Choisir son logiciel dentaire en Suisse : le guide complet

Premier cabinet, reprise, création ou hygiène dentaire : les critères qui comptent selon votre situation, ceux qui durent toute une carrière, et les questions à poser avant de signer

Le logiciel de gestion est le cœur du cabinet : agenda, dossiers des patients, devis, factures, souvent le lien avec la radiologie. On en change rarement, et un mauvais choix coûte cher pendant des années. Cette page ne compare aucun produit. Elle donne les critères qui comptent selon votre situation, les signes d'un logiciel qui durera, et les questions à poser à n'importe quel éditeur.

En bref : ce qui distingue un bon logiciel

• Il répond à vos besoins réels

  Il a été essayé avec vos propres cas, et pas seulement comparé sur une liste de fonctions.

• Il est conçu pour la Suisse

  Il intègre le tarif dentaire SSO, les factures électroniques aux assurances, la QR-facture et la protection des données.

• Il est rapide et simple

  Toute l’équipe s’y retrouve vite, au fauteuil comme à la réception.

• Son éditeur le fait évoluer

  Les nouveautés sont régulières et datées, la technique est tenue à jour et les adaptations aux normes suisses arrivent à temps.

• Le support est joignable

  Il répond aux heures où le cabinet travaille, et son coût est connu d’avance.

• Son coût sur dix ans est clair

  Les prix sont écrits, et les hausses sont encadrées.

• Vous pouvez en sortir

  L’export complet des données se fait dans des formats standard, à un prix fixé d’avance.

• Il protège les données

  Comptes personnels, identification à deux facteurs, sauvegardes testées et contrat de sous-traitance.

Selon votre situation

Les mêmes critères ne pèsent pas le même poids pour tout le monde. Voici ce qui compte le plus dans les situations les plus fréquentes.

Vous sortez d'études et ouvrez votre premier cabinet

L'installation coûte cher, la trésorerie est serrée, et vous ne savez pas encore comment le cabinet va grandir.

• Un coût d'entrée bas et prévisible : comparez les frais de mise en service et les mensualités, et évitez les engagements de plusieurs années tant que l'activité n'est pas stabilisée.
• Un logiciel qui grandit avec vous : ajouter un praticien, une hygiéniste ou un second site sans changer de logiciel, à un prix connu à l'avance.
• Une prise en main rapide : vous apprendrez en même temps que votre assistante. Formation incluse, aide en ligne et vidéos en français.
• Peu d'informatique à porter : sans serveur à gérer, ou avec un serveur entretenu par un prestataire, et des sauvegardes comprises et testées.
• De quoi remplir l'agenda : prise de rendez-vous en ligne, rappels par SMS et e-mail, rappels de contrôle automatiques.
• Vos identifiants : le logiciel doit gérer les numéros nécessaires à la facturation (numéro GLN, et numéro RCC si vous facturez des assureurs, un par canton d'activité) et les mentions obligatoires sur vos documents.

Vous reprenez un cabinet existant

La reprise d'un cabinet ne transfère pas automatiquement tout ce qui va avec le logiciel.

• Les dossiers ne suivent pas d'office. Le secret professionnel continue de s'appliquer : en principe, le repreneur ne consulte un dossier qu'avec l'accord du patient. Le logiciel doit pouvoir réserver l'accès aux dossiers des patients qui ont donné leur accord, et le contrat de reprise doit régler la question.
• La licence n'est pas toujours transférable. Certains contrats la déclarent personnelle et incessible, et la maintenance ne passe pas au repreneur sans l'accord de l'éditeur : il faut alors obtenir cet accord par écrit, racheter une licence, ou changer de logiciel. Lisez le contrat du cédant : durée restante, date de résiliation, factures en souffrance (certains contrats ne peuvent être résiliés que si tout est payé).
• L'export des données a un coût et un délai. Fixez dans le contrat de reprise qui le demande, qui le paie, dans quel format et pour quelle date.
• Les anciens dossiers doivent rester lisibles pendant toute la durée de conservation, même si vous changez de logiciel : gardez une archive exploitable ou un accès en lecture.
• Les factures ouvertes et les rappels en cours doivent être repris ou soldés, avec une date de coupure claire pour la comptabilité.
• L'équipe connaît l'ancien logiciel : prévoyez la formation, et changez à une période calme.
• Les appareils en place (radiologie, capteurs, scanner intraoral) doivent fonctionner avec le logiciel choisi.
• Faites un état des lieux de l'informatique héritée avant de signer : âge du serveur, versions de Windows, sauvegardes réellement testées.

Vous créez un cabinet de zéro

Vous avez toute liberté, et c'est le moment de faire les bons choix dans le bon ordre.

• Choisissez le logiciel avant les appareils : radiologie, scanner intraoral et caméras doivent se raccorder au logiciel retenu.
• Prévoyez l'infrastructure : câblage, Wi-Fi, connexion internet (une seconde connexion si le logiciel est en ligne), local technique et onduleur si un serveur est au cabinet.
• Tenez le calendrier : agenda et prise de rendez-vous en ligne prêts quelques semaines avant l'ouverture, équipe formée, facturation électronique testée avant le premier patient.
• Intégrez le coût sur dix ans au plan de financement présenté à la banque.
• Pensez déjà à la remise du cabinet : des données faciles à exporter rendent un cabinet plus facile à céder.

Vous exercez l'hygiène dentaire à votre compte

Un cabinet d'hygiène n'a pas les mêmes besoins qu'un cabinet de médecine dentaire.

• Les rappels sont le cœur de l'activité : intervalles de maintenance par patient, relances automatiques, liste d'attente.
• Le dossier parodontal : sondage, saignement, mobilité, indices de plaque, photos, et leur évolution dans le temps.
• Un prix à votre échelle : certains éditeurs ont un tarif pour l'hygiène seule. Ne payez pas des modules que vous n'utiliserez pas.
• La facturation : la plupart des factures vont aux patients, souvent remboursées en partie par leur assurance complémentaire. QR-facture et envoi par e-mail comptent plus que la facturation aux assurances sociales.
• Le lien avec les médecins-dentistes : rapports, radios et courriers échangés par une messagerie sécurisée.
• Si vous travaillez dans plusieurs cabinets, vérifiez qui est responsable des données de chaque patient, et que le logiciel sépare clairement les lieux.

Vous changez de logiciel dans un cabinet établi

• Commencez par la sortie : demandez à l'éditeur actuel ce qu'il fournit, dans quel format, en combien de temps et à quel prix.
• Respectez le préavis : certains contrats ne se résilient qu'à une date fixe dans l'année. Le manquer, c'est souvent payer une année de plus.
• Faites un import d'essai et contrôlez ce qui est repris : patients, rendez-vous, rappels, plans de traitement, factures ouvertes, documents, images.
• Gardez l'ancien logiciel en lecture, ou une archive exploitable, pour les dossiers à conserver.
• Changez à une période calme, avec une formation avant le premier jour.

Vous travaillez à plusieurs ou sur plusieurs sites

• Un agenda par praticien, par salle et par site, avec des droits d'accès adaptés à chacun.
• La facturation au bon nom : chaque facture doit indiquer le bon praticien et ses identifiants.
• Les honoraires par praticien et des statistiques par personne, utiles si des collaborateurs sont rémunérés en pourcentage.
• Des données partagées en temps réel entre les sites, sans double saisie.

Ce que chacun attend du logiciel

Un logiciel de gestion sert à toute l'équipe, et au-delà. Faites-le tester par chacun.

Un logiciel d’avenir, ou un logiciel qui a fait son temps ?

Agenda, dossiers, facturation : tout le cabinet passe par son logiciel de gestion. Voici les critères qui distinguent un logiciel d’avenir d’un logiciel qui a fait son temps, quel que soit l’éditeur. Ils décrivent des profils types, pas des produits précis : demandez à chaque éditeur de quel côté il se situe, critère par critère, et obtenez ses réponses par écrit.

Notre choix selon votre cabinet

• Ouverture d’un cabinet

  Un logiciel sans serveur à acheter, avec un engagement court, un coût annoncé par écrit et une prise en main rapide pour l’équipe.

• Cabinet existant ou reprise

  Passez le logiciel en place au crible de ce tableau et relisez son contrat : durée, résiliation, export. S’il a fait son temps, profitez de la reprise pour en changer.

• Cabinet d’hygiène dentaire

  Un logiciel dont les fonctions (agenda, rappels de contrôle aux patients) et le prix conviennent à un cabinet d’hygiène ; demandez s’il existe une offre adaptée.

• Cabinet de groupe ou multisite

  Un logiciel en ligne, avec le même agenda et les mêmes dossiers dans tous vos cabinets, sans serveurs à relier entre eux.

• Cabinet spécialisé

  Orthodontie, chirurgie ou parodontologie : un logiciel qui gère vos spécificités et se relie à vos appareils ; demandez des références dans votre spécialité.

• Connexion internet fragile

  Un logiciel en ligne, à condition d’installer une connexion de secours (4G ou 5G) ; à défaut, un logiciel installé dont la technologie reçoit encore des mises à jour.

Même avec un bon logiciel, prenez trois précautions : faites inscrire au contrat que l’export de vos données sera gratuit si vous partez ; demandez si les données de vos patients peuvent servir à l’intelligence artificielle, et comment l’exclure ; demandez à quelles conditions les prix peuvent augmenter.

Partir des besoins du cabinet

Avant de comparer des éditeurs, listez ce que le cabinet fait chaque jour. Les fonctions les plus fréquentes :

• Agenda

  Par praticien et par salle, avec rendez-vous en série ou en ligne, liste d’attente et rappels par SMS ou e-mail.

• Dossier clinique

  Schéma dentaire, statut parodontal, anamnèse, alertes médicales, photos et consentements signés.

• Plans de traitement et devis

  Variantes et étapes de traitement, devis au tarif SSO et acceptation par le patient.

• Imagerie

  Radios et photos du bon patient, reliées à la radiologie, au scanner intraoral et à la caméra.

• Laboratoire

  Bons de commande, suivi des travaux en cours et contrôle des factures du laboratoire.

• Facturation et encaissement

  Factures aux patients et aux assureurs, acomptes, rappels et cession à un organisme de facturation.

• Gestion

  Statistiques d’activité, honoraires par praticien et exports comptables pour la fiduciaire.

• Communication

  Courriers et rapports aux confrères, messagerie sécurisée et documents envoyés aux patients.

Faites ensuite la démonstration avec vos propres cas : un nouveau patient, une séance type, un devis, une facture à une assurance accidents. Une fonction qui n'existe que dans une présentation ne compte pas.

Un logiciel conçu pour la Suisse

Un cabinet suisse a des besoins que seul un logiciel pensé pour la Suisse couvre complètement.

Les mots à connaître

Tarif dentaire SSO

La liste d’environ 500 prestations dentaires et de leur valeur en points, établie par la Société suisse des médecins-dentistes. Pour les patients privés, chaque cabinet fixe sa valeur du point ; pour les assurances accidents, militaire et invalidité, elle est fixée par convention.

DENTOTAR

Le nom sous lequel la SSO diffuse son tarif. Un logiciel du commerce ne peut l’intégrer que si son éditeur est « partenaire informatique DENTOTAR ».

Assurances accidents, militaire, invalidité

L’assurance-accidents (LAA), l’assurance militaire et l’assurance-invalidité. Pour elles, la facturation dentaire est électronique depuis 2025.

XML du Forum Datenaustausch

Le format informatique standard des factures et des devis électroniques adressés aux assureurs suisses, défini par le Forum Datenaustausch, qui regroupe des acteurs du système de santé.

MediData

La principale plateforme suisse d’échange de données de santé : elle achemine les factures et les devis électroniques des cabinets vers les assureurs. D’autres intermédiaires existent.

QR-facture

Le bulletin de paiement suisse avec code QR, introduit en 2020 et seul en usage depuis le retrait des bulletins de versement rouges et orange, le 30 septembre 2022.

• Le tarif dentaire SSO : dans un logiciel du commerce, il ne peut être utilisé que si l'éditeur a le statut de « Partenaire informatique DENTOTAR » accordé par la SSO.
• Les factures aux assurances : depuis le 1er janvier 2025, les factures, les devis et les dossiers adressés aux assurances accidents, militaire et invalidité au tarif dentaire SSO passent exclusivement par voie électronique, au format XML du Forum Datenaustausch, en général par MediData, qui publie la liste de ses partenaires logiciels. Faites-vous montrer l'envoi d'une facture et d'un devis dentaires électroniques.
• La QR-facture pour les factures aux patients, et son évolution.
• La TVA suisse et ses règles propres au secteur dentaire, qui ne sont pas celles des pays voisins.
• Les francs suisses, le droit suisse et un for en Suisse dans le contrat, et un support ouvert les jours ouvrables suisses.

Les normes changent par versions : formats XML, tarifs, QR-facture (depuis novembre 2025, elle n'admet plus que des adresses structurées). Demandez comment et dans quel délai l'éditeur suit ces changements, et si ces adaptations sont comprises dans le prix. Un logiciel conçu pour un autre système de santé doit ajouter une couche suisse complète : demandez des références de cabinets suisses qui l'utilisent depuis plusieurs années.

Installé au cabinet ou en ligne : deux modèles valables

• Installé sur un serveur au cabinet : les données sont chez vous. Le serveur, sa sauvegarde, son remplacement et les mises à jour sont à organiser, avec l'éditeur et votre informaticien.
• En ligne : le logiciel et les données sont hébergés par l'éditeur ou son prestataire. La connexion internet devient vitale, et il faut savoir où sont les données et comment en garder une copie.

Aucun des deux n'est meilleur dans l'absolu. La bonne question est de savoir qui fait quoi, et ce qui se passe en cas de panne.

Vos données : où elles sont, et comment les récupérer

Les données des patients sont des données sensibles au sens de la loi sur la protection des données, et vous restez responsable de leur traitement, même lorsqu'un éditeur les héberge. Quatre points sont à régler par écrit :

• le contrat de sous-traitance : tout prestataire qui traite des données des patients pour le cabinet doit être lié par un contrat, et le cabinet doit s'assurer qu'il en garantit la sécurité (art. 9 LPD). Le prestataire ne peut confier ce traitement à un tiers qu'avec votre autorisation préalable : exigez la liste de ses sous-traitants, avec leur pays (hébergement, envoi des e-mails et des SMS aux patients, intelligence artificielle, support), et son engagement à vous annoncer dans les meilleurs délais toute violation de la sécurité des données (art. 24 LPD) ;
• le lieu d'hébergement : en Suisse, ou dans un pays dont le niveau de protection est reconnu, ou avec des garanties particulières (art. 16 LPD) ;
• les autres usages : certaines conditions générales autorisent l'éditeur à utiliser les données du cabinet, en principe anonymisées, pour des statistiques ou pour entraîner des fonctions d'intelligence artificielle, parfois avec des prestataires à l'étranger. L'éditeur n'agit alors plus pour le compte du cabinet, et des données qui ne sont pas réellement anonymisées restent couvertes par votre secret professionnel. Lisez la clause, vérifiez le réglage par défaut et si vous pouvez vous y opposer ;
• la sortie : un export complet des données, dans des formats standard et documentés, avec un délai et un coût connus, et la date à laquelle les données sont effacées après la fin du contrat. C'est ce qui vous laisse libre de changer un jour.

Votre secret professionnel s'applique aussi aux données confiées à un prestataire. Le logiciel doit enfin vous permettre de remettre à un patient la copie de ses données, qu'il peut demander en tout temps : en principe gratuitement et dans les trente jours (art. 25 LPD).

Des dossiers à garder plus longtemps que le logiciel

Les lois sanitaires cantonales imposent de conserver les dossiers au moins dix ans à Genève, dans le canton de Vaud et à Fribourg, et au moins vingt ans en Valais, à Neuchâtel et dans le canton de Berne : vérifiez la règle de votre canton. Le délai de prescription absolu de vingt ans en cas de lésions corporelles, compté dès l'acte en cause (art. 60 al. 1bis et 128a du Code des obligations, depuis 2020), incite à viser vingt ans partout. À Genève et à Fribourg, le dossier doit en revanche être détruit après vingt ans au plus tard, sauf intérêt prépondérant pour la santé du patient. Un praticien qui s'installe aujourd'hui devra donc pouvoir produire des dossiers lisibles pendant des décennies, bien au-delà de la vie probable d'un logiciel.

Exigez donc un export complet dans des formats ouverts et lisibles sans le logiciel d'origine : des tableaux pour les données, des PDF/A pour les documents, le format DICOM pour les radios, et des formats d'image courants pour les photos. Vérifiez aussi que le logiciel conserve l'historique des modifications (qui a changé quoi, et quand), que la loi exige pour un dossier informatisé à Genève comme en Valais, et qu'il permet d'effacer un dossier arrivé au terme de sa conservation.

Sécurité : ce qu'il faut pouvoir exiger

Les exigences minimales de la Société suisse des médecins-dentistes (SSO), complétées par les recommandations de la FMH pour les cabinets médicaux, donnent une base claire. Le logiciel doit permettre de les respecter :

• Un compte personnel par collaborateur

  Pour chaque personne qui accède aux données des patients, avec seulement les droits nécessaires à son travail.

• Des mots de passe solides

  Au moins dix caractères, propres à chaque personne et jamais partagés.

• L’identification à deux facteurs

  Au moins pour tout accès par internet, idéalement pour tout accès au logiciel, et le cabinet doit pouvoir l’imposer à tous les comptes.

• Le journal des connexions et des activités

  Pour savoir qui a fait quoi, avec des journaux gardés au moins trois mois, et un an lorsque la loi impose la journalisation (art. 4 OPDo).

• Le chiffrement des données

  Sur les disques, dans les sauvegardes et dans les e-mails qui contiennent des données de patients.

• Un accès protégé par internet

  Uniquement par un canal chiffré, comme HTTPS, et jamais de données de patients en clair.

Ce qui ne se voit pas : la technique du logiciel

Un logiciel de gestion repose sur des composants techniques : un moteur de base de données, des bibliothèques de chiffrement, parfois un serveur web intégré. Comme Windows, ces composants ont une date de fin. Passé cette date, leurs failles ne sont plus corrigées, même si le logiciel lui-même continue d'évoluer. Demandez à l'éditeur sur quelle plateforme son logiciel est construit, quelle version il livre aujourd'hui, et si elle est encore suivie par son fabricant.

Demandez si les accès d'administration du logiciel sont propres à votre cabinet. Un mot de passe d'administration identique dans toutes les installations d'un même logiciel ne protège plus rien dès qu'il circule.

Demandez aussi si les données sont chiffrées sur le disque, au cabinet comme dans un centre de données. En cas de vol du serveur ou d'un disque de sauvegarde, des données non chiffrées sont lisibles par n'importe qui. Si le logiciel ne chiffre pas lui-même ses données, le disque du serveur et les sauvegardes doivent l'être au niveau du système.

Enfin, une sauvegarde rangée sur le même serveur que la base ne protège ni d'une panne de ce serveur, ni d'un rançongiciel, ni d'un vol : la SSO demande une sauvegarde régulière stockée en dehors du cabinet, et un test de restauration au moins une fois par an.

Un logiciel pour toute une carrière

Un praticien qui ouvre son cabinet à trente ans exercera peut-être jusqu'au début des années 2060. Aucun logiciel ni aucune technologie n'est garanti aussi longtemps : vous changerez probablement de logiciel au moins une fois. L'enjeu est donc double : choisir un logiciel qui tiendra de longues années, et pouvoir en sortir proprement le jour venu.

Pour juger de l'avenir d'un logiciel, regardez ce qui se vérifie :

• L'éditeur évolue-t-il ? Nouveautés régulières et datées, journal des versions, feuille de route publique.
• Sa technique est-elle à jour ? Version de la plateforme livrée, et date de fin de support de cette version.
• Suit-il les normes à temps ? QR-facture, formats XML, tarifs, et les évolutions annoncées comme le dossier électronique de santé.
• Qui est derrière ? Taille de l'équipe, nombre de développeurs, ancienneté, dépendance à une ou deux personnes, changements récents de propriétaire ou de direction (le registre du commerce et la Feuille officielle suisse du commerce sont publics).
• Que prévoit le contrat si l'éditeur cesse ou est racheté ? Export des données, préavis de fin de support, continuité du logiciel.

Un éditeur disparaît rarement du jour au lendemain. Le plus souvent, il est racheté, et son logiciel cesse peu à peu d'évoluer pendant que la société existe toujours. Le cabinet ne choisit alors plus le moment de sa migration : il la subit, souvent quand une nouvelle norme de facturation tombe.

Vitesse et ergonomie : le test du quotidien

Un logiciel lent ou compliqué coûte des minutes à chaque patient, tous les jours, pendant des années. Testez-le comme vous l'utiliserez :

• Chronométrez les gestes courants

  Trouver un patient, créer un rendez-vous, saisir les actes d’une séance, faire un devis, facturer une assurance accidents, encaisser.

• Comptez les clics et les écrans

  Les tâches répétées doivent être directes, avec des raccourcis.

• Essayez sur vos postes et votre connexion

  Aux heures chargées, au fauteuil comme à la réception, et sur écran tactile ou tablette si vous en utilisez.

• Faites-le tester par l’équipe

  Une nouvelle assistante doit s’y retrouver après une courte formation.

• Demandez une période d’essai

  De plusieurs semaines, avec la visite d’un cabinet comparable qui l’utilise.

Une interface moderne n'est pas qu'une question d'apparence : elle reflète souvent la capacité de l'éditeur à faire évoluer son logiciel.

Le support : la relation humaine

Le jour où l'agenda ne s'ouvre plus ou qu'une facture est refusée, la qualité du support compte plus que n'importe quelle fonction.

• Les horaires

  Couvrent-ils ceux du cabinet, tôt le matin, à midi et en fin de journée ? Que se passe-t-il en dehors ?

• Les canaux

  Téléphone, e-mail, messagerie et prise en main à distance, en français.

• Le prix

  Le support est-il compris, ou facturé au quart d’heure ? Les urgences et les interventions hors horaires sont-elles facturées en plus ?

• Les délais

  Sont-ils écrits, pour les urgences comme pour le reste ?

• La formation

  Au démarrage, pour chaque nouveau collaborateur, et à chaque nouvelle version.

• L’avis de confrères

  Demandez des références et appelez-les. Lisez les avis en ligne avec prudence : ils sont parfois peu nombreux, ou sollicités.

Le coût réel sur dix ans

Comparer un prix d'achat à un abonnement mensuel ne veut rien dire. Additionnez tout sur dix ans :

Le prix d'un SMS de rappel varie selon les éditeurs et les formules, à l'unité ou avec un forfait mensuel : demandez-le par écrit. Pour un cabinet qui envoie mille rappels par mois, dix centimes d'écart font 1'200 francs par an.

1 000 rappels par mois×10 centimes d’écart×12 mois=1 200 francs par an

Préférez des prix publics et écrits, avec une règle claire pour les hausses. Un prix uniquement sur devis rend toute comparaison difficile.

Licence achetée ou abonnement : ce que « à vie » veut dire

Une licence achetée n'est pas une propriété : c'est un droit d'utiliser le logiciel, que le contrat déclare souvent personnel et non transférable. La loi sur le droit d'auteur admet en principe la revente d'un logiciel acheté (art. 12 LDA), mais la portée des clauses contraires est discutée, et la maintenance ne suit pas sans l'accord de l'éditeur. Elle est fréquemment liée à une maintenance obligatoire, parfois pendant plusieurs années. Sans maintenance, il n'y a plus de mises à jour, y compris les adaptations aux normes : nouvelle version de la QR-facture, nouveau format XML, nouveau tarif. Le logiciel se fige, et devient vite inutilisable pour facturer. Certains contrats prévoient aussi la limitation de fonctions ou la fin de la licence en cas d'impayés.

Un abonnement se résilie souvent plus facilement, mais l'accès s'arrête avec lui, et son prix peut changer à chaque échéance.

Dans les deux cas, demandez par écrit :

• ce que vous pouvez encore faire avec le logiciel si vous arrêtez de payer, et si vous gardez au moins un accès en lecture à vos dossiers ;
• si la licence est transférable à un associé ou à un repreneur ;
• de combien, et à quel rythme, le prix peut augmenter ;
• la durée minimale d'engagement, la date limite de résiliation et ses conditions.

Radios et imagerie : la liaison à vérifier

Le logiciel de gestion doit ouvrir les radios du bon patient, sans double saisie. Demandez comment se fait cette liaison avec vos appareils actuels, si elle repose sur des standards reconnus, et qui intervient quand elle ne fonctionne plus : l'éditeur, le fournisseur de l'appareil ou votre informaticien. Faites-la tester lors de la démonstration, avec vos propres appareils si possible.

Postes et systèmes

Vérifiez sur quels systèmes le logiciel fonctionne (versions de Windows, Mac, navigateur, tablette), et comment l'éditeur suit les nouvelles versions : chaque version de Windows a sa date de fin, voir notre guide Fins de support Windows et Office au cabinet dentaire. Demandez aussi comment se font les mises à jour du logiciel : automatiquement, à distance, ou avec une intervention au cabinet.

Contrat et conditions de sortie

Avant de signer, faites préciser : ce qui est inclus dans le prix et ce qui est facturé en plus, la durée minimale d'engagement, les conditions de résiliation, ce que l'éditeur vous remet en fin de contrat, et si le prix, les fonctions ou les conditions générales peuvent être modifiés en cours de contrat.

Quatre précautions évitent la plupart des mauvaises surprises :

• Les fonctions promises : faites-vous montrer chaque fonction importante dans la version qui sera réellement installée, et non dans une présentation ou un projet. Une fonction annoncée pour plus tard doit figurer dans le contrat, avec sa date de disponibilité.
• Les limites intégrées : si le logiciel contient une date d'expiration de licence, un nombre maximal de postes ou d'adresses, ou toute autre limite technique, elle doit figurer noir sur blanc dans le contrat.
• Le prix de la sortie : l'export complet des données doit avoir un prix et un délai fixés dans le contrat dès le départ, et non être facturé au temps passé le jour où vous partez. Une promesse orale d'export gratuit est difficile à prouver, et beaucoup de contrats n'admettent que les modifications écrites : faites-la écrire.
• Les conditions générales : lisez qui est responsable de la sécurité et de la sauvegarde des données, ce que l'éditeur s'engage à faire en cas de perte, et jusqu'à quel montant il en répond. Certaines conditions laissent presque tout à la charge du cabinet : il faut alors l'organiser soi-même. Une clause peut limiter la responsabilité de l'éditeur pour une faute légère, mais pas l'exclure d'avance en cas de faute grave (art. 100 CO).

Les 12 questions à poser avant de signer

1. Où sont stockées les données des patients (pays, centre de données), quels sous-traitants y ont accès, et le contrat de sous-traitance est-il fourni avec leur liste ?
2. Les données sont-elles chiffrées sur le disque, au cabinet ou dans le centre de données, dans les sauvegardes, et pendant tous les échanges entre les postes, le serveur et internet ?
3. Les données du cabinet servent-elles à autre chose que son travail (statistiques, entraînement d'intelligence artificielle), sous quelle forme, et le cabinet peut-il s'y opposer ?
4. Sur quelle plateforme technique le logiciel est-il construit, quelle version est livrée, et ses composants (base de données, chiffrement) sont-ils encore suivis par leurs fabricants ?
5. Comment récupère-t-on toutes les données en cas de départ, y compris les images et les documents : format, délai, prix fixé dans le contrat, et date d'effacement après la fin du contrat ?
6. Qui sauvegarde quoi, où (hors du serveur et hors du cabinet), à quelle fréquence, et comment teste-t-on une restauration ?
7. Chaque collaborateur a-t-il son propre compte, avec des droits adaptés, des accès enregistrés et conservés, et une identification à deux facteurs que le cabinet peut imposer, et les accès d'administration sont-ils propres au cabinet ?
8. Sur quels systèmes le logiciel fonctionne-t-il (Windows, Mac, navigateur), et comment se font ses mises à jour ?
9. Comment le logiciel se relie-t-il à la radiologie et aux autres appareils, et qui intervient en cas de panne de cette liaison ?
10. L'éditeur est-il partenaire DENTOTAR, la facturation électronique aux assurances accidents, militaire et invalidité est-elle intégrée, et les adaptations aux nouvelles normes sont-elles comprises dans le prix ?
11. Que se passe-t-il en cas de panne d'internet ou du serveur : peut-on consulter l'agenda et les dossiers ?
12. Les fonctions présentées existent-elles déjà dans la version qui sera installée, et que disent le contrat et les conditions générales sur le support, la responsabilité des données (et son plafond), les modifications de prix, la transmission de la licence et la résiliation ?

Lexique

Les mots techniques de ce guide, en une phrase chacun.

Archive

Une copie des données dans des formats ouverts (tableaux, PDF/A, images), lisible sans le logiciel d’origine.

Chiffrement

Un procédé qui rend les données illisibles sans la clé, sur le disque, dans les sauvegardes et pendant les échanges.

Contrat de sous-traitance

Le contrat qui lie le cabinet à tout prestataire qui traite des données de patients pour lui (art. 9 LPD).

DICOM

La norme internationale des images médicales : elle garde avec chaque radio le patient, la date et les réglages de l’appareil.

Export complet

La remise de toutes les données du cabinet (patients, agenda, factures, documents, images) dans des formats standard et documentés, réutilisables par un autre logiciel.

GLN

Le numéro d’identification à 13 chiffres des professionnels de santé en Suisse, repris sur les factures électroniques.

Identification à deux facteurs

Une connexion qui demande, en plus du mot de passe, une seconde preuve : un code généré ou reçu sur un autre appareil, ou une clé de sécurité physique.

Numéro RCC

Le numéro attribué par le registre des codes-créanciers (santéservices SA), que demandent les assureurs pour traiter les factures d’un prestataire. Il en faut un par canton d’activité.

PDF/A

Une forme normalisée du PDF, conçue pour rester lisible à long terme, sans dépendre d’un logiciel particulier.

Rançongiciel

Un logiciel malveillant qui chiffre les données du cabinet et exige une rançon pour les rendre. Souvent, les pirates copient aussi les données et menacent de les publier.

Sauvegarde déconnectée

Une copie débranchée du réseau après chaque sauvegarde et rangée hors du cabinet : un rançongiciel ne peut pas l’atteindre tant qu’elle n’est pas reconnectée.

VPN et bureau à distance

Le VPN relie un appareil extérieur au réseau du cabinet par un tunnel chiffré ; le bureau à distance commande un poste à distance. Depuis l’extérieur, on n’y accède qu’à travers un VPN protégé par deux facteurs.

Notre rôle

DentalSystems Sàrl ne vend aucun logiciel de gestion : nous travaillons avec celui que le cabinet a choisi. Nous pouvons vous aider à poser ces questions, à comparer les réponses sur le plan informatique, à préparer une reprise ou une création de cabinet, et à organiser ce qui reste à la charge du cabinet : postes, réseau, sauvegardes, comptes et sécurité. Pour faire le point sur la protection des données, voir aussi notre bilan nLPD en 22 points.

Questions fréquentes

Sources

Textes vérifiés le 16 octobre 2026.

Droit et protection des données

• Loi fédérale sur la protection des données (LPD, RS 235.1), art. 5 (données sensibles, sous-traitant), 8 (sécurité), 9 (sous-traitance), 16 (étranger), 24 (violations de la sécurité) et 25 (droit d’accès) : fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/fr
• Ordonnance sur la protection des données (OPDo, RS 235.11), art. 3 et 4 (sécurité, journalisation), art. 16 à 19 (droit d’accès) et annexe 1 (États dont la protection est reconnue) : fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/568/fr
• Code des obligations (RS 220), art. 11 et 16 (forme des contrats), 60 al. 1bis et 128a (prescription de vingt ans en cas de lésions corporelles), 100 (clauses d’exonération) et 936 (registre du commerce public) : fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/fr
• Code pénal suisse (RS 311.0), art. 321 : secret professionnel : fedlex.admin.ch/eli/cc/54/757_781_799/fr
• Loi sur le droit d’auteur (LDA, RS 231.1), art. 12 : revente des logiciels : fedlex.admin.ch/eli/cc/1993/1798_1798_1798/fr
• ASSM et FMH, guide pratique, chapitre 3.5 « Dossier médical » : reprise de cabinet, consentement des patients, sous-traitance : leitfaden.fmh.ch/…/35-dossier-medical.pdf

Conservation des dossiers : lois cantonales

• Genève, loi sur la santé (K 1 03), art. 54 (dossier informatisé), 57 (conservation) et 58 (cessation d’activité) : silgeneve.ch/legis/data/rsg_k1_03.htm
• Vaud, accès au dossier du patient (loi sur la santé publique, art. 87 al. 5 : conservation) : vd.ch/…/acces-au-dossier
• Fribourg, loi sur la santé (RSF 821.0.1), art. 59 : conservation : bdlf.fr.ch/app/fr/texts_of_law/821.0.1
• Valais, loi sur la santé (RS 800.1), art. 32 : dossier et conservation : lex.vs.ch/app/fr/texts_of_law/800.1
• Neuchâtel, loi de santé (RSN 800.1), art. 64 : conservation : rsn.ne.ch/DATA/program/books/rsne/pdf/8001.pdf
• Berne, loi sur la santé publique (RSB 811.01), art. 26 : conservation : belex.sites.be.ch/app/fr/texts_of_law/811.01

Facturation et tarifs

• SSO, DENTOTAR – Tarif dentaire SSO, conditions d’utilisation à l’attention des médecins-dentistes : sso.ch/fr/media/420/download
• Commission des tarifs médicaux LAA (CTM), tarif dentaire SSO : facturation électronique depuis le 1er janvier 2025 : mtk-ctm.ch/fr/tarifs/dentaire-sso
• Convention tarifaire SSO et assureurs, annexe 5 : décompte et transmission électronique des données : mtk-ctm.ch
• Suva, échange électronique de données : numéros RCC et GLN, standard XML, intermédiaires : suva.ch
• MediData, recherche de logiciels (liste des partenaires logiciels) : medidata.ch/md/web/fr/support/recherche-de-logiciels
• PostFinance et SIX, communiqué du 19 janvier 2021 : QR-facture et retrait des bulletins de versement le 30 septembre 2022 : six-group.com
• SIX, QR-facture : adresses structurées obligatoires dès novembre 2025 (en anglais) : six-group.com
• santéservices SA, registre des codes-créanciers : demande d’un numéro RCC, un par canton : santeservices.ch/…/demande
• Fondation Refdata, référencement des professionnels de santé : le numéro GLN : refdata.ch/…/Guide_Partner-refdatabase_FR.pdf

Sécurité informatique et formats

• SSO, « Exigences minimales pour la sécurité informatique des cabinets dentaires », janvier 2020 : sso.ch/fr/media/403/download
• FMH, « Sécurité informatique des cabinets médicaux », recommandations et mesures détaillées, mars 2023 : fmh.ch/files/pdf30/it_grundschutz_d3_2023_fr.pdf
• FMH, « Exigences techniques et organisationnelles pour les services sur le cloud », mai 2020 : fmh.ch
• Office fédéral de la cybersécurité (OFCS), protection de base des entreprises : sauvegardes hors ligne, accès à distance : bacs.admin.ch/fr/protection-base-entreprise-autorite
• OFCS, « Rançongiciels : que faire ? » : bacs.admin.ch/fr/rancongiciels-que-faire
• Microsoft, cycle de vie des produits : fin du support de Windows et de Windows Server : learn.microsoft.com/…/extended-security-updates
• DICOM, la norme internationale des images médicales (ISO 12052, en anglais) : dicomstandard.org/about
• ISO 19005, PDF/A : format de fichier pour la conservation à long terme : iso.org/fr/standard/38920.html
• Office fédéral de la santé publique, loi sur le dossier électronique de santé (LDSan) : bag.admin.ch/fr/ldsan

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