Ein verschlüsselter Schweizer E-Mail-Dienst für Ihre Praxis: was er wirklich schützt, seine Grenzen und unsere Rolle
Die E-Mails einer Zahnarztpraxis enthalten oft Gesundheitsdaten: einen Termin, einen Behandlungsplan, ein Röntgenbild. Das Gesetz betrachtet sie als besonders schützenswerte Personendaten. Deshalb ist DentalSystems Partner von Proton und richtet dessen E-Mail-Dienst in Praxen ein. Wir nutzen ihn auch für unsere eigene E-Mail.
Proton in Kürze
Die Proton AG ist ein Schweizer Unternehmen mit Sitz im Kanton Genf. Sie wurde 2014 von Wissenschaftlern gegründet, die sich am CERN kennengelernt hatten, und untersteht Schweizer Recht.
Ihr E-Mail-Dienst Proton Mail verschlüsselt Ihre E-Mails. Verschlüsseln heisst, eine Nachricht für alle unlesbar zu machen, die den Schlüssel nicht haben.
Ihre E-Mails werden verschlüsselt auf Servern in der Schweiz, in Deutschland oder in Norwegen gespeichert. Einmal gespeichert, kann Proton selbst sie nicht mehr lesen.
Was Ihre Praxis davon hat
- Unter Kolleginnen und Kollegen ist alles mühelos geschützt. E-Mails zwischen Proton-Adressen sind Ende-zu-Ende verschlüsselt: Nur Absender und Empfänger können sie lesen. Keine Einstellung nötig.
- An eine Patientin oder einen Patienten eine passwortgeschützte Nachricht. Um einer Person, die einen anderen E-Mail-Dienst nutzt, ein Dokument zu senden, versehen Sie die Nachricht mit einem Passwort. Die Empfängerin oder der Empfänger öffnet sie ohne Konto und kann Ihnen geschützt antworten. Die Nachricht bleibt höchstens 28 Tage lesbar.
- Ein Postfach, das der Anbieter nicht lesen kann. Der Inhalt Ihrer gespeicherten E-Mails bleibt bei Proton verschlüsselt, auch bei einem Vorfall bei Proton selbst.
- Ein Abonnement auf Ihren Namen. Die Praxis schliesst das Abonnement direkt bei Proton ab. Vertrag, Konten und E-Mails bleiben Ihre.
Die Grenzen, die Sie kennen sollten
Kein E-Mail-Dienst kann alles. Das sollten Sie wissen, bevor Sie Patientendaten versenden.
- Eine gewöhnliche E-Mail nach aussen ist nicht Ende-zu-Ende verschlüsselt. Ohne Passwort ist eine Nachricht an einen anderen E-Mail-Dienst während der Übermittlung geschützt, aber der E-Mail-Anbieter der Empfängerin oder des Empfängers kann sie lesen. Fügen Sie bei Gesundheitsdaten ein Passwort hinzu und teilen Sie es auf einem anderen Weg mit, zum Beispiel per SMS oder mündlich.
- Der Betreff wird nie verschlüsselt. Schreiben Sie dort weder den Namen einer Patientin oder eines Patienten noch eine Diagnose hin: «Ihr Dokument» statt «Röntgenbild von Frau X».
- Verschlüsselung ersetzt keine Vorsicht. Sie schützt weder vor einer betrügerischen E-Mail noch vor einem gestohlenen Passwort. Die Zwei-Faktor-Authentifizierung, also ein Code auf Ihrem Telefon zusätzlich zum Passwort, ist unverzichtbar.
- Ihre E-Mails können ausserhalb der Schweiz gespeichert sein. Deutschland und Norwegen bieten einen Datenschutz, den die Schweiz als angemessen anerkennt. Die Datenschutzerklärung für Ihre Patientinnen und Patienten muss diese beiden Länder jedoch nennen.
- Proton gehört nicht zum HIN-Netz. HIN ist der sichere E-Mail-Dienst des Schweizer Gesundheitswesens. Er bleibt der andere Weg, um Ärztinnen und Ärzten, Spitälern und Labors zu schreiben, die ihn nutzen. Beide können nebeneinander bestehen.
- Outlook lässt sich nur unter Bedingungen nutzen. Proton Mail liest man am besten in der eigenen App, auf dem Computer wie auf dem Telefon. Wenn Sie an Outlook festhalten möchten, sprechen wir vor dem Wechsel darüber.
- Ein E-Mail-Dienst ist keine Datensicherung. Er schützt weder Ihre Praxissoftware noch Ihre Röntgenbilder vor einem Ausfall. Das ist die Aufgabe der Datensicherungen.
Was wir für Sie tun
Sie schliessen das Abonnement bei Proton ab; wir kümmern uns um die Einrichtung.
- Wir installieren die App Proton Mail auf den Arbeitsplätzen der Praxis und richten die Konten aller ein.
- Wir übernehmen die E-Mails aus Ihrem bisherigen E-Mail-Dienst, damit beim Wechsel nichts verloren geht.
- Danach bleiben wir Ihre Ansprechperson: eine Frage, ein neues Konto, ein Zugangsproblem, Sie rufen uns an.
Proton allein löst den Datenschutz Ihrer Praxis nicht. Wir schauen mit Ihnen auch an, wie sich die E-Mail in den Rest einfügt: Arbeitsplätze, Zugänge, Datensicherungen.
Weiterführende Informationen
Unsere Seite zur DSG-Konformität gibt einen Überblick über die weiteren Massnahmen, die die Daten Ihrer Patientinnen und Patienten schützen.
Möchten Sie Ihre Praxis auf Proton umstellen oder einfach wissen, ob Ihr heutiger E-Mail-Dienst geeignet ist? Kontaktieren Sie uns. Der erste Besuch ist kostenlos: Wir analysieren Ihre Installation vor Ort, besprechen sie mit Ihnen und erstellen Ihnen auf Wunsch eine Offerte.