, das die Daten ohne den Schlüssel unlesbar macht, auf der Festplatte, in den Datensicherungen und bei Übertragungen.

Auftragsbearbeitungsvertrag

Der Vertrag, der die Praxis an jeden Dienstleister bindet, der für sie Patientendaten bearbeitet (Art. 9 DSG).

DICOM

Die internationale Norm für medizinische Bilder: Sie speichert mit jedem Röntgenbild die Person, das Datum und die Einstellungen des Geräts.

Vollständiger Export

Die Übergabe aller Daten der Praxis (Patientinnen und Patienten, Agenda, Rechnungen, Dokumente, Bilder) in standardisierten und dokumentierten Formaten, die eine andere Software weiterverwenden kann.

GLN

Die 13-stellige Identifikationsnummer der Gesundheitsfachpersonen in der Schweiz, die auf den elektronischen Rechnungen erscheint.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Eine Anmeldung, die zusätzlich zum Passwort einen zweiten Nachweis verlangt: einen Code, der auf einem anderen Gerät erzeugt oder empfangen wird, oder einen physischen Sicherheitsschlüssel.

ZSR-Nummer

Die Nummer aus dem Zahlstellenregister (santéservices SA), die die Versicherer verlangen, um die Rechnungen eines Leistungserbringers zu bearbeiten. Es braucht eine pro Kanton, in dem man tätig ist.

PDF/A

Eine genormte Form des PDF, die langfristig lesbar bleiben soll, ohne von einer bestimmten Software abzuhängen.

Ransomware

Eine Schadsoftware, die die Daten der Praxis verschlüsselt und für ihre Freigabe ein Lösegeld verlangt. Oft kopieren die Angreifer die Daten auch und drohen, sie zu veröffentlichen.

Offline-Datensicherung

Eine Kopie, die nach jeder Sicherung vom Netzwerk getrennt und ausserhalb der Praxis aufbewahrt wird: Ransomware kann sie nicht erreichen, solange sie nicht wieder verbunden ist.

VPN und Remotedesktop

Das VPN verbindet ein externes Gerät über einen verschlüsselten Tunnel mit dem Netzwerk der Praxis; der Remotedesktop steuert einen Arbeitsplatz aus der Ferne. Von aussen greift man darauf nur über ein VPN zu, das mit zwei Faktoren geschützt ist.

Unsere Rolle

Die DentalSystems Sàrl verkauft keine Praxissoftware: Wir arbeiten mit jener, die die Praxis gewählt hat. Wir können Ihnen helfen, diese Fragen zu stellen, die Antworten aus Sicht der Informatik zu vergleichen, eine Übernahme oder Gründung einer Praxis vorzubereiten und zu organisieren, was in der Verantwortung der Praxis bleibt: Arbeitsplätze, Netzwerk, Datensicherungen, Konten und Sicherheit. Einen Überblick über den Datenschutz verschafft Ihnen auch unser DSG-Check in 22 Punkten.

Häufige Fragen

Quellen

Texte geprüft am 16. Oktober 2026.

Recht und Datenschutz

• Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, SR 235.1), Art. 5 (besonders schützenswerte Personendaten, Auftragsbearbeiter), 8 (Datensicherheit), 9 (Auftragsbearbeitung), 16 (Ausland), 24 (Verletzungen der Datensicherheit) und 25 (Auskunftsrecht): fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/de
• Datenschutzverordnung (DSV, SR 235.11), Art. 3 und 4 (Datensicherheit, Protokollierung), Art. 16 bis 19 (Auskunftsrecht) und Anhang 1 (Staaten mit anerkanntem Datenschutz): fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/568/de
• Obligationenrecht (OR, SR 220), Art. 11 und 16 (Form der Verträge), 60 Abs. 1bis und 128a (zwanzigjährige Verjährung bei Körperverletzung), 100 (Haftungsausschluss) und 936 (Öffentlichkeit des Handelsregisters): fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/de
• Schweizerisches Strafgesetzbuch (StGB, SR 311.0), Art. 321: Berufsgeheimnis: fedlex.admin.ch/eli/cc/54/757_781_799/de
• Urheberrechtsgesetz (URG, SR 231.1), Art. 12: Weiterveräusserung von Software: fedlex.admin.ch/eli/cc/1993/1798_1798_1798/de
• SAMW und FMH, rechtlicher Leitfaden für die Praxis, Kapitel 3.5 «Krankengeschichte»: Praxisübernahme, Einwilligung der Patientinnen und Patienten, Auftragsbearbeitung (auf Französisch): leitfaden.fmh.ch/…/35-dossier-medical.pdf

Aufbewahrung der Patientendossiers: kantonale Gesetze

• Genf, Gesundheitsgesetz (K 1 03), Art. 54 (elektronisches Dossier), 57 (Aufbewahrung) und 58 (Aufgabe der Tätigkeit) (auf Französisch): silgeneve.ch/legis/data/rsg_k1_03.htm
• Waadt, Zugang zum Patientendossier (Gesetz über das öffentliche Gesundheitswesen, Art. 87 Abs. 5: Aufbewahrung) (auf Französisch): vd.ch/…/acces-au-dossier
• Freiburg, Gesundheitsgesetz (SGF 821.0.1), Art. 59: Aufbewahrung (auf Französisch): bdlf.fr.ch/app/fr/texts_of_law/821.0.1
• Wallis, Gesundheitsgesetz (SGS 800.1), Art. 32: Dossier und Aufbewahrung (auf Französisch): lex.vs.ch/app/fr/texts_of_law/800.1
• Neuenburg, Gesundheitsgesetz (RSN 800.1), Art. 64: Aufbewahrung (auf Französisch): rsn.ne.ch/DATA/program/books/rsne/pdf/8001.pdf
• Bern, Gesundheitsgesetz (BSG 811.01), Art. 26: Aufbewahrung (auf Französisch): belex.sites.be.ch/app/fr/texts_of_law/811.01

Abrechnung und Tarife

• SSO, DENTOTAR – Zahnarzttarif SSO, Nutzungsbedingungen für Zahnärztinnen und Zahnärzte (auf Französisch): sso.ch/fr/media/420/download
• Medizinaltarif-Kommission UVG (MTK), Zahnarzttarif SSO: elektronische Rechnungsstellung seit dem 1. Januar 2025 (auf Französisch): mtk-ctm.ch/fr/tarifs/dentaire-sso
• Tarifvertrag zwischen der SSO und den Versicherern, Anhang 5: Abrechnung und elektronische Datenübermittlung (auf Französisch): mtk-ctm.ch
• Suva, elektronischer Datenaustausch: ZSR- und GLN-Nummern, XML-Standard, Intermediäre (auf Französisch): suva.ch
• MediData, Softwaresuche (Liste der Softwarepartner) (auf Französisch): medidata.ch/md/web/fr/support/recherche-de-logiciels
• PostFinance und SIX, Medienmitteilung vom 19. Januar 2021: QR-Rechnung und Ablösung der Einzahlungsscheine am 30. September 2022 (auf Französisch): six-group.com
• SIX, QR-Rechnung: strukturierte Adressen ab November 2025 obligatorisch (auf Englisch): six-group.com
• santéservices SA, Zahlstellenregister: Antrag auf eine ZSR-Nummer, eine pro Kanton (auf Französisch): santeservices.ch/…/demande
• Stiftung Refdata, Erfassung der Gesundheitsfachpersonen: die GLN-Nummer (auf Französisch): refdata.ch/…/Guide_Partner-refdatabase_FR.pdf

IT-Sicherheit und Formate

• SSO, «Mindestanforderungen an die IT-Sicherheit in Zahnarztpraxen», Januar 2020 (auf Französisch): sso.ch/fr/media/403/download
• FMH, «IT-Sicherheit in Arztpraxen», detaillierte Empfehlungen und Massnahmen, März 2023 (auf Französisch): fmh.ch/files/pdf30/it_grundschutz_d3_2023_fr.pdf
• FMH, «Technische und organisatorische Anforderungen an Cloud-Dienste», Mai 2020 (auf Französisch): fmh.ch
• Bundesamt für Cybersicherheit (BACS), Grundschutz für Unternehmen: Offline-Datensicherungen, Fernzugriff (auf Französisch): bacs.admin.ch/fr/protection-base-entreprise-autorite
• BACS, «Ransomware: Was tun?» (auf Französisch): bacs.admin.ch/fr/rancongiciels-que-faire
• Microsoft, Produktlebenszyklus: Supportende von Windows und Windows Server (auf Französisch): learn.microsoft.com/…/extended-security-updates
• DICOM, die internationale Norm für medizinische Bilder (ISO 12052, auf Englisch): dicomstandard.org/about
• ISO 19005, PDF/A: Dateiformat für die Langzeitarchivierung (auf Französisch): iso.org/fr/standard/38920.html
• Bundesamt für Gesundheit, Gesetz über das elektronische Gesundheitsdossier (auf Französisch): bag.admin.ch/fr/ldsan

Den DSG-Check Ihrer Praxis machenSchreiben Sie unsAlle Ratgeber