Una posta elettronica svizzera e crittografata per il vostro studio: che cosa protegge davvero, i suoi limiti, e il nostro ruolo
Le e-mail di uno studio dentistico contengono spesso dati sulla salute: un appuntamento, un piano di trattamento, una radiografia. La legge li considera dati personali degni di particolare protezione. Per questo DentalSystems è partner di Proton e installa la sua posta elettronica negli studi. La utilizziamo anche per la nostra posta elettronica.
Proton in poche parole
Proton AG è un'impresa svizzera, con sede nel Cantone di Ginevra. È stata fondata nel 2014 da scienziati che si erano conosciuti al CERN, ed è soggetta al diritto svizzero.
La sua posta elettronica, Proton Mail, crittografa le vostre e-mail. Crittografare significa rendere un messaggio illeggibile per chiunque non abbia la chiave.
Le vostre e-mail sono archiviate in forma crittografata su server situati in Svizzera, in Germania o in Norvegia. Una volta registrate, non possono più essere lette nemmeno da Proton.
Che cosa ci guadagna il vostro studio
- Tra colleghi, tutto è protetto senza sforzo. Le e-mail scambiate tra indirizzi Proton sono crittografate end-to-end: solo il mittente e il destinatario possono leggerle. Nessuna impostazione da modificare.
- Verso un paziente, un messaggio protetto da password. Per inviare un documento a un paziente che utilizza un'altra posta elettronica, aggiungete una password al messaggio. Il paziente lo apre senza creare un account e può rispondervi in modo protetto. Il messaggio resta leggibile per 28 giorni al massimo.
- Una casella illeggibile per chi la ospita. Il contenuto delle vostre e-mail registrate resta crittografato presso Proton, anche in caso di incidente nei suoi sistemi.
- Un abbonamento a vostro nome. Lo studio si abbona direttamente presso Proton. Il contratto, gli account e le e-mail restano vostri.
I limiti da conoscere
Nessuna posta elettronica fa tutto. Ecco che cosa occorre sapere prima di inviare dati di pazienti.
- Un'e-mail ordinaria verso l'esterno non è crittografata end-to-end. Senza password, un messaggio inviato a un'altra posta elettronica è protetto durante il trasporto, ma il fornitore di posta elettronica del destinatario può leggerlo. Per i dati sulla salute, aggiungete una password e trasmettetela con un altro mezzo, per esempio per SMS o a voce.
- L'oggetto del messaggio non è mai crittografato. Non scrivete nell'oggetto né il nome di un paziente né una diagnosi: «Il vostro documento» piuttosto che «Radiografia della signora X».
- La crittografia non sostituisce la prudenza. Non protegge né da un'e-mail fraudolenta, né da una password rubata. L'autenticazione a due fattori, vale a dire un codice ricevuto sul vostro telefono oltre alla password, è indispensabile.
- Le vostre e-mail possono essere ospitate fuori dalla Svizzera. La Germania e la Norvegia offrono una protezione dei dati che la Svizzera riconosce come adeguata. L'informativa sulla protezione dei dati destinata ai vostri pazienti deve tuttavia menzionare questi due Paesi.
- Proton non fa parte della rete HIN. HIN è la posta elettronica sicura propria del settore sanitario svizzero. Resta l'altra via per scrivere ai medici, agli ospedali e ai laboratori che la utilizzano. Le due possono coesistere.
- Outlook è utilizzabile solo a determinate condizioni. Proton Mail si legge preferibilmente nella sua applicazione, sul computer come sul telefono. Se tenete a Outlook, parliamone prima del cambiamento.
- Una posta elettronica non è un backup. Non protegge né il vostro software gestionale né le vostre radiografie da un guasto. È il ruolo dei backup.
Che cosa facciamo per voi
Voi vi abbonate presso Proton; noi ci occupiamo della messa in funzione.
- Installiamo l'applicazione Proton Mail sui computer dello studio e configuriamo gli account di ciascuno.
- Trasferiamo le e-mail dalla vostra vecchia posta elettronica, affinché nulla vada perso nel cambiamento.
- Restiamo poi il vostro interlocutore: una domanda, un nuovo account, un problema di accesso, ci chiamate.
Proton da solo non risolve la protezione dei dati del vostro studio. Esaminiamo con voi anche come la posta elettronica si integra con il resto: computer, accessi, backup.
Per saperne di più
La nostra guida nLPD fa il punto sulle altre misure che proteggono i dati dei vostri pazienti.
Volete passare il vostro studio a Proton, o semplicemente sapere se la vostra posta elettronica attuale è adeguata? Contattateci. Il primo sopralluogo è gratuito: analizziamo la vostra installazione sul posto, ne discutiamo con voi e vi consegniamo un preventivo se lo desiderate.