Le guide DentalSystems en 22 points. Pour chacun : ce que demandent la loi et les bonnes pratiques, une question sur votre cabinet, et une réponse expliquée selon votre situation.
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C'est le cabinet, son titulaire ou la société qui l'exploite, qui répond des données de ses patients. Pas votre informaticien, pas l'éditeur de votre logiciel.
Radiographies, diagnostics, plans de traitement : ce sont des données de santé, que la loi classe parmi les données sensibles.
La loi vous demande de savoir où sont ces données, de les protéger, d'annoncer une fuite grave et de pouvoir montrer ce que vous avez mis en place.
Les amendes, jusqu'à 250'000 francs, visent les personnes et les violations intentionnelles, le plus souvent sur plainte. La négligence n'est pas punie par cette loi, mais un incident coûte cher autrement.
En cas d'attaque : débrancher, appeler, ne pas payer, documenter, annoncer.
Le bilan interactif demande JavaScript. Les explications de chaque point restent lisibles ci-dessous.
1
La loi et vos patients
La nLPD s'applique depuis le 1er septembre 2023 à tous les cabinets, quelle que soit leur taille. Quatre obligations à connaître.
Point 1Essentiel
Savoir où sont vos données
Dossiers, radiographies, agenda, e-mails, sauvegardes, papier : la loi vous demande de savoir où se trouvent les données de vos patients et comment elles sont protégées. C'est la base de tout le reste.
En savoir plus
Les oublis les plus fréquents : un ancien disque jamais effacé, une clé USB dans un tiroir, le portable qui rentre à la maison le soir, les fichiers envoyés au laboratoire, le téléphone d'une assistante.
Les entreprises de moins de 250 personnes sont en principe dispensées de tenir un registre des traitements, sauf si elles traitent des données sensibles à grande échelle. Le tenir reste la façon la plus simple de montrer que vous savez où sont vos données.
Avez-vous une liste à jour de tous les endroits où se trouvent les données de vos patients ?
En ordre : vous savez où sont vos données.
Pourquoi c'est important
On ne protège bien que ce que l'on connaît. Le jour d'un incident, cette liste vous fait gagner un temps précieux pour savoir ce qui est touché et qui prévenir.
Pour que cela le reste
Mettez-la à jour à chaque nouveau logiciel, nouveau poste ou nouveau prestataire.
À corriger : des données peuvent vous échapper.
Le risque
Sans inventaire, impossible de dire si tout est protégé, ni de répondre vite au Préposé fédéral (PFPDT) ou à un patient après un incident. Ce sont souvent les endroits oubliés qui fuient.
Ce qu'il faut viser
Une liste simple de chaque logiciel, poste, appareil, sauvegarde et prestataire qui touche aux données de vos patients, avec la façon dont chacun est protégé.
Avec nous
Lors d'un premier passage, sans frais, nous faisons l'inventaire de votre parc informatique avec vous.
À vérifier : c'est souvent là que se cachent les risques.
Comment le savoir
Sauriez-vous dire en cinq minutes sur quels appareils, et chez quels prestataires, se trouvent les radiographies de vos patients ? Si cela prend plus de temps, la liste manque probablement.
Avec nous
Lors d'un premier passage, sans frais, nous vérifions ce point avec vous et vous expliquons ce que nous avons trouvé.
Vos patients doivent savoir quelles données vous recueillez, pourquoi, combien de temps vous les gardez et à qui vous les transmettez : laboratoire, assurances, spécialistes. C'est le rôle de la déclaration de protection des données.
En savoir plus
La loi demande d'informer le patient au moment où ses données sont recueillies (art. 19 LPD). La déclaration peut figurer sur votre site, être affichée en salle d'attente ou remise avec le questionnaire d'anamnèse.
Omettre intentionnellement cette information est punissable d'une amende, sur plainte du patient.
Vos patients reçoivent-ils une information claire sur l'usage de leurs données ?
En ordre : vos patients sont informés.
Pourquoi c'est important
Vous remplissez le devoir d'informer de la loi, et vous montrez à vos patients que leurs données sont prises au sérieux. C'est l'un des premiers documents que l'on vous demandera en cas de question.
Pour que cela le reste
Relisez-la quand vous changez de logiciel, de laboratoire ou de prestataire : la liste des destinataires doit rester juste.
À corriger : le devoir d'informer n'est pas rempli.
Le risque
C'est une obligation de la loi depuis septembre 2023. Un patient mécontent peut s'en plaindre, et l'omission intentionnelle est punissable.
Ce qu'il faut viser
Un texte court et compréhensible : quelles données, pour quoi faire, combien de temps, transmises à qui, et comment exercer ses droits.
Avec nous
Le modèle DS9 du kit vous donne une base à adapter. Nous pouvons vous aider à recenser les destinataires réels de vos données : logiciels, sauvegardes, prestataires.
À vérifier : c'est souvent là que se cachent les risques.
Comment le savoir
Relisez votre questionnaire d'anamnèse et votre site : un paragraphe y explique-t-il ce que vous faites des données ? Une simple case « j'accepte » ne suffit pas à informer.
Avec nous
Lors d'un premier passage, sans frais, nous vérifions ce point avec vous et vous expliquons ce que nous avons trouvé.
Tout patient peut vous demander quelles données vous avez sur lui. Vous devez lui répondre gratuitement, de façon complète, en principe dans les 30 jours.
En savoir plus
Le cabinet reste responsable de la réponse, même si les données sont chez un prestataire : vous ne pouvez pas renvoyer le patient vers votre informaticien. Vérifiez l'identité du demandeur avant d'envoyer quoi que ce soit.
Ne répondez jamais « nous n'avons rien trouvé » si des données existent : à Zurich, en 2025, une réponse de ce genre a valu une amende à son auteur.
Si un patient demandait demain une copie de toutes ses données, sauriez-vous lui répondre complètement en 30 jours ?
En ordre : vous êtes prêt.
Pourquoi c'est important
Une réponse complète et dans le délai évite plaintes et litiges. C'est souvent la première démarche d'un patient mécontent.
Pour que cela le reste
Notez chaque demande et la date de votre réponse : c'est votre preuve.
À corriger : une demande vous prendrait de court.
Le risque
Les données d'un patient sont souvent dispersées : logiciel de gestion, imagerie, e-mails, archives papier. Une réponse incomplète ou tardive expose à une plainte au PFPDT, voire au tribunal ; une réponse volontairement incomplète est punissable.
Ce qu'il faut viser
Savoir qui traite ces demandes au cabinet, où chercher les données (voir le point 1), et disposer d'une lettre type.
Avec nous
Le modèle DS10 du kit vous donne la lettre type. Nous pouvons vous aider à retrouver et à extraire les données dans vos logiciels.
À vérifier : c'est souvent là que se cachent les risques.
Comment le savoir
Faites l'exercice pour un patient imaginaire : où iriez-vous chercher son dossier, ses radiographies, ses e-mails ? Si vous hésitez, mieux vaut s'y préparer maintenant que sous la pression d'un délai.
Avec nous
Lors d'un premier passage, sans frais, nous vérifions ce point avec vous et vous expliquons ce que nous avons trouvé.
Si une fuite ou une attaque présente vraisemblablement un risque élevé pour vos patients, vous devez l'annoncer au Préposé fédéral (PFPDT) dans les meilleurs délais. Il n'y a pas de délai fixe comme les 72 heures européennes, mais il faut agir vite.
En savoir plus
L'annonce se fait en ligne, sur databreach.edoeb.admin.ch : ce qui s'est passé, les conséquences, les mesures prises. Elle ne peut pas être utilisée contre vous dans une procédure pénale sans votre accord.
Votre prestataire informatique doit vous signaler dans les meilleurs délais toute violation qu'il constate. Si la protection des patients l'exige, il faut aussi les prévenir.
Gardez une trace écrite de chaque incident : les faits, les conséquences, les mesures prises. Une violation annoncée se documente et la trace se conserve au moins deux ans (art. 15 OPDo).
Savez-vous qui, au cabinet, décide d'annoncer une fuite au PFPDT, et comment le faire ?
En ordre : la décision ne se perdra pas dans l'urgence.
Pourquoi c'est important
Le jour d'un incident, tout va très vite. Savoir qui décide et où annoncer évite d'oublier une obligation légale et montre votre bonne foi.
Pour que cela le reste
Gardez l'adresse du portail et le numéro de votre informaticien sur la fiche réflexe affichée au cabinet.
À corriger : une obligation légale risque de passer à la trappe.
Le risque
Après une attaque, la priorité est de rouvrir le cabinet ; l'annonce est souvent oubliée. Ne pas annoncer une fuite grave vous expose bien plus que l'annoncer.
Ce qu'il faut viser
Une personne désignée qui décide, des critères simples pour savoir ce qui doit être annoncé, et les contacts utiles à portée de main.
Avec nous
La fiche réflexe DS2 et la procédure DS5 du kit couvrent ces étapes. En cas d'incident, nous vous aidons à établir les faits dont l'annonce a besoin.
E-mails, messages, papier : c'est par là que la plupart des données quittent le cabinet.
Point 5Essentiel
Les e-mails qui contiennent des données de patients
Une radiographie, un diagnostic ou toute information qui identifie un patient ne part jamais par une messagerie ordinaire. Il faut une messagerie chiffrée, comme HIN dans le réseau de santé, ou Proton.
En savoir plus
Gmail, Hotmail ou Bluewin ne chiffrent pas le contenu de bout en bout : le message peut être lu sur les serveurs qu'il traverse, parfois hors de Suisse.
Avec Proton, le chiffrement de bout en bout est automatique entre utilisateurs Proton ; vers une autre adresse, on envoie un e-mail protégé par un mot de passe, communiqué par un autre moyen. L'objet du message n'est jamais chiffré : n'y écrivez jamais le nom d'un patient.
Les données de patients que vous envoyez par e-mail partent-elles toujours par une messagerie chiffrée ?
En ordre : vos envois sont protégés.
Pourquoi c'est important
Une radiographie interceptée ou envoyée à la mauvaise adresse reste illisible. Vous respectez à la fois le secret professionnel et l'obligation de sécurité de la loi.
Pour que cela le reste
Attention à l'objet du message, qui n'est pas chiffré, et aux envois depuis un téléphone, qui passent parfois par une autre application.
À corriger : des données de santé voyagent en clair.
Le risque
Un e-mail ordinaire peut être lu en chemin ou conservé sur des serveurs hors de Suisse. Pour des données de santé, c'est contraire à l'obligation de sécurité et au secret professionnel.
Ce qu'il faut viser
Une messagerie chiffrée pour tout le cabinet, utilisée par réflexe dès qu'un message contient une donnée de patient.
Avec nous
Nous sommes partenaire de Proton : nous installons la messagerie, transférons vos anciens e-mails et vous montrons comment envoyer un message protégé.
À vérifier : c'est souvent là que se cachent les risques.
Comment le savoir
Comment est partie la dernière radiographie envoyée à un spécialiste ? Si c'était depuis une adresse @gmail.com, @bluewin.ch ou @hotmail.com, la réponse est non.
Avec nous
Lors d'un premier passage, sans frais, nous vérifions ce point avec vous et vous expliquons ce que nous avons trouvé.
Une photo de radiographie envoyée par WhatsApp à un confrère, c'est vite fait. Mais c'est une donnée de santé qui quitte le cabinet, sur un appareil personnel.
En savoir plus
WhatsApp chiffre les messages, mais les photos restent dans la galerie du téléphone, sont souvent sauvegardées dans un cloud personnel, et le téléphone peut être perdu, volé ou prêté.
Le secret professionnel vise le dentiste et ses auxiliaires : la personne qui révèle intentionnellement des données de patients engage sa propre responsabilité pénale (art. 321 CP, art. 62 LPD). Le titulaire, lui, doit pouvoir montrer qu'il avait posé des règles claires.
Est-il clair pour toute l'équipe qu'aucune donnée de patient ne passe par WhatsApp, SMS ou un téléphone personnel ?
En ordre : la règle est connue.
Pourquoi c'est important
C'est l'une des fuites les plus fréquentes, et l'une des plus simples à éviter. Une règle claire protège aussi votre équipe.
Pour que cela le reste
Rappelez-la à chaque arrivée, stagiaires et remplaçants compris.
À corriger : des radiographies dorment peut-être sur des téléphones personnels.
Le risque
Une photo envoyée reste dans la galerie, dans les sauvegardes du téléphone et chez le destinataire. Si le téléphone est perdu, c'est une fuite. Et sans règle écrite, le titulaire ne peut pas montrer qu'il avait agi.
Ce qu'il faut viser
Une règle écrite et signée, et surtout un moyen simple et sûr d'envoyer ces images, pour que personne n'ait besoin de WhatsApp.
Avec nous
Nous mettons en place le moyen d'envoi protégé ; le modèle de politique de sécurité DS3 du kit vous donne la règle écrite.
À vérifier : c'est souvent là que se cachent les risques.
Comment le savoir
Posez la question à l'équipe, sans chercher de coupable : comment envoie-t-on une photo à un confrère ou au laboratoire ? La réponse vous renseignera tout de suite.
Avec nous
Lors d'un premier passage, sans frais, nous vérifions ce point avec vous et vous expliquons ce que nous avons trouvé.
Les fuites ne sont pas toutes numériques. Un dossier oublié sur le comptoir ou une radiographie jetée à la poubelle, c'est aussi une atteinte au secret.
En savoir plus
Le guide recommande la déchiqueteuse pour tout document contenant des données de patients, aucun dossier visible depuis l'accueil, et des écrans tournés ou munis d'un filtre de confidentialité lorsque la salle d'attente peut les voir.
Les documents contenant des données de patients sont-ils détruits à la déchiqueteuse et jamais visibles depuis l'accueil ?
En ordre : le papier ne fuit pas.
Pourquoi c'est important
Vous fermez une porte que beaucoup oublient. Visiteurs et personnel de nettoyage n'ont accès à rien.
Pour que cela le reste
Pensez aussi à l'imprimante : un document oublié dans le bac est un document visible.
À corriger : le papier est une fuite discrète.
Le risque
Une poubelle fouillée, un dossier lu par un patient au comptoir : c'est une atteinte au secret, au même titre qu'un e-mail mal envoyé.
Ce qu'il faut viser
Une déchiqueteuse à portée de main, un bureau rangé en fin de journée, des écrans hors de vue des patients.
Avec nous
Pour les supports numériques (anciens disques, clés, postes remplacés), nous assurons un effacement certifié.
Un seul appareil vulnérable suffit pour exposer tout le cabinet.
Point 8Essentiel
Des appareils qui reçoivent encore des correctifs
La loi demande des systèmes et logiciels toujours à jour en matière de sécurité (art. 3 OPDo). Windows 10 ne reçoit plus de correctifs depuis le 14 octobre 2025, sauf abonnement payant de mises à jour prolongées. Tout appareil qui n'en reçoit plus est une porte ouverte, et il en suffit d'une.
En savoir plus
Les failles connues sont répertoriées publiquement, et des outils automatiques les exploitent. Depuis un poste vulnérable, un attaquant se déplace vers le serveur, les sauvegardes et le logiciel métier, souvent la nuit ou le week-end.
Être sous Windows 11 ne suffit pas : chaque version a sa date de fin. Windows 11 24H2, en édition Pro, ne reçoit plus de correctifs depuis le 13 octobre 2026.
Les mises à jour automatiques et un redémarrage chaque semaine règlent l'essentiel. Pensez aussi aux appareils oubliés : ancien serveur, imprimante, routeur WiFi. Un appareil médical qu'on ne peut plus mettre à jour doit être isolé du reste du réseau. Nous recommandons de renouveler les postes tous les cinq ans au plus.
Tous vos postes et serveurs reçoivent-ils encore des correctifs de sécurité, et les installent-ils automatiquement ?
En ordre : votre parc est à jour.
Pourquoi c'est important
Les correctifs ferment les failles avant qu'elles ne soient exploitées : c'est la mesure qui évite le plus d'attaques courantes.
Pour que cela le reste
Vérifiez aussi les logiciels dentaires et d'imagerie : leur version doit rester prise en charge par l'éditeur.
À corriger : un appareil vulnérable met tout le cabinet en danger.
Le risque
Un poste sans correctifs accumule des failles connues de tous. Un attaquant qui y entre peut atteindre le serveur et les sauvegardes en quelques heures.
Ce qu'il faut viser
Uniquement des systèmes encore pris en charge, mis à jour automatiquement et surveillés, avec un plan de remplacement pour les plus anciens.
Avec nous
Nous surveillons vos postes à distance, appliquons les mises à jour et planifions le remplacement du matériel en fin de vie.
À vérifier : c'est souvent là que se cachent les risques.
Comment le savoir
Sur chaque poste, le nom du système figure dans les paramètres, rubrique Système. Un poste sous Windows 7, 8 ou 10 sans abonnement de mises à jour prolongées ne reçoit plus de correctifs.
Avec nous
Lors d'un premier passage, sans frais, nous vérifions ce point avec vous et vous expliquons ce que nous avons trouvé.
Un portable volé dans une voiture, un serveur emporté lors d'un cambriolage : sans chiffrement, toutes les données sont lisibles par n'importe qui.
En savoir plus
Le chiffrement est intégré gratuitement à Windows Pro (BitLocker) et à macOS (FileVault). Il rend le disque illisible sans sa clé.
La clé de récupération doit être conservée en lieu sûr, ailleurs que sur le poste : sans elle, une simple panne peut rendre les données inaccessibles.
Les disques de vos postes, portables et serveur sont-ils chiffrés ?
En ordre : un vol ne devient pas une fuite.
Pourquoi c'est important
Un appareil volé reste un problème matériel, pas une fuite de données de santé. Selon les circonstances, il n'y a alors rien à annoncer au PFPDT.
Pour que cela le reste
Assurez-vous que les clés de récupération sont rangées ailleurs que sur les postes eux-mêmes.
À corriger : un vol livrerait vos dossiers.
Le risque
Sans chiffrement, il suffit de retirer le disque pour tout lire. Le vol d'un portable devient une fuite de données de santé, à annoncer et à expliquer à vos patients.
Ce qu'il faut viser
Le chiffrement activé sur chaque poste, portable et serveur, avec des clés de récupération rangées en lieu sûr.
Avec nous
Nous pouvons l'activer sur vos appareils et conserver les clés de récupération de façon sécurisée.
À vérifier : c'est souvent là que se cachent les risques.
Comment le savoir
Sur un poste Windows, tapez « BitLocker » dans le menu Démarrer : l'état de chaque disque s'affiche. Sur Mac, regardez FileVault dans les réglages de confidentialité et sécurité.
Avec nous
Lors d'un premier passage, sans frais, nous vérifions ce point avec vous et vous expliquons ce que nous avons trouvé.
Le téléphone d'un patient connecté au WiFi du cabinet ne doit jamais pouvoir atteindre vos postes ni votre serveur.
En savoir plus
Le guide recommande des réseaux séparés : un pour les postes et le serveur, un pour les appareils médicaux si besoin, un pour les invités, limité à Internet.
Le mot de passe du réseau du cabinet ne s'affiche jamais en salle d'attente. Le chiffrement WPA3 est recommandé, WPA2 est le minimum.
Le WiFi proposé aux patients est-il séparé du réseau de vos postes et de votre serveur ?
En ordre : la salle d'attente reste à sa place.
Pourquoi c'est important
Un appareil infecté côté invités ne peut pas atteindre vos données. C'est l'équivalent numérique de la porte entre la salle d'attente et la salle de soins.
Pour que cela le reste
Changez le code invité de temps en temps, et gardez le matériel WiFi à jour.
À corriger : la salle d'attente a accès à votre réseau.
Le risque
Sans séparation, n'importe quel appareil connecté au WiFi peut tenter d'atteindre vos postes et votre serveur. Un téléphone infecté suffit.
Ce qu'il faut viser
Un réseau invité qui ne donne accès qu'à Internet, et un réseau du cabinet réservé à vos appareils.
Avec nous
Nous installons et configurons le réseau du cabinet, réseaux séparés compris.
À vérifier : c'est souvent là que se cachent les risques.
Comment le savoir
Si les patients reçoivent le même mot de passe WiFi que l'équipe, la réponse est non. S'il existe un réseau « invités », il reste à vérifier qu'il est vraiment isolé.
Avec nous
Lors d'un premier passage, sans frais, nous vérifions ce point avec vous et vous expliquons ce que nous avons trouvé.
Pas concerné : aucun WiFi pour les patients.
À garder en tête
Rien à séparer de ce côté. Vérifiez seulement que le mot de passe du réseau du cabinet n'est connu que de l'équipe, et que les téléphones personnels n'y sont pas connectés.
Une protection qui surveille, pas seulement un antivirus
Un antivirus bloque surtout ce qu'il connaît déjà, et personne ne voit ses alertes. Une protection dite EDR observe ce que font les programmes, stoppe une attaque en cours, même inconnue, et prévient un professionnel.
En savoir plus
Si un programme se met à chiffrer des dossiers les uns après les autres, l'EDR le bloque, isole le poste et alerte le prestataire.
Un EDR ne vaut que s'il est surveillé : quelqu'un doit recevoir les alertes et réagir vite.
Vos postes sont-ils protégés par une solution EDR dont les alertes sont suivies par votre prestataire ?
En ordre : une attaque peut être stoppée en cours.
Pourquoi c'est important
C'est le niveau de protection que nous recommandons pour des données de santé : l'attaque est repérée à son comportement, avant d'avoir tout chiffré, et quelqu'un réagit.
Pour que cela le reste
Demandez qui reçoit les alertes, et en combien de temps il réagit.
À corriger : une attaque pourrait passer inaperçue.
Le risque
Un antivirus seul, dont personne ne suit les alertes, laisse passer les attaques nouvelles ou menées à la main. Elles restent souvent invisibles jusqu'à ce que tout soit chiffré.
Ce qu'il faut viser
Une protection comportementale sur chaque poste et serveur, réglée pour vos logiciels dentaires, et surveillée par un professionnel.
Avec nous
Les postes sous notre contrat de supervision sont protégés par un EDR dont nous traitons les alertes dès leur réception, en vous tenant informé.
Le jour où tout est bloqué, la sauvegarde décide si vous rouvrez le lendemain ou dans un mois.
Point 12Essentiel
Une copie hors du cabinet
La règle 3-2-1 : trois copies de vos données, sur deux supports différents, dont une hors du cabinet. Un incendie, un dégât d'eau ou un cambriolage ne doit pas emporter toutes les copies à la fois.
En savoir plus
La copie hors du cabinet doit être chiffrée, automatique et récente, et se trouver dans un pays qui offre une protection adéquate, idéalement en Suisse.
Un disque emporté chaque soir à la maison fonctionne tant que personne n'oublie, ce qui finit toujours par arriver.
Une copie complète et récente de vos données se trouve-t-elle hors du cabinet ?
En ordre : un sinistre ne vous fera pas tout perdre.
Pourquoi c'est important
Même si le cabinet entier est touché, vos dossiers peuvent être reconstitués. C'est le cœur de la règle 3-2-1.
Pour que cela le reste
Vérifiez que cette copie est chiffrée et récente : une copie vieille de trois mois, c'est trois mois de dossiers perdus.
À corriger : tout peut disparaître en une fois.
Le risque
Si toutes les copies sont au cabinet, un incendie, un vol ou une attaque peut tout emporter : dossiers, radiographies, comptabilité.
Ce qu'il faut viser
Une copie automatique et chiffrée, envoyée chaque jour hors du cabinet, en Suisse.
Avec nous
Nos sauvegardes envoient chaque nuit une copie chiffrée hors du cabinet, conservée en Suisse sous notre garde.
Les rançongiciels cherchent les sauvegardes pour les chiffrer en premier. Un disque branché en permanence sera chiffré avec tout le reste.
En savoir plus
La parade : une copie déconnectée, ou verrouillée de façon que personne ne puisse la modifier ni la supprimer pendant un certain temps, pas même un programme qui aurait pris le contrôle du réseau. On parle de copie immuable.
C'est le complément recommandé de la règle 3-2-1 ; on écrit parfois 3-2-1-1-0 : une copie immuable en plus, et zéro erreur aux tests de restauration.
Au moins une de vos sauvegardes est-elle déconnectée, ou protégée contre la modification et l'effacement ?
En ordre : votre dernière ligne de défense tient.
Pourquoi c'est important
Même si l'attaquant prend le contrôle du réseau, il ne peut pas détruire cette copie. C'est elle qui vous permet de refuser de payer une rançon.
Pour que cela le reste
Assurez-vous que l'historique remonte assez loin : une attaque reste souvent silencieuse plusieurs jours avant de se montrer.
À corriger : vos sauvegardes seraient chiffrées avec le reste.
Le risque
Les attaquants s'en prennent d'abord aux sauvegardes. Si elles sont accessibles depuis le réseau, elles sont chiffrées ou effacées avant même que l'attaque ne se voie, et il ne reste que la rançon.
Ce qu'il faut viser
Une copie isolée ou verrouillée, que personne ne peut effacer avant un certain délai.
Avec nous
Nos sauvegardes conservent un historique d'environ deux semaines, pour pouvoir remonter avant le début d'une attaque. Nous vous expliquons quelle copie resterait intacte, et pourquoi.
À vérifier : c'est souvent là que se cachent les risques.
Comment le savoir
Demandez à votre prestataire : si un rançongiciel prenait le contrôle du serveur ce soir, quelle copie resterait intacte, et pourquoi ? La réponse doit être précise.
Avec nous
Lors d'un premier passage, sans frais, nous vérifions ce point avec vous et vous expliquons ce que nous avons trouvé.
Une sauvegarde qui n'a jamais été restaurée est une promesse, pas une garantie. La loi demande de pouvoir rétablir rapidement l'accès aux données après un incident (art. 3 OPDo).
En savoir plus
Un test consiste à restaurer quelques dossiers ou radiographies et à vérifier qu'ils s'ouvrent normalement.
Au moins une fois par an, idéalement plus souvent ; chaque test est noté avec sa date et son résultat. C'est aussi ce que l'on vous demandera après un incident.
Une restauration de vos données a-t-elle été testée, avec succès, au cours des douze derniers mois ?
En ordre : vous savez que vos sauvegardes fonctionnent.
Pourquoi c'est important
Vous savez que les fichiers sont utilisables et combien de temps prend une restauration. C'est exactement ce que la loi demande de pouvoir faire.
Pour que cela le reste
Gardez une trace écrite de chaque test : date, ce qui a été restauré, résultat.
À corriger : rien ne prouve que vos sauvegardes fonctionnent.
Le risque
Une sauvegarde corrompue ou incomplète ne se découvre souvent que le jour où l'on en a besoin. Il est alors trop tard.
Ce qu'il faut viser
Des tests réguliers et notés, qui vérifient que les données restaurées s'ouvrent vraiment.
Avec nous
Nous testons régulièrement la restauration des sauvegardes que nous gérons, et surveillons chacune d'elles.
Qui peut entrer dans vos systèmes, et avec quelle clé.
Point 15Important
Un compte par personne
Un compte partagé, comme « accueil » ou « cabinet », empêche de savoir qui a fait quoi. Chacun doit avoir son propre compte, avec seulement les accès utiles à son travail.
En savoir plus
Une assistante n'a pas besoin de la comptabilité, un comptable externe pas des radiographies : si un compte est volé, l'attaquant n'obtient que ce que ce compte permet.
Au départ d'un collaborateur, tous ses accès sont coupés le jour même : poste, messagerie, logiciel, accès à distance. Une revue de la liste des comptes chaque trimestre évite que des accès oubliés s'accumulent.
Chaque collaborateur a-t-il son propre compte, et les accès des anciens sont-ils coupés le jour de leur départ ?
En ordre : chaque action a un auteur.
Pourquoi c'est important
En cas d'incident, on sait qui a fait quoi et quand. Et un compte volé n'ouvre que ce dont son titulaire a besoin.
Pour que cela le reste
Passez la liste des comptes en revue chaque trimestre : stagiaires, remplaçants, anciens prestataires.
À corriger : impossible de savoir qui a fait quoi.
Le risque
Avec un compte partagé, un mot de passe volé ouvre tout et aucune action n'est traçable. Un ancien collaborateur qui garde ses accès est un risque réel.
Ce qu'il faut viser
Un compte nominatif par personne, des droits limités à sa fonction, et une procédure de départ qui coupe tout le jour même.
Avec nous
Nous créons les comptes, réglons les droits selon les fonctions et coupons les accès dès que vous nous annoncez un départ.
Un mot de passe court, le nom du cabinet ou une date de naissance se devine en quelques secondes. Le guide recommande au moins douze caractères, un mot de passe différent pour chaque service, rangés dans un gestionnaire de mots de passe.
En savoir plus
Un gestionnaire garde tous les identifiants chiffrés : on n'en retient plus qu'un seul. Il évite les papiers collés sous le clavier et le même mot de passe partout, cause de nombreux piratages en chaîne.
Les mots de passe du cabinet sont-ils longs, différents pour chaque service, et rangés dans un gestionnaire sécurisé ?
En ordre : un mot de passe volé n'ouvre pas tout.
Pourquoi c'est important
Chaque service a sa propre clé : une fuite chez l'un ne compromet pas les autres.
Pour que cela le reste
Le mot de passe principal du gestionnaire doit être le plus solide de tous, et protégé par la double authentification.
À corriger : vos mots de passe sont une porte facile.
Le risque
Des programmes essaient automatiquement des millions de mots de passe courants et réutilisent ceux qui ont fuité ailleurs. Un mot de passe réutilisé ouvre plusieurs portes d'un coup.
Ce qu'il faut viser
Des mots de passe longs et uniques, créés et gardés par un gestionnaire, pour chaque membre de l'équipe.
Avec nous
Nous mettons en place un gestionnaire de mots de passe pour le cabinet et y rangeons vos accès avec vous.
Après le mot de passe, un code sur le téléphone : même si le mot de passe est volé, l'attaquant reste dehors. C'est le principe de la carte bancaire et de son code.
En savoir plus
À activer en priorité sur la messagerie, l'accès à distance, les sauvegardes en ligne, le logiciel dentaire s'il le permet, et la banque.
Une messagerie piratée sert souvent à tromper vos correspondants, laboratoires et patients compris.
La double authentification est-elle activée sur la messagerie, l'accès à distance et les services en ligne du cabinet ?
En ordre : un mot de passe volé ne suffit plus.
Pourquoi c'est important
C'est l'une des mesures les plus efficaces contre le vol de comptes, pour un effort minime.
Pour que cela le reste
Gardez les codes de secours en lieu sûr, pour le jour où un téléphone est perdu ou changé.
À corriger : un seul mot de passe protège vos données.
Le risque
Un mot de passe se vole en quelques secondes par un faux e-mail. Sans second facteur, l'attaquant entre directement dans votre messagerie ou dans votre réseau.
Ce qu'il faut viser
Un second facteur sur chaque service qui le permet, en commençant par la messagerie et l'accès à distance.
Avec nous
Nous l'activons sur vos comptes et aidons chaque collaborateur à la configurer sur son téléphone.
À vérifier : c'est souvent là que se cachent les risques.
Comment le savoir
Quand vous vous connectez à votre messagerie depuis un nouvel appareil, un code vous est-il demandé ? Sinon, la double authentification n'est pas active.
Avec nous
Lors d'un premier passage, sans frais, nous vérifions ce point avec vous et vous expliquons ce que nous avons trouvé.
Un outil de prise en main à distance laissé ouvert en permanence, avec un mot de passe faible, est une porte d'entrée classique des rançongiciels.
En savoir plus
Chaque connexion doit être identifiée, protégée par la double authentification, enregistrée et limitée dans le temps. Plus l'accès est large (serveur, données de patients), plus la solution doit être sûre.
Les versions gratuites des outils de prise en main ne sont pas faites pour cela.
Les accès à distance à vos postes passent-ils uniquement par un outil professionnel, avec double authentification et trace de chaque connexion ?
En ordre : chaque connexion est contrôlée.
Pourquoi c'est important
Vous savez qui se connecte, quand et pourquoi. Un attaquant ne peut pas emprunter cette porte sans passer les mêmes contrôles.
Pour que cela le reste
Tenez la liste des personnes autorisées à se connecter, et retirez celles qui n'en ont plus besoin.
À corriger : une porte reste ouverte en permanence.
Le risque
Des robots cherchent en continu les outils d'accès à distance exposés sur Internet. Avec un mot de passe faible, l'attaquant entre comme un technicien et installe son rançongiciel.
Ce qu'il faut viser
Un seul outil professionnel, chaque connexion authentifiée, enregistrée et limitée dans le temps, et aucun outil gratuit laissé en veille.
Avec nous
Notre télémaintenance passe par un outil professionnel : chaque connexion est authentifiée et enregistrée.
À vérifier : c'est souvent là que se cachent les risques.
Comment le savoir
Voyez-vous une icône TeamViewer, AnyDesk ou similaire sur vos postes ? Demandez qui l'utilise et comment elle est protégée.
Avec nous
Lors d'un premier passage, sans frais, nous vérifions ce point avec vous et vous expliquons ce que nous avons trouvé.
Pas concerné : aucun accès à distance.
À garder en tête
Rien à protéger de ce côté. Vérifiez seulement qu'aucun outil de prise en main (TeamViewer, AnyDesk ou autre) n'est resté installé sur un poste : un outil oublié est une porte oubliée.
Les contrats, les règles et les réflexes qui font tenir le reste.
Point 19Essentiel
Un contrat avec chaque prestataire
Votre informaticien, votre hébergeur, votre fiduciaire : tout prestataire qui traite des données de vos patients pour votre compte doit être lié par un contrat de sous-traitance (art. 9 LPD).
En savoir plus
Le contrat fixe ce que le prestataire peut faire des données, comment il les protège, à qui il peut les confier et ce qu'il en advient à la fin de la collaboration.
Avant de confier vos données, vous devez aussi vous assurer que le prestataire est capable de les protéger. Confier intentionnellement des données sans respecter ces règles est punissable, sur plainte.
Avez-vous un contrat de sous-traitance signé avec chaque prestataire qui accède aux données de vos patients ?
En ordre : vos prestataires sont encadrés.
Pourquoi c'est important
Vous savez ce que chacun peut faire de vos données, et vous avez un recours en cas de problème. C'est l'une des premières pièces que l'on vous demandera après un incident.
Pour que cela le reste
Demandez à chaque prestataire la liste des services qu'il utilise pour vous, et faites mettre le contrat à jour quand elle change.
À corriger : vos données sont confiées sans cadre.
Le risque
Sans contrat, vous ne maîtrisez pas ce que deviennent les données chez le prestataire, et vous n'avez pas de recours. Devant le PFPDT et vos patients, c'est vous qui répondez.
Ce qu'il faut viser
Un contrat écrit par prestataire, qui précise les données concernées, les mesures de sécurité, les services qu'il utilise lui-même et le délai pour vous prévenir d'un incident.
Avec nous
Le modèle DS7 du kit vous donne une base. Demandez ce contrat à chacun de vos prestataires, nous compris.
À vérifier : c'est souvent là que se cachent les risques.
Comment le savoir
Cherchez dans vos documents un contrat qui mentionne l'art. 9 LPD ou la sous-traitance. Une facture ou un contrat de maintenance ordinaire ne suffit pas.
Avec nous
Lors d'un premier passage, sans frais, nous vérifions ce point avec vous et vous expliquons ce que nous avons trouvé.
Une grande partie des attaques commence par un e-mail piégé ou un appel trompeur, reçu de bonne foi. Des règles de sécurité écrites et signées, et une courte sensibilisation chaque année, sont les meilleurs remparts.
En savoir plus
Les règles écrites couvrent les postes, les mots de passe, la messagerie, les appareils personnels et la conduite en cas d'incident. Chaque collaborateur les signe à son arrivée.
La sensibilisation, de 30 à 60 minutes, a lieu au moins une fois par an et à chaque arrivée ; on en garde une trace (date, participants, sujets). Le quiz de ce site permet à chacun de tester ses réflexes.
Votre équipe a-t-elle signé des règles de sécurité écrites et suivi une sensibilisation au cours des douze derniers mois ?
En ordre : l'équipe connaît les règles.
Pourquoi c'est important
Une équipe attentive repère un faux e-mail avant le clic. Et des règles signées montrent que vous aviez fait le nécessaire, si une erreur se produit malgré tout.
Pour que cela le reste
Refaites la séance chaque année et à chaque arrivée, stagiaires et remplaçants compris.
À corriger : l'équipe est la première cible.
Le risque
Un clic sur une fausse facture, ou l'appel d'un faux technicien, suffit à ouvrir la porte. Et sans règles écrites, le titulaire ne peut pas montrer qu'il avait informé son équipe.
Ce qu'il faut viser
Un document court, signé par chacun, et une sensibilisation annuelle notée, avec des exemples concrets du quotidien.
Avec nous
Les modèles DS3 (politique de sécurité) et DS4 (attestation de formation) du kit vous donnent la base, et le quiz du site permet à chacun de s'exercer.
Les premières minutes comptent. Chacun au cabinet doit savoir quoi faire, et surtout quoi ne pas faire, si un écran affiche une demande de rançon :
Isoler : débrancher le câble réseau et couper le WiFi. Ne pas éteindre le poste.
Appeler votre informaticien ; à défaut, l'Office fédéral de la cybersécurité (OFCS).
Ne pas payer la rançon : c'est la recommandation de la Confédération.
Documenter : photographier les écrans, noter l'heure exacte, ne rien supprimer.
Évaluer : des données de patients sont-elles touchées ?
Annoncer au PFPDT si le risque pour les patients est élevé.
La marche à suivre en cas d'incident est-elle affichée au cabinet et connue de toute l'équipe ?
En ordre : le bon réflexe est à portée de main.
Pourquoi c'est important
Débrancher plutôt qu'éteindre, appeler plutôt que réparer soi-même : ces gestes limitent les dégâts et préservent les traces utiles à l'enquête et à l'assurance.
Pour que cela le reste
Vérifiez de temps en temps que les numéros de la fiche sont toujours les bons.
À corriger : l'équipe risque d'aggraver la situation.
Le risque
Sous le stress, on éteint le poste, on supprime le message suspect, on tente de réparer. Ce sont souvent ces gestes qui effacent les traces et laissent l'attaque s'étendre.
Ce qu'il faut viser
Une fiche affichée près des postes, et une procédure connue de chacun, avec les bons numéros.
Avec nous
La fiche réflexe DS2, la procédure DS5 et le formulaire DS11 du kit sont prêts à imprimer et à afficher.
Une assurance cyber prend en charge une partie des frais d'un incident : remise en état, perte d'exploitation, assistance. Elle complète la sécurité, elle ne la remplace pas.
En savoir plus
Lisez les exclusions et les conditions préalables : certains contrats ne paient pas si les mises à jour n'étaient pas faites ou si les sauvegardes manquaient.
Vérifiez aussi la franchise, le plafond de couverture, et si l'assistance est joignable à toute heure.
Avez-vous une assurance cyber, et en connaissez-vous les conditions et les exclusions ?
En ordre : vous êtes couvert, en connaissance de cause.
Pourquoi c'est important
En cas d'incident, vous savez qui appeler et ce qui est pris en charge. Et vous savez quelles mesures l'assureur attend de vous.
Pour que cela le reste
Relisez les conditions à chaque renouvellement : les exigences des assureurs évoluent.
À examiner : un incident serait entièrement à vos frais.
Le risque
Remise en état, jours de fermeture, information des patients : un incident coûte vite des milliers de francs. Ce n'est pas une obligation légale, mais un risque à peser.
Ce qu'il faut viser
Une couverture adaptée à votre cabinet, dont vous remplissez les conditions préalables.
Avec nous
Les assureurs posent des questions techniques (sauvegardes, double authentification, protection des postes) : ce bilan vous aide à y répondre, et nous vous fournissons les informations sur tout ce que nous gérons.
« Nous transmettre ce bilan » ouvre le formulaire de contact avec ce résumé : vous le relisez, le complétez et décidez de l'envoyer. Ce bilan aide à faire le point ; il ne remplace ni un audit ni un conseil juridique.