Scegliere il software per lo studio dentistico in Svizzera: la guida completa

Primo studio, rilevamento, creazione o igiene dentale: i criteri che contano secondo la vostra situazione, quelli che durano un'intera carriera, e le domande da porre prima di firmare

Il software gestionale è il cuore dello studio: agenda, cartelle dei pazienti, preventivi, fatture, spesso il collegamento con la radiologia. Lo si cambia raramente, e una scelta sbagliata costa cara per anni. Questa pagina non confronta alcun prodotto. Indica i criteri che contano secondo la vostra situazione, i segni di un software che durerà, e le domande da porre a qualsiasi produttore.

In breve: che cosa distingue un buon software

• Risponde alle vostre esigenze reali

  È stato provato con i vostri casi, e non solo confrontato su un elenco di funzioni.

• È concepito per la Svizzera

  Integra la tariffa dentaria SSO, le fatture elettroniche agli assicuratori, la QR-fattura e la protezione dei dati.

• È rapido e semplice

  Tutto il team ci si orienta in fretta, alla poltrona come alla reception.

• Il produttore lo fa evolvere

  Le novità sono regolari e datate, la tecnica è tenuta aggiornata e gli adeguamenti alle norme svizzere arrivano in tempo.

• Il supporto è raggiungibile

  Risponde negli orari in cui lo studio lavora, e il suo costo è noto in anticipo.

• Il suo costo su dieci anni è chiaro

  I prezzi sono scritti, e gli aumenti sono limitati.

• Potete uscirne

  L'esportazione completa dei dati avviene in formati standard, a un prezzo fissato in anticipo.

• Protegge i dati

  Account personali, autenticazione a due fattori, backup testati e contratto con il responsabile del trattamento.

Secondo la vostra situazione

Gli stessi criteri non hanno lo stesso peso per tutti. Ecco che cosa conta di più nelle situazioni più frequenti.

Avete appena concluso la formazione e aprite il vostro primo studio

L'avvio costa caro, la liquidità è scarsa, e non sapete ancora come lo studio crescerà.

• Un costo d'ingresso basso e prevedibile: confrontate le spese di messa in servizio e le rate mensili, ed evitate gli impegni pluriennali finché l'attività non si è stabilizzata.
• Un software che cresce con voi: aggiungere un medico dentista, un'igienista o una seconda sede senza cambiare software, a un prezzo noto in anticipo.
• Un apprendimento rapido: imparerete insieme alla vostra assistente. Formazione inclusa, aiuto online e video nella vostra lingua.
• Poca informatica a vostro carico: senza server da gestire, o con un server curato da un fornitore, e backup compresi e testati.
• Strumenti per riempire l'agenda: prenotazione online, promemoria per SMS ed e-mail, richiami di controllo automatici.
• I vostri identificativi: il software deve gestire i numeri necessari alla fatturazione (numero GLN, e numero RCC se fatturate ad assicuratori, uno per Cantone di attività) e le indicazioni obbligatorie sui vostri documenti.

Rilevate uno studio esistente

Il rilevamento di uno studio non trasferisce automaticamente tutto ciò che riguarda il software.

• Le cartelle non passano d'ufficio. Il segreto professionale continua ad applicarsi: in linea di principio, l'acquirente consulta una cartella solo con il consenso del paziente. Il software deve poter riservare l'accesso alle cartelle dei pazienti che hanno dato il loro consenso, e il contratto di rilevamento deve disciplinare la questione.
• La licenza non è sempre trasferibile. Alcuni contratti la dichiarano personale e non cedibile, e la manutenzione non passa all'acquirente senza l'accordo del produttore: occorre allora ottenere questo accordo per iscritto, riacquistare una licenza, o cambiare software. Leggete il contratto del cedente: durata residua, data di disdetta, fatture insolute (alcuni contratti possono essere disdetti solo se tutto è pagato).
• L'esportazione dei dati ha un costo e un termine. Stabilite nel contratto di rilevamento chi la chiede, chi la paga, in quale formato e per quale data.
• Le vecchie cartelle devono restare leggibili per tutta la durata di conservazione, anche se cambiate software: conservate un archivio utilizzabile o un accesso in sola lettura.
• Le fatture aperte e i solleciti in corso devono essere ripresi o saldati, con una data di passaggio chiara per la contabilità.
• Il team conosce il vecchio software: prevedete la formazione, e cambiate in un periodo tranquillo.
• Gli apparecchi presenti (radiologia, sensori, scanner intraorale) devono funzionare con il software scelto.
• Fate il punto sull'informatica ereditata prima di firmare: età del server, versioni di Windows, backup realmente testati.

Create uno studio da zero

Avete piena libertà, ed è il momento di fare le scelte giuste nell'ordine giusto.

• Scegliete il software prima degli apparecchi: radiologia, scanner intraorale e telecamere devono collegarsi al software scelto.
• Prevedete l'infrastruttura: cablaggio, Wi-Fi, connessione internet (una seconda connessione se il software è online), locale tecnico e gruppo di continuità se c'è un server nello studio.
• Rispettate il calendario: agenda e prenotazione online pronte qualche settimana prima dell'apertura, team formato, fatturazione elettronica testata prima del primo paziente.
• Integrate il costo su dieci anni nel piano di finanziamento presentato alla banca.
• Pensate già alla cessione dello studio: dati facili da esportare rendono uno studio più facile da cedere.

Esercitate l'igiene dentale in proprio

Uno studio di igiene dentale non ha le stesse esigenze di uno studio di medicina dentaria.

• I richiami sono il cuore dell'attività: intervalli di mantenimento per paziente, solleciti automatici, lista d'attesa.
• La cartella parodontale: sondaggio, sanguinamento, mobilità, indici di placca, foto, e la loro evoluzione nel tempo.
• Un prezzo alla vostra misura: alcuni produttori hanno una tariffa per la sola igiene. Non pagate moduli che non userete.
• La fatturazione: la maggior parte delle fatture va ai pazienti, spesso rimborsate in parte dalla loro assicurazione complementare. La QR-fattura e l'invio per e-mail contano più della fatturazione alle assicurazioni sociali.
• Il collegamento con i medici dentisti: rapporti, radiografie e lettere scambiati tramite una posta elettronica sicura.
• Se lavorate in più studi, verificate chi è responsabile dei dati di ogni paziente, e che il software separi chiaramente i luoghi.

Cambiate software in uno studio avviato

• Cominciate dall'uscita: chiedete al produttore attuale che cosa fornisce, in quale formato, in quanto tempo e a quale prezzo.
• Rispettate il preavviso: alcuni contratti si disdicono solo a una data fissa nell'anno. Mancarla significa spesso pagare un anno in più.
• Fate un'importazione di prova e controllate che cosa viene ripreso: pazienti, appuntamenti, richiami, piani di trattamento, fatture aperte, documenti, immagini.
• Conservate il vecchio software in sola lettura, o un archivio utilizzabile, per le cartelle da conservare.
• Cambiate in un periodo tranquillo, con una formazione prima del primo giorno.

Lavorate in più persone o su più sedi

• Un'agenda per medico dentista, per sala e per sede, con diritti d'accesso adatti a ciascuno.
• La fatturazione al nome giusto: ogni fattura deve indicare il medico dentista giusto e i suoi identificativi.
• Gli onorari per medico dentista e statistiche per persona, utili se dei collaboratori sono retribuiti a percentuale.
• Dati condivisi in tempo reale tra le sedi, senza doppia registrazione.

Che cosa si aspetta ciascuno dal software

Un software gestionale serve a tutto il team, e oltre. Fatelo provare a ciascuno.

Un software con un futuro, o un software che ha fatto il suo tempo?

Agenda, cartelle, fatturazione: tutto lo studio passa dal suo software gestionale. Ecco i criteri che distinguono un software con un futuro da un software che ha fatto il suo tempo, qualunque sia il produttore. Descrivono profili tipo, non prodotti precisi: chiedete a ogni produttore da che parte si colloca, criterio per criterio, e fatevi dare le sue risposte per iscritto.

La nostra scelta secondo il vostro studio

• Apertura di uno studio

  Un software senza server da acquistare, con un impegno breve, un costo annunciato per iscritto e un apprendimento rapido per il team.

• Studio esistente o rilevamento

  Passate il software in uso al vaglio di questa tabella e rileggetene il contratto: durata, disdetta, esportazione. Se ha fatto il suo tempo, approfittate del rilevamento per cambiarlo.

• Studio di igiene dentale

  Un software le cui funzioni (agenda, richiami di controllo ai pazienti) e il cui prezzo si addicono a uno studio di igiene; chiedete se esiste un'offerta adatta.

• Studio associato o su più sedi

  Un software online, con la stessa agenda e le stesse cartelle in tutti i vostri studi, senza server da collegare tra loro.

• Studio specializzato

  Ortodonzia, chirurgia o parodontologia: un software che gestisce le vostre specificità e si collega ai vostri apparecchi; chiedete referenze nella vostra specialità.

• Connessione internet fragile

  Un software online, a condizione di installare una connessione di riserva (4G o 5G); altrimenti, un software installato la cui tecnologia riceve ancora aggiornamenti.

Anche con un buon software, prendete tre precauzioni: fate iscrivere nel contratto che l'esportazione dei vostri dati sarà gratuita se ve ne andate; chiedete se i dati dei vostri pazienti possono servire all'intelligenza artificiale, e come escluderlo; chiedete a quali condizioni i prezzi possono aumentare.

Partire dalle esigenze dello studio

Prima di confrontare i produttori, elencate ciò che lo studio fa ogni giorno. Le funzioni più frequenti:

• Agenda

  Per medico dentista e per sala, con appuntamenti in serie oppure online, lista d'attesa e promemoria per SMS o e-mail.

• Cartella clinica

  Schema dentale, stato parodontale, anamnesi, allerte mediche, foto e consensi firmati.

• Piani di trattamento e preventivi

  Varianti e tappe di trattamento, preventivi secondo la tariffa SSO e accettazione da parte del paziente.

• Imaging

  Radiografie e foto del paziente giusto, collegate alla radiologia, allo scanner intraorale e alla telecamera.

• Laboratorio

  Buoni d'ordinazione, monitoraggio dei lavori in corso e controllo delle fatture del laboratorio.

• Fatturazione e incasso

  Fatture ai pazienti e agli assicuratori, acconti, solleciti e cessione a un ente di fatturazione.

• Gestione

  Statistiche di attività, onorari per medico dentista ed esportazioni contabili per la fiduciaria.

• Comunicazione

  Lettere e rapporti ai colleghi, posta elettronica sicura e documenti inviati ai pazienti.

Fate poi la dimostrazione con i vostri casi: un nuovo paziente, una seduta tipo, un preventivo, una fattura a un'assicurazione contro gli infortuni. Una funzione che esiste solo in una presentazione non conta.

Un software concepito per la Svizzera

Uno studio svizzero ha esigenze che solo un software pensato per la Svizzera copre completamente.

Le parole da conoscere

Tariffa dentaria SSO

L'elenco di circa 500 prestazioni dentarie e del loro valore in punti, stabilito dalla Società svizzera odontoiatri (SSO). Per i pazienti privati, ogni studio fissa il proprio valore del punto; per l'assicurazione contro gli infortuni, l'assicurazione militare e l'assicurazione per l'invalidità, è fissato per convenzione.

DENTOTAR

Il nome con cui la SSO diffonde la sua tariffa. Un software commerciale può integrarla solo se il suo produttore è «partner informatico DENTOTAR».

Assicurazione infortuni, militare e invalidità

L'assicurazione contro gli infortuni (AINF), l'assicurazione militare e l'assicurazione per l'invalidità. Per queste assicurazioni, la fatturazione dentaria è elettronica dal 2025.

XML del Forum Datenaustausch

Il formato informatico standard delle fatture e dei preventivi elettronici indirizzati agli assicuratori svizzeri, definito dal Forum Datenaustausch, che riunisce attori del sistema sanitario.

MediData

La principale piattaforma svizzera di scambio di dati sanitari: instrada le fatture e i preventivi elettronici degli studi verso gli assicuratori. Esistono altri intermediari.

QR-fattura

Il modulo di pagamento svizzero con codice QR, introdotto nel 2020 e il solo in uso dal ritiro delle polizze di versamento rosse e arancioni, il 30 settembre 2022.

• La tariffa dentaria SSO: in un software commerciale, può essere utilizzata solo se il produttore ha ottenuto dalla SSO lo statuto di «partner informatico DENTOTAR».
• Le fatture alle assicurazioni: dal 1° gennaio 2025, le fatture, i preventivi e gli incarti indirizzati all'assicurazione contro gli infortuni, all'assicurazione militare e all'assicurazione per l'invalidità secondo la tariffa dentaria SSO passano esclusivamente per via elettronica, nel formato XML del Forum Datenaustausch, in genere tramite MediData, che pubblica l'elenco dei suoi partner software. Fatevi mostrare l'invio di una fattura e di un preventivo dentistici elettronici.
• La QR-fattura per le fatture ai pazienti, e la sua evoluzione.
• L'IVA svizzera e le sue regole proprie del settore dentistico, che non sono quelle dei Paesi vicini.
• I franchi svizzeri, il diritto svizzero e un foro in Svizzera nel contratto, e un supporto aperto nei giorni lavorativi svizzeri.

Le norme cambiano per versioni: formati XML, tariffe, QR-fattura (da novembre 2025 ammette solo indirizzi strutturati). Chiedete come e con quale tempistica il produttore segue questi cambiamenti, e se questi adeguamenti sono compresi nel prezzo. Un software concepito per un altro sistema sanitario deve aggiungere un intero strato svizzero: chiedete referenze di studi svizzeri che lo utilizzano da diversi anni.

Installato nello studio oppure online: due modelli validi

• Installato su un server nello studio: i dati sono da voi. Il server, il suo backup, la sua sostituzione e gli aggiornamenti vanno organizzati, con il produttore e il vostro informatico.
• Online: il software e i dati sono ospitati dal produttore o dal suo fornitore. La connessione internet diventa vitale, e occorre sapere dove sono i dati e come conservarne una copia.

Nessuno dei due è migliore in assoluto. La domanda giusta è chi fa che cosa, e che cosa succede in caso di guasto.

I vostri dati: dove sono, e come recuperarli

I dati dei pazienti sono dati personali degni di particolare protezione ai sensi della legge sulla protezione dei dati, e voi restate titolari del loro trattamento, anche quando un produttore li ospita. Quattro punti vanno disciplinati per iscritto:

• il contratto con il responsabile del trattamento: ogni fornitore che tratta dati dei pazienti per lo studio deve essere vincolato da un contratto, e lo studio deve assicurarsi che ne garantisca la sicurezza (art. 9 LPD). Il fornitore può affidare questo trattamento a un terzo solo con la vostra autorizzazione preventiva: esigete l'elenco dei suoi sub-responsabili del trattamento, con il loro Paese (hosting, invio delle e-mail e degli SMS ai pazienti, intelligenza artificiale, supporto), e il suo impegno a notificarvi quanto prima ogni violazione della sicurezza dei dati (art. 24 LPD);
• il luogo di hosting: in Svizzera, o in un Paese il cui livello di protezione è riconosciuto, oppure con garanzie particolari (art. 16 LPD);
• gli altri usi: alcune condizioni generali autorizzano il produttore a utilizzare i dati dello studio, in linea di principio anonimizzati, per statistiche o per addestrare funzioni di intelligenza artificiale, talvolta con fornitori all'estero. Il produttore non agisce allora più per conto dello studio, e i dati che non sono realmente anonimizzati restano coperti dal vostro segreto professionale. Leggete la clausola, verificate l'impostazione predefinita e se potete opporvi;
• l'uscita: un'esportazione completa dei dati, in formati standard e documentati, con un termine e un costo noti, e la data in cui i dati vengono cancellati dopo la fine del contratto. È ciò che vi lascia liberi di cambiare un giorno.

Il vostro segreto professionale si applica anche ai dati affidati a un fornitore. Il software deve infine permettervi di consegnare a un paziente la copia dei suoi dati, che può chiedere in qualsiasi momento: in linea di principio gratuitamente ed entro trenta giorni (art. 25 LPD).

Cartelle da conservare più a lungo del software

Le leggi sanitarie cantonali impongono di conservare le cartelle almeno dieci anni a Ginevra, nel Cantone di Vaud e a Friburgo, e almeno vent'anni in Vallese, a Neuchâtel e nel Cantone di Berna: verificate la regola del vostro Cantone. Il termine di prescrizione assoluto di vent'anni in caso di lesioni corporali, calcolato dall'atto in questione (art. 60 cpv. 1bis e 128a del Codice delle obbligazioni, dal 2020), induce a puntare su vent'anni ovunque. A Ginevra e a Friburgo, invece, la cartella deve essere distrutta al più tardi dopo vent'anni, salvo interesse preponderante per la salute del paziente. Un medico dentista che apre il proprio studio oggi dovrà quindi poter produrre cartelle leggibili per decenni, ben oltre la vita probabile di un software.

Esigete quindi un'esportazione completa in formati aperti e leggibili senza il software d'origine: tabelle per i dati, PDF/A per i documenti, il formato DICOM per le radiografie, e formati d'immagine correnti per le foto. Verificate anche che il software conservi lo storico delle modifiche (chi ha cambiato che cosa, e quando), che la legge esige per una cartella informatizzata a Ginevra come in Vallese, e che permetta di cancellare una cartella giunta al termine della sua conservazione.

Sicurezza: che cosa si deve poter esigere

I requisiti minimi della Società svizzera odontoiatri (SSO), completati dalle raccomandazioni della FMH per gli studi medici, forniscono una base chiara. Il software deve permettere di rispettarli:

• Un account personale per collaboratore

  Per ogni persona che accede ai dati dei pazienti, con solo i diritti necessari al suo lavoro.

• Password robuste

  Almeno dieci caratteri, proprie di ogni persona e mai condivise.

• L'autenticazione a due fattori

  Almeno per ogni accesso tramite internet, idealmente per ogni accesso al software, e lo studio deve poterla imporre a tutti gli account.

• Il registro delle connessioni e delle attività

  Per sapere chi ha fatto che cosa, con registri conservati almeno tre mesi, e un anno quando la legge impone la verbalizzazione (art. 4 OPDa).

• La crittografia dei dati

  Sui dischi, nei backup e nelle e-mail che contengono dati di pazienti.

• Un accesso protetto tramite internet

  Unicamente tramite un canale crittografato, come HTTPS, e mai dati di pazienti in chiaro.

Ciò che non si vede: la tecnica del software

Un software gestionale si basa su componenti tecnici: un motore di banca dati, librerie di crittografia, talvolta un server web integrato. Come Windows, questi componenti hanno una data di fine. Dopo questa data, le loro falle non vengono più corrette, anche se il software stesso continua a evolvere. Chiedete al produttore su quale piattaforma è costruito il suo software, quale versione fornisce oggi, e se è ancora supportata dal suo fabbricante.

Chiedete se gli accessi di amministrazione del software sono propri del vostro studio. Una password di amministrazione identica in tutte le installazioni di uno stesso software non protegge più nulla non appena circola.

Chiedete anche se i dati sono crittografati sul disco, nello studio come in un centro dati. In caso di furto del server o di un disco di backup, i dati non crittografati sono leggibili da chiunque. Se il software non crittografa esso stesso i suoi dati, il disco del server e i backup devono esserlo a livello di sistema.

Infine, un backup collocato sullo stesso server della banca dati non protegge né da un guasto di questo server, né da un ransomware, né da un furto: la SSO chiede un backup regolare conservato fuori dallo studio, e un test di ripristino almeno una volta all'anno.

Un software per un'intera carriera

Un medico dentista che apre il suo studio a trent'anni eserciterà forse fino all'inizio degli anni 2060. Nessun software e nessuna tecnologia è garantito così a lungo: probabilmente cambierete software almeno una volta. La posta in gioco è quindi doppia: scegliere un software che durerà molti anni, e poterne uscire in modo ordinato quando sarà il momento.

Per giudicare il futuro di un software, guardate ciò che si può verificare:

• Il produttore fa evolvere il software? Novità regolari e datate, registro delle versioni, tabella di marcia pubblica.
• La sua tecnica è aggiornata? Versione della piattaforma fornita, e data di fine del supporto di questa versione.
• Segue le norme in tempo? QR-fattura, formati XML, tariffe, e le evoluzioni annunciate come la cartella informatizzata del paziente.
• Chi c'è dietro? Dimensioni del team, numero di sviluppatori, anzianità, dipendenza da una o due persone, cambiamenti recenti di proprietario o di direzione (il registro di commercio e il Foglio ufficiale svizzero di commercio sono pubblici).
• Che cosa prevede il contratto se il produttore cessa l'attività o viene acquisito? Esportazione dei dati, preavviso di fine del supporto, continuità del software.

Un produttore scompare raramente da un giorno all'altro. Il più delle volte viene acquisito, e il suo software smette a poco a poco di evolvere mentre la società esiste ancora. Lo studio non sceglie allora più il momento della sua migrazione: la subisce, spesso quando arriva una nuova norma di fatturazione.

Velocità ed ergonomia: il test del quotidiano

Un software lento o complicato costa minuti a ogni paziente, tutti i giorni, per anni. Provatelo come lo utilizzerete:

• Cronometrate i gesti correnti

  Trovare un paziente, creare un appuntamento, registrare le prestazioni di una seduta, fare un preventivo, fatturare a un'assicurazione contro gli infortuni, incassare.

• Contate i clic e le schermate

  Le operazioni ripetute devono essere dirette, con scorciatoie.

• Provatelo sui vostri computer e con la vostra connessione

  Nelle ore di punta, alla poltrona come alla reception, e su schermo tattile o tablet se ne utilizzate.

• Fatelo provare al team

  Una nuova assistente deve orientarsi dopo una breve formazione.

• Chiedete un periodo di prova

  Di diverse settimane, con la visita a uno studio paragonabile che lo utilizza.

Un'interfaccia moderna non è solo una questione di aspetto: riflette spesso la capacità del produttore di far evolvere il suo software.

Il supporto: la relazione umana

Il giorno in cui l'agenda non si apre più o una fattura viene rifiutata, la qualità del supporto conta più di qualsiasi funzione.

• Gli orari

  Coprono quelli dello studio, presto al mattino, a mezzogiorno e a fine giornata? Che cosa succede al di fuori?

• I canali

  Telefono, e-mail, chat e controllo remoto, nella vostra lingua.

• Il prezzo

  Il supporto è compreso, o fatturato al quarto d'ora? Le urgenze e gli interventi fuori orario sono fatturati in più?

• I tempi di intervento

  Sono scritti, per le urgenze come per il resto?

• La formazione

  All'avvio, per ogni nuovo collaboratore, e a ogni nuova versione.

• Il parere dei colleghi

  Chiedete referenze e chiamatele. Leggete le recensioni online con prudenza: a volte sono poche, o sollecitate.

Il costo reale su dieci anni

Confrontare un prezzo d'acquisto con un abbonamento mensile non significa nulla. Sommate tutto su dieci anni:

Il prezzo di un SMS di promemoria varia secondo i produttori e le formule, all'unità o con un forfait mensile: chiedetelo per iscritto. Per uno studio che invia mille promemoria al mese, dieci centesimi di differenza fanno CHF 1'200 all'anno.

1'000 promemoria al mese×10 centesimi di differenza×12 mesi=CHF 1'200 all'anno

Preferite prezzi pubblici e scritti, con una regola chiara per gli aumenti. Un prezzo unicamente su preventivo rende difficile qualsiasi confronto.

Licenza acquistata o abbonamento: che cosa significa «a vita»

Una licenza acquistata non è una proprietà: è un diritto di utilizzare il software, che il contratto dichiara spesso personale e non trasferibile. La legge sul diritto d'autore ammette in linea di principio la rivendita di un software acquistato (art. 12 LDA), ma la portata delle clausole contrarie è controversa, e la manutenzione non segue senza l'accordo del produttore. La licenza è spesso legata a una manutenzione obbligatoria, talvolta per diversi anni. Senza manutenzione non ci sono più aggiornamenti, compresi gli adeguamenti alle norme: nuova versione della QR-fattura, nuovo formato XML, nuova tariffa. Il software resta fermo, e diventa presto inutilizzabile per fatturare. Alcuni contratti prevedono anche la limitazione di funzioni o la fine della licenza in caso di mancato pagamento.

Un abbonamento si disdice spesso più facilmente, ma l'accesso si ferma con esso, e il suo prezzo può cambiare a ogni scadenza.

In entrambi i casi, chiedete per iscritto:

• che cosa potete ancora fare con il software se smettete di pagare, e se conservate almeno un accesso in sola lettura alle vostre cartelle;
• se la licenza è trasferibile a un socio o a un acquirente;
• di quanto, e con quale cadenza, il prezzo può aumentare;
• la durata minima dell'impegno, il termine di disdetta e le sue condizioni.

Radiografie e imaging: il collegamento da verificare

Il software gestionale deve aprire le radiografie del paziente giusto, senza doppia registrazione. Chiedete come avviene questo collegamento con i vostri apparecchi attuali, se si basa su standard riconosciuti, e chi interviene quando non funziona più: il produttore, il fornitore dell'apparecchio o il vostro informatico. Fatelo provare durante la dimostrazione, se possibile con i vostri apparecchi.

Computer e sistemi

Verificate su quali sistemi funziona il software (versioni di Windows, Mac, browser, tablet), e come il produttore segue le nuove versioni: ogni versione di Windows ha la sua data di fine, vedete la nostra guida Fine del supporto di Windows e Office nello studio dentistico. Chiedete anche come avvengono gli aggiornamenti del software: automaticamente, a distanza, o con un intervento nello studio.

Contratto e condizioni di uscita

Prima di firmare, fatevi precisare: ciò che è incluso nel prezzo e ciò che è fatturato in più, la durata minima dell'impegno, le condizioni di disdetta, ciò che il produttore vi consegna alla fine del contratto, e se il prezzo, le funzioni o le condizioni generali possono essere modificati in corso di contratto.

Quattro precauzioni evitano la maggior parte delle brutte sorprese:

• Le funzioni promesse: fatevi mostrare ogni funzione importante nella versione che sarà realmente installata, e non in una presentazione o in un progetto. Una funzione annunciata per più tardi deve figurare nel contratto, con la sua data di disponibilità.
• I limiti integrati: se il software contiene una data di scadenza della licenza, un numero massimo di computer o di indirizzi, o qualsiasi altro limite tecnico, questo deve figurare nero su bianco nel contratto.
• Il prezzo dell'uscita: l'esportazione completa dei dati deve avere un prezzo e un termine fissati nel contratto fin dall'inizio, e non essere fatturata a ore il giorno in cui ve ne andate. Una promessa orale di esportazione gratuita è difficile da provare, e molti contratti ammettono solo le modifiche scritte: fatela scrivere.
• Le condizioni generali: leggete chi è responsabile della sicurezza e del backup dei dati, che cosa il produttore si impegna a fare in caso di perdita, e fino a quale importo ne risponde. Alcune condizioni lasciano quasi tutto a carico dello studio: occorre allora organizzarlo da sé. Una clausola può limitare la responsabilità del produttore per una colpa lieve, ma non escluderla in anticipo in caso di colpa grave (art. 100 CO).

Le 12 domande da porre prima di firmare

1. Dove sono archiviati i dati dei pazienti (Paese, centro dati), quali sub-responsabili del trattamento vi hanno accesso, e il contratto con il responsabile del trattamento è fornito con il loro elenco?
2. I dati sono crittografati sul disco, nello studio o nel centro dati, nei backup, e durante tutti gli scambi tra i computer, il server e internet?
3. I dati dello studio servono ad altro che al suo lavoro (statistiche, addestramento di un'intelligenza artificiale), in quale forma, e lo studio può opporvisi?
4. Su quale piattaforma tecnica è costruito il software, quale versione viene fornita, e i suoi componenti (banca dati, crittografia) sono ancora supportati dai loro fabbricanti?
5. Come si recuperano tutti i dati in caso di partenza, comprese le immagini e i documenti: formato, termine, prezzo fissato nel contratto, e data di cancellazione dopo la fine del contratto?
6. Chi fa il backup di che cosa, dove (fuori dal server e fuori dallo studio), con quale frequenza, e come si testa un ripristino?
7. Ogni collaboratore ha il proprio account, con diritti adeguati, accessi registrati e conservati, e un'autenticazione a due fattori che lo studio può imporre, e gli accessi di amministrazione sono propri dello studio?
8. Su quali sistemi funziona il software (Windows, Mac, browser), e come avvengono i suoi aggiornamenti?
9. Come si collega il software alla radiologia e agli altri apparecchi, e chi interviene in caso di guasto di questo collegamento?
10. Il produttore è partner DENTOTAR, la fatturazione elettronica all'assicurazione contro gli infortuni, all'assicurazione militare e all'assicurazione per l'invalidità è integrata, e gli adeguamenti alle nuove norme sono compresi nel prezzo?
11. Che cosa succede in caso di guasto di internet o del server: si possono consultare l'agenda e le cartelle?
12. Le funzioni presentate esistono già nella versione che sarà installata, e che cosa dicono il contratto e le condizioni generali sul supporto, sulla responsabilità per i dati (e il suo tetto massimo), sulle modifiche di prezzo, sulla trasmissione della licenza e sulla disdetta?

Glossario

Le parole tecniche di questa guida, in una frase ciascuna.

Archivio

Una copia dei dati in formati aperti (tabelle, PDF/A, immagini), leggibile senza il software d'origine.

Crittografia

Un procedimento che rende i dati illeggibili senza la chiave, sul disco, nei backup e durante gli scambi.

Contratto con il responsabile del trattamento

Il contratto che vincola lo studio a ogni fornitore che tratta dati di pazienti per suo conto (art. 9 LPD).

DICOM

Lo standard internazionale delle immagini mediche: conserva con ogni radiografia il paziente, la data e le impostazioni dell'apparecchio.

Esportazione completa

La consegna di tutti i dati dello studio (pazienti, agenda, fatture, documenti, immagini) in formati standard e documentati, riutilizzabili da un altro software.

GLN

Il numero d'identificazione a 13 cifre dei professionisti della salute in Svizzera, riportato sulle fatture elettroniche.

Autenticazione a due fattori

Un accesso che richiede, oltre alla password, una seconda prova: un codice generato o ricevuto su un altro dispositivo, o una chiave di sicurezza fisica.

Numero RCC

Il numero attribuito dal registro dei codici creditori (santéservices SA), che gli assicuratori chiedono per trattare le fatture di un fornitore di prestazioni. Ne occorre uno per Cantone di attività.

PDF/A

Una forma normalizzata del PDF, concepita per restare leggibile a lungo termine, senza dipendere da un software particolare.

Ransomware

Un software malevolo che crittografa i dati dello studio ed esige un riscatto per restituirli. Spesso i pirati copiano anche i dati e minacciano di pubblicarli.

Backup scollegato

Una copia scollegata dalla rete dopo ogni backup e conservata fuori dallo studio: un ransomware non può raggiungerla finché non viene ricollegata.

VPN e desktop remoto

La VPN collega un dispositivo esterno alla rete dello studio tramite un tunnel crittografato; il desktop remoto comanda un computer a distanza. Dall'esterno, vi si accede solo attraverso una VPN protetta da due fattori.

Il nostro ruolo

DentalSystems Sàrl non vende alcun software gestionale: lavoriamo con quello che lo studio ha scelto. Possiamo aiutarvi a porre queste domande, a confrontare le risposte sul piano informatico, a preparare un rilevamento o una creazione di studio, e a organizzare ciò che resta a carico dello studio: computer, rete, backup, account e sicurezza. Per fare il punto sulla protezione dei dati, vedete anche il nostro check nLPD in 22 punti.

Domande frequenti

Fonti

Testi verificati il 16 ottobre 2026.

Diritto e protezione dei dati

• Legge federale sulla protezione dei dati (LPD, RS 235.1), art. 5 (dati personali degni di particolare protezione, responsabile del trattamento), 8 (sicurezza), 9 (trattamento da parte di un responsabile del trattamento), 16 (estero), 24 (violazioni della sicurezza dei dati) e 25 (diritto d'accesso): fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/491/it
• Ordinanza sulla protezione dei dati (OPDa, RS 235.11), art. 3 e 4 (sicurezza, verbalizzazione), art. 16–19 (diritto d'accesso) e allegato 1 (Stati la cui protezione è riconosciuta): fedlex.admin.ch/eli/cc/2022/568/it
• Codice delle obbligazioni (RS 220), art. 11 e 16 (forma dei contratti), 60 cpv. 1bis e 128a (prescrizione di vent'anni in caso di lesioni corporali), 100 (clausole di esclusione della responsabilità) e 936 (pubblicità del registro di commercio): fedlex.admin.ch/eli/cc/27/317_321_377/it
• Codice penale svizzero (RS 311.0), art. 321: segreto professionale: fedlex.admin.ch/eli/cc/54/757_781_799/it
• Legge sul diritto d'autore (LDA, RS 231.1), art. 12: rivendita dei programmi per computer: fedlex.admin.ch/eli/cc/1993/1798_1798_1798/it
• ASSM e FMH, guida giuridica per i medici, capitolo 3.5 «Cartella clinica»: rilevamento di uno studio, consenso dei pazienti, trattamento da parte di un responsabile del trattamento (in francese): leitfaden.fmh.ch/…/35-dossier-medical.pdf

Conservazione delle cartelle: leggi cantonali

• Ginevra, legge sulla salute (K 1 03), art. 54 (cartella informatizzata), 57 (conservazione) e 58 (cessazione dell'attività) (in francese): silgeneve.ch/legis/data/rsg_k1_03.htm
• Vaud, accesso alla cartella del paziente (legge sulla sanità pubblica, art. 87 cpv. 5: conservazione) (in francese): vd.ch/…/acces-au-dossier
• Friburgo, legge sulla salute (RSF 821.0.1), art. 59: conservazione (in francese): bdlf.fr.ch/app/fr/texts_of_law/821.0.1
• Vallese, legge sulla salute (RS 800.1), art. 32: cartella e conservazione (in francese): lex.vs.ch/app/fr/texts_of_law/800.1
• Neuchâtel, legge sulla salute (RSN 800.1), art. 64: conservazione (in francese): rsn.ne.ch/DATA/program/books/rsne/pdf/8001.pdf
• Berna, legge sulla sanità pubblica (RSB 811.01), art. 26: conservazione (in francese): belex.sites.be.ch/app/fr/texts_of_law/811.01

Fatturazione e tariffe

• SSO, DENTOTAR – tariffa dentaria SSO, condizioni d'uso destinate ai medici dentisti (in francese): sso.ch/fr/media/420/download
• Commissione delle tariffe mediche LAINF (CTM), tariffa dentaria SSO: fatturazione elettronica dal 1° gennaio 2025 (in francese): mtk-ctm.ch/fr/tarifs/dentaire-sso
• Convenzione tariffale tra la SSO e gli assicuratori, allegato 5: conteggio e trasmissione elettronica dei dati (in francese): mtk-ctm.ch
• Suva, scambio elettronico di dati: numeri RCC e GLN, standard XML, intermediari (in francese): suva.ch
• MediData, ricerca di software (elenco dei partner software) (in francese): medidata.ch/md/web/fr/support/recherche-de-logiciels
• PostFinance e SIX, comunicato del 19 gennaio 2021: QR-fattura e ritiro delle polizze di versamento il 30 settembre 2022 (in francese): six-group.com
• SIX, QR-fattura: indirizzi strutturati obbligatori da novembre 2025 (in inglese): six-group.com
• santéservices SA, registro dei codici creditori: richiesta di un numero RCC, uno per Cantone (in francese): santeservices.ch/…/demande
• Fondazione Refdata, registrazione dei professionisti della salute: il numero GLN (in francese): refdata.ch/…/Guide_Partner-refdatabase_FR.pdf

Sicurezza informatica e formati

• SSO, «Requisiti minimi per la sicurezza informatica degli studi dentistici», gennaio 2020 (in francese): sso.ch/fr/media/403/download
• FMH, «Sicurezza informatica negli studi medici», raccomandazioni e misure dettagliate, marzo 2023 (in francese): fmh.ch/files/pdf30/it_grundschutz_d3_2023_fr.pdf
• FMH, «Requisiti tecnici e organizzativi per i servizi cloud», maggio 2020 (in francese): fmh.ch
• Ufficio federale della cibersicurezza (UFCS), protezione di base delle imprese: backup offline, accesso remoto (in francese): bacs.admin.ch/fr/protection-base-entreprise-autorite
• UFCS, «Ransomware: che cosa fare?» (in francese): bacs.admin.ch/fr/rancongiciels-que-faire
• Microsoft, ciclo di vita dei prodotti: fine del supporto di Windows e di Windows Server (in francese): learn.microsoft.com/…/extended-security-updates
• DICOM, lo standard internazionale delle immagini mediche (ISO 12052, in inglese): dicomstandard.org/about
• ISO 19005, PDF/A: formato di file per la conservazione a lungo termine (in francese): iso.org/fr/standard/38920.html
• Ufficio federale della sanità pubblica, legge federale sulla cartella informatizzata del paziente (LCIP) (in francese): bag.admin.ch/fr/ldsan

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