Guida nLPD & Cibersicurezza · versione interattiva
Il vostro studio è pronto per la nLPD?
La guida DentalSystems in 22 punti. Per ognuno: ciò che chiedono la legge e le buone pratiche, una domanda sul vostro studio e una risposta spiegata in base alla vostra situazione.
Circa 10 minutiRisposte salvate solo nel vostro browser
È lo studio, il suo titolare o la società che lo gestisce, a rispondere dei dati dei suoi pazienti. Non il vostro informatico, non il produttore del vostro software.
Radiografie, diagnosi, piani di trattamento: sono dati sulla salute, che la legge classifica tra i dati personali degni di particolare protezione.
La legge vi chiede di sapere dove si trovano questi dati, di proteggerli, di notificare una fuga grave e di poter dimostrare ciò che avete messo in atto.
Le multe, fino a 250'000 franchi, colpiscono le persone e le violazioni intenzionali, il più delle volte su querela. La negligenza non è punita da questa legge, ma un incidente costa caro in altri modi.
In caso di attacco: staccare, chiamare, non pagare, documentare, notificare.
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La legge e i vostri pazienti
La nLPD si applica dal 1° settembre 2023 a tutti gli studi, qualunque sia la loro dimensione. Quattro obblighi da conoscere.
Punto 1Essenziale
Sapere dove si trovano i vostri dati
Cartelle, radiografie, agenda, e-mail, backup, carta: la legge vi chiede di sapere dove si trovano i dati dei vostri pazienti e come sono protetti. È la base di tutto il resto.
Per saperne di più
Le dimenticanze più frequenti: un vecchio disco mai cancellato, una chiavetta USB in un cassetto, il portatile che la sera torna a casa, i file inviati al laboratorio, il telefono di un'assistente.
Le imprese con meno di 250 collaboratori sono in linea di principio dispensate dal tenere un registro delle attività di trattamento, salvo se trattano su vasta scala dati personali degni di particolare protezione. Tenerlo resta il modo più semplice per dimostrare che sapete dove si trovano i vostri dati.
Avete un elenco aggiornato di tutti i luoghi in cui si trovano i dati dei vostri pazienti?
In ordine: sapete dove si trovano i vostri dati.
Perché è importante
Si protegge bene solo ciò che si conosce. Il giorno di un incidente, questo elenco vi fa guadagnare tempo prezioso per capire che cosa è stato colpito e chi avvisare.
Affinché resti così
Aggiornatelo a ogni nuovo software, nuova postazione o nuovo fornitore.
Da correggere: alcuni dati possono sfuggirvi.
Il rischio
Senza inventario è impossibile dire se tutto è protetto, o rispondere rapidamente all'Incaricato federale (IFPDT) o a un paziente dopo un incidente. Spesso sono proprio i luoghi dimenticati a lasciar trapelare i dati.
L'obiettivo
Un elenco semplice di ogni software, postazione, apparecchio, backup e fornitore che tocca i dati dei vostri pazienti, con il modo in cui ognuno è protetto.
Con noi
Durante un primo sopralluogo, senza costi, facciamo con voi l'inventario del vostro parco informatico.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
Come scoprirlo
Sapreste dire in cinque minuti su quali apparecchi, e presso quali fornitori, si trovano le radiografie dei vostri pazienti? Se ci vuole più tempo, probabilmente l'elenco manca.
Con noi
Durante un primo sopralluogo, senza costi, verifichiamo questo punto con voi e vi spieghiamo che cosa abbiamo trovato.
I vostri pazienti devono sapere quali dati raccogliete, perché, per quanto tempo li conservate e a chi li trasmettete: laboratorio, assicurazioni, specialisti. È il ruolo dell'informativa sulla protezione dei dati.
Per saperne di più
La legge chiede di informare il paziente al momento della raccolta dei suoi dati (art. 19 LPD). L'informativa può figurare sul vostro sito, essere affissa in sala d'attesa o essere consegnata con il questionario anamnestico.
Omettere intenzionalmente questa informazione è punibile con la multa, su querela del paziente.
I vostri pazienti ricevono un'informazione chiara sull'uso dei loro dati?
In ordine: i vostri pazienti sono informati.
Perché è importante
Adempite l'obbligo d'informare previsto dalla legge e mostrate ai vostri pazienti che i loro dati sono presi sul serio. È uno dei primi documenti che vi verranno chiesti in caso di domande.
Affinché resti così
Rileggetela quando cambiate software, laboratorio o fornitore: l'elenco dei destinatari deve restare corretto.
Da correggere: l'obbligo d'informare non è adempiuto.
Il rischio
È un obbligo di legge da settembre 2023. Un paziente scontento può lamentarsene, e l'omissione intenzionale è punibile.
L'obiettivo
Un testo breve e comprensibile: quali dati, per farne che cosa, per quanto tempo, trasmessi a chi, e come esercitare i propri diritti.
Con noi
Il modello DS9 del kit vi dà una base da adattare. Possiamo aiutarvi a censire i destinatari reali dei vostri dati: software, backup, fornitori.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
Come scoprirlo
Rileggete il vostro questionario anamnestico e il vostro sito: un paragrafo spiega che cosa fate dei dati? Una semplice casella «accetto» non basta per informare.
Con noi
Durante un primo sopralluogo, senza costi, verifichiamo questo punto con voi e vi spieghiamo che cosa abbiamo trovato.
Ogni paziente può chiedervi quali dati avete su di lui. Dovete rispondergli gratuitamente, in modo completo, di norma entro 30 giorni.
Per saperne di più
Lo studio resta responsabile della risposta, anche se i dati si trovano presso un fornitore: non potete rinviare il paziente al vostro informatico. Verificate l'identità del richiedente prima di inviare qualsiasi cosa.
Non rispondete mai «non abbiamo trovato nulla» se dei dati esistono: a Zurigo, nel 2025, una risposta di questo tipo è costata una multa al suo autore.
Se domani un paziente chiedesse una copia di tutti i suoi dati, sapreste rispondergli in modo completo entro 30 giorni?
In ordine: siete pronti.
Perché è importante
Una risposta completa ed entro il termine evita reclami e controversie. Spesso è il primo passo di un paziente scontento.
Affinché resti così
Annotate ogni richiesta e la data della vostra risposta: è la vostra prova.
Da correggere: una richiesta vi coglierebbe impreparati.
Il rischio
I dati di un paziente sono spesso sparsi: software gestionale, imaging, e-mail, archivi cartacei. Una risposta incompleta o tardiva espone a una denuncia all'IFPDT, o perfino a un'azione in tribunale; una risposta volutamente incompleta è punibile.
L'obiettivo
Sapere chi gestisce queste richieste nello studio, dove cercare i dati (vedi il punto 1) e disporre di una lettera tipo.
Con noi
Il modello DS10 del kit vi fornisce la lettera tipo. Possiamo aiutarvi a ritrovare ed estrarre i dati nei vostri software.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
Come scoprirlo
Fate l'esercizio per un paziente immaginario: dove andreste a cercare la sua cartella, le sue radiografie, le sue e-mail? Se esitate, meglio prepararsi ora che sotto la pressione di una scadenza.
Con noi
Durante un primo sopralluogo, senza costi, verifichiamo questo punto con voi e vi spieghiamo che cosa abbiamo trovato.
Se una fuga di dati o un attacco comporta verosimilmente un rischio elevato per i vostri pazienti, dovete notificarlo quanto prima all'Incaricato federale (IFPDT). Non c'è un termine fisso come le 72 ore europee, ma bisogna agire in fretta.
Per saperne di più
La notifica si fa online, su databreach.edoeb.admin.ch: che cosa è successo, le conseguenze, le misure adottate. Non può essere usata contro di voi in un procedimento penale senza il vostro consenso.
Il vostro fornitore di servizi informatici deve segnalarvi quanto prima ogni violazione che constata. Se la protezione dei pazienti lo esige, bisogna avvisare anche loro.
Conservate una traccia scritta di ogni incidente: i fatti, le conseguenze, le misure adottate. Le violazioni vanno documentate, e la documentazione va conservata per almeno due anni dalla notifica (art. 15 cpv. 4 OPDa).
Sapete chi, nello studio, decide di notificare una fuga di dati all'IFPDT, e come farlo?
In ordine: la decisione non si perderà nell'urgenza.
Perché è importante
Il giorno di un incidente tutto va molto in fretta. Sapere chi decide e dove notificare evita di dimenticare un obbligo legale e dimostra la vostra buona fede.
Affinché resti così
Tenete l'indirizzo del portale e il numero del vostro informatico sulla scheda riflessi affissa nello studio.
Da correggere: un obbligo legale rischia di finire nel dimenticatoio.
Il rischio
Dopo un attacco la priorità è riaprire lo studio; la notifica viene spesso dimenticata. Non notificare una fuga grave vi espone molto più che notificarla.
L'obiettivo
Una persona designata che decide, criteri semplici per sapere che cosa va notificato, e i contatti utili a portata di mano.
Con noi
La scheda riflessi DS2 e la procedura DS5 del kit coprono queste tappe. In caso di incidente vi aiutiamo a stabilire i fatti necessari alla notifica.
E-mail, messaggi, carta: è da qui che la maggior parte dei dati esce dallo studio.
Punto 5Essenziale
Le e-mail che contengono dati dei pazienti
Una radiografia, una diagnosi o qualsiasi informazione che identifica un paziente non parte mai con una posta elettronica ordinaria. Serve una posta elettronica crittografata, come HIN nella rete sanitaria, o Proton.
Per saperne di più
Gmail, Hotmail o Bluewin non crittografano il contenuto end-to-end: il messaggio può essere letto sui server che attraversa, a volte fuori dalla Svizzera.
Con Proton la crittografia end-to-end è automatica tra utenti Proton; verso un altro indirizzo si invia un'e-mail protetta da una password, comunicata con un altro mezzo. L'oggetto del messaggio non è mai crittografato: non deve mai contenere il nome di un paziente.
I dati dei pazienti che inviate per e-mail partono sempre con una posta elettronica crittografata?
In ordine: i vostri invii sono protetti.
Perché è importante
Una radiografia intercettata o inviata all'indirizzo sbagliato resta illeggibile. Rispettate sia il segreto professionale sia l'obbligo di sicurezza previsto dalla legge.
Affinché resti così
Attenzione all'oggetto del messaggio, che non è crittografato, e agli invii da un telefono, che a volte passano da un'altra applicazione.
Da correggere: dati sulla salute viaggiano in chiaro.
Il rischio
Un'e-mail ordinaria può essere letta lungo il percorso o conservata su server fuori dalla Svizzera. Per dati sulla salute, ciò è contrario all'obbligo di sicurezza e al segreto professionale.
L'obiettivo
Una posta elettronica crittografata per tutto lo studio, usata d'istinto non appena un messaggio contiene un dato di un paziente.
Con noi
Siamo partner di Proton: installiamo la posta elettronica, trasferiamo le vostre vecchie e-mail e vi mostriamo come inviare un messaggio protetto.
Inviare a un collega via WhatsApp la foto di una radiografia si fa in un attimo. Ma è un dato sulla salute che esce dallo studio, su un apparecchio personale.
Per saperne di più
WhatsApp crittografa i messaggi, ma le foto restano nella galleria del telefono, spesso vengono salvate in un cloud personale, e il telefono può essere perso, rubato o prestato.
Il segreto professionale riguarda il medico dentista e i suoi ausiliari: chi rivela intenzionalmente dati dei pazienti ne risponde penalmente in prima persona (art. 321 CP, art. 62 LPD). Il titolare, da parte sua, deve poter dimostrare di aver stabilito regole chiare.
È chiaro a tutto il team che nessun dato dei pazienti passa da WhatsApp, dagli SMS o da un telefono personale?
In ordine: la regola è conosciuta.
Perché è importante
È una delle fughe di dati più frequenti, e una delle più semplici da evitare. Una regola chiara protegge anche il vostro team.
Affinché resti così
Ricordatela a ogni nuovo arrivo, compresi stagisti e sostituti.
Da correggere: forse alcune radiografie dormono su telefoni personali.
Il rischio
Una foto inviata resta nella galleria, nei backup del telefono e presso il destinatario. Se il telefono viene perso, è una fuga di dati. E senza una regola scritta, il titolare non può dimostrare di aver agito.
L'obiettivo
Una regola scritta e firmata e, soprattutto, un mezzo semplice e sicuro per inviare queste immagini, così che nessuno abbia bisogno di WhatsApp.
Con noi
Predisponiamo il mezzo d'invio protetto; il modello di politica di sicurezza DS3 del kit vi fornisce la regola scritta.
Non tutte le fughe di dati sono digitali. Una cartella dimenticata sul bancone o una radiografia gettata nella spazzatura sono anch'esse una violazione del segreto.
Per saperne di più
La guida raccomanda il distruggidocumenti per ogni documento contenente dati dei pazienti, nessuna cartella visibile dalla reception e schermi orientati altrove o muniti di un filtro privacy quando sono visibili dalla sala d'attesa.
I documenti contenenti dati dei pazienti vengono distrutti con il distruggidocumenti e non sono mai visibili dalla reception?
In ordine: la carta non lascia trapelare nulla.
Perché è importante
Chiudete una porta che molti dimenticano. Visitatori e personale delle pulizie non hanno accesso a nulla.
Affinché resti così
Pensate anche alla stampante: un documento dimenticato nel vassoio è un documento visibile.
Da correggere: la carta è una fuga discreta.
Il rischio
Un cestino frugato, una cartella letta da un paziente al bancone: è una violazione del segreto, al pari di un'e-mail inviata all'indirizzo sbagliato.
L'obiettivo
Un distruggidocumenti a portata di mano, una scrivania in ordine a fine giornata, schermi fuori dalla vista dei pazienti.
Con noi
Per i supporti digitali (vecchi dischi, chiavette, postazioni sostituite) garantiamo una cancellazione certificata.
Basta un solo apparecchio vulnerabile per esporre tutto lo studio.
Punto 8Essenziale
Apparecchi che ricevono ancora correttivi
La legge chiede che il livello di sicurezza dei sistemi operativi e delle applicazioni sia sempre aggiornato (art. 3 OPDa). Windows 10 non riceve più correttivi dal 14 ottobre 2025, salvo abbonamento a pagamento agli aggiornamenti estesi. Ogni apparecchio che non ne riceve più è una porta aperta, e ne basta una.
Per saperne di più
Le falle note sono censite pubblicamente, e strumenti automatici le sfruttano. Da una postazione vulnerabile un aggressore si sposta verso il server, i backup e il software gestionale, spesso di notte o nel fine settimana.
Avere Windows 11 non basta: ogni versione ha la sua data di fine. Windows 11 24H2, in edizione Pro, non riceve più correttivi dal 13 ottobre 2026.
Gli aggiornamenti automatici e un riavvio ogni settimana risolvono l'essenziale. Pensate anche agli apparecchi dimenticati: vecchio server, stampante, router Wi-Fi. Un apparecchio medico che non può più essere aggiornato va isolato dal resto della rete. Raccomandiamo di rinnovare le postazioni al più tardi ogni cinque anni.
Tutte le vostre postazioni e i vostri server ricevono ancora correttivi di sicurezza, e li installano automaticamente?
In ordine: il vostro parco è aggiornato.
Perché è importante
I correttivi chiudono le falle prima che vengano sfruttate: è la misura che evita il maggior numero di attacchi comuni.
Affinché resti così
Verificate anche i software dentali e di imaging: la loro versione deve restare supportata dal produttore.
Da correggere: un apparecchio vulnerabile mette in pericolo tutto lo studio.
Il rischio
Una postazione senza correttivi accumula falle note a tutti. Un aggressore che vi entra può raggiungere il server e i backup in poche ore.
L'obiettivo
Solo sistemi ancora supportati, aggiornati automaticamente e sorvegliati, con un piano di sostituzione per i più vecchi.
Con noi
Sorvegliamo le vostre postazioni a distanza, applichiamo gli aggiornamenti e pianifichiamo la sostituzione dell'hardware a fine vita.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
Come scoprirlo
Su ogni postazione, il nome del sistema figura nelle impostazioni, alla voce Sistema. Una postazione con Windows 7, 8 o 10 senza abbonamento agli aggiornamenti estesi non riceve più correttivi.
Con noi
Durante un primo sopralluogo, senza costi, verifichiamo questo punto con voi e vi spieghiamo che cosa abbiamo trovato.
Un portatile rubato da un'auto, un server portato via durante un furto con scasso: senza crittografia, tutti i dati sono leggibili da chiunque.
Per saperne di più
La crittografia è integrata gratuitamente in Windows Pro (BitLocker) e in macOS (FileVault). Rende il disco illeggibile senza la sua chiave.
La chiave di ripristino va conservata in un luogo sicuro, non sulla postazione stessa: senza di essa, un semplice guasto può rendere i dati inaccessibili.
I dischi delle vostre postazioni, dei portatili e del server sono crittografati?
In ordine: un furto non diventa una fuga di dati.
Perché è importante
Un apparecchio rubato resta un problema materiale, non una fuga di dati sulla salute. A seconda delle circostanze, non c'è quindi nulla da notificare all'IFPDT.
Affinché resti così
Assicuratevi che le chiavi di ripristino siano conservate altrove, non sulle postazioni stesse.
Da correggere: un furto consegnerebbe le vostre cartelle.
Il rischio
Senza crittografia basta estrarre il disco per leggere tutto. Il furto di un portatile diventa una fuga di dati sulla salute, da notificare e da spiegare ai vostri pazienti.
L'obiettivo
La crittografia attivata su ogni postazione, portatile e server, con chiavi di ripristino conservate in un luogo sicuro.
Con noi
Possiamo attivarla sui vostri apparecchi e conservare le chiavi di ripristino in modo sicuro.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
Come scoprirlo
Su una postazione Windows digitate «BitLocker» nel menu Start: viene mostrato lo stato di ogni disco. Su Mac, cercate FileVault nelle impostazioni Privacy e sicurezza.
Con noi
Durante un primo sopralluogo, senza costi, verifichiamo questo punto con voi e vi spieghiamo che cosa abbiamo trovato.
Il telefono di un paziente collegato al Wi-Fi dello studio non deve mai poter raggiungere le vostre postazioni né il vostro server.
Per saperne di più
La guida raccomanda reti separate: una per le postazioni e il server, una per gli apparecchi medici se necessario, una per gli ospiti, limitata a Internet.
La password della rete dello studio non viene mai mostrata in sala d'attesa. È raccomandata la crittografia WPA3; WPA2 è il minimo.
Il Wi-Fi offerto ai pazienti è separato dalla rete delle vostre postazioni e del vostro server?
In ordine: la sala d'attesa resta al suo posto.
Perché è importante
Un apparecchio infetto sul lato ospiti non può raggiungere i vostri dati. È l'equivalente digitale della porta tra la sala d'attesa e la sala di cura.
Affinché resti così
Cambiate di tanto in tanto il codice ospiti e mantenete aggiornato l'hardware Wi-Fi.
Da correggere: la sala d'attesa ha accesso alla vostra rete.
Il rischio
Senza separazione, qualsiasi apparecchio collegato al Wi-Fi può tentare di raggiungere le vostre postazioni e il vostro server. Basta un telefono infetto.
L'obiettivo
Una rete ospiti che dà accesso solo a Internet, e una rete dello studio riservata ai vostri apparecchi.
Con noi
Installiamo e configuriamo la rete dello studio, reti separate comprese.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
Come scoprirlo
Se i pazienti ricevono la stessa password Wi-Fi del team, la risposta è no. Se esiste una rete «ospiti», resta da verificare che sia davvero isolata.
Con noi
Durante un primo sopralluogo, senza costi, verifichiamo questo punto con voi e vi spieghiamo che cosa abbiamo trovato.
Non pertinente: nessun Wi-Fi per i pazienti.
Da tenere a mente
Niente da separare su questo fronte. Verificate solo che la password della rete dello studio sia nota soltanto al team, e che i telefoni personali non vi siano collegati.
Una protezione che sorveglia, non solo un antivirus
Un antivirus blocca soprattutto ciò che conosce già, e nessuno vede i suoi avvisi. Una protezione detta EDR osserva che cosa fanno i programmi, ferma un attacco in corso, anche sconosciuto, e avvisa un professionista.
Per saperne di più
Se un programma si mette a crittografare le cartelle una dopo l'altra, l'EDR lo blocca, isola la postazione e allerta il fornitore.
Un EDR vale solo se è sorvegliato: qualcuno deve ricevere gli avvisi e reagire in fretta.
Le vostre postazioni sono protette da una soluzione EDR i cui avvisi sono seguiti dal vostro fornitore?
In ordine: un attacco può essere fermato mentre è in corso.
Perché è importante
È il livello di protezione che raccomandiamo per dati sulla salute: l'attacco viene individuato dal suo comportamento, prima di aver crittografato tutto, e qualcuno reagisce.
Affinché resti così
Chiedete chi riceve gli avvisi, e in quanto tempo reagisce.
Da correggere: un attacco potrebbe passare inosservato.
Il rischio
Un antivirus da solo, di cui nessuno segue gli avvisi, lascia passare gli attacchi nuovi o condotti manualmente. Spesso restano invisibili finché tutto è crittografato.
L'obiettivo
Una protezione comportamentale su ogni postazione e server, regolata per i vostri software dentali e sorvegliata da un professionista.
Con noi
Le postazioni coperte dal nostro contratto di supervisione sono protette da un EDR i cui avvisi gestiamo appena li riceviamo, tenendovi informati.
Il giorno in cui tutto è bloccato, il backup decide se riaprite il giorno dopo o tra un mese.
Punto 12Essenziale
Una copia fuori dallo studio
La regola 3-2-1: tre copie dei vostri dati, su due supporti diversi, di cui una fuori dallo studio. Un incendio, un allagamento o un furto con scasso non deve portare via tutte le copie in una volta.
Per saperne di più
La copia fuori dallo studio deve essere crittografata, automatica e recente, e trovarsi in un Paese che offre una protezione adeguata, idealmente in Svizzera.
Un disco portato a casa ogni sera funziona finché nessuno se ne dimentica, cosa che prima o poi succede sempre.
Una copia completa e recente dei vostri dati si trova fuori dallo studio?
In ordine: un sinistro non vi farà perdere tutto.
Perché è importante
Anche se tutto lo studio è colpito, le vostre cartelle possono essere ricostituite. È il cuore della regola 3-2-1.
Affinché resti così
Verificate che questa copia sia crittografata e recente: una copia vecchia di tre mesi significa tre mesi di cartelle perse.
Da correggere: tutto può sparire in una volta.
Il rischio
Se tutte le copie sono nello studio, un incendio, un furto o un attacco può portare via tutto: cartelle, radiografie, contabilità.
L'obiettivo
Una copia automatica e crittografata, inviata ogni giorno fuori dallo studio, in Svizzera.
Con noi
I nostri backup inviano ogni notte una copia crittografata fuori dallo studio, conservata in Svizzera sotto la nostra custodia.
I ransomware cercano i backup per crittografarli per primi. Un disco collegato in permanenza verrà crittografato con tutto il resto.
Per saperne di più
La contromisura: una copia scollegata, o bloccata in modo che nessuno possa modificarla né eliminarla per un certo tempo, nemmeno un programma che avesse preso il controllo della rete. Si parla di copia immutabile.
È il complemento raccomandato della regola 3-2-1; a volte si scrive 3-2-1-1-0: una copia immutabile in più, e zero errori nei test di ripristino.
Almeno uno dei vostri backup è scollegato, o protetto contro la modifica e la cancellazione?
In ordine: la vostra ultima linea di difesa regge.
Perché è importante
Anche se l'aggressore prende il controllo della rete, non può distruggere questa copia. È questa copia che vi permette di rifiutarvi di pagare un riscatto.
Affinché resti così
Assicuratevi che lo storico risalga abbastanza indietro: un attacco resta spesso silenzioso per diversi giorni prima di manifestarsi.
Da correggere: i vostri backup verrebbero crittografati con il resto.
Il rischio
Gli aggressori se la prendono prima di tutto con i backup. Se sono accessibili dalla rete, vengono crittografati o cancellati prima ancora che l'attacco si veda, e non resta che il riscatto.
L'obiettivo
Una copia isolata o bloccata, che nessuno può cancellare prima di un certo termine.
Con noi
I nostri backup conservano uno storico di circa due settimane, per poter risalire a prima dell'inizio di un attacco. Vi spieghiamo quale copia resterebbe intatta, e perché.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
Come scoprirlo
Chiedete al vostro fornitore: se stasera un ransomware prendesse il controllo del server, quale copia resterebbe intatta, e perché? La risposta deve essere precisa.
Con noi
Durante un primo sopralluogo, senza costi, verifichiamo questo punto con voi e vi spieghiamo che cosa abbiamo trovato.
Un backup che non è mai stato ripristinato è una promessa, non una garanzia. La legge chiede di poter ripristinare rapidamente l'accesso ai dati dopo un incidente (art. 3 OPDa).
Per saperne di più
Un test consiste nel ripristinare alcune cartelle o radiografie e nel verificare che si aprano normalmente.
Almeno una volta all'anno, idealmente più spesso; ogni test viene annotato con la data e il risultato. È anche ciò che vi verrà chiesto dopo un incidente.
Negli ultimi dodici mesi è stato testato con successo un ripristino dei vostri dati?
In ordine: sapete che i vostri backup funzionano.
Perché è importante
Sapete che i file sono utilizzabili e quanto tempo richiede un ripristino. È esattamente ciò che la legge chiede di poter fare.
Affinché resti così
Conservate una traccia scritta di ogni test: data, che cosa è stato ripristinato, risultato.
Da correggere: nulla prova che i vostri backup funzionino.
Il rischio
Un backup corrotto o incompleto spesso si scopre solo il giorno in cui serve. Allora è troppo tardi.
L'obiettivo
Test regolari e annotati, che verificano che i dati ripristinati si aprano davvero.
Con noi
Testiamo regolarmente il ripristino dei backup che gestiamo, e sorvegliamo ognuno di essi.
Chi può entrare nei vostri sistemi, e con quale chiave.
Punto 15Importante
Un account per persona
Un account condiviso, come «reception» o «studio», impedisce di sapere chi ha fatto che cosa. Ognuno deve avere il proprio account, con i soli accessi utili al suo lavoro.
Per saperne di più
Un'assistente non ha bisogno della contabilità, un contabile esterno non ha bisogno delle radiografie: se un account viene rubato, l'aggressore ottiene solo ciò che quell'account permette.
Quando un collaboratore se ne va, tutti i suoi accessi vengono disattivati il giorno stesso: postazione, posta elettronica, software, accesso remoto. Una revisione dell'elenco degli account ogni trimestre evita che si accumulino accessi dimenticati.
Ogni collaboratore ha il proprio account, e gli accessi degli ex collaboratori vengono disattivati il giorno della loro partenza?
In ordine: ogni azione ha un autore.
Perché è importante
In caso di incidente si sa chi ha fatto che cosa e quando. E un account rubato apre solo ciò di cui il suo titolare ha bisogno.
Affinché resti così
Passate in rassegna l'elenco degli account ogni trimestre: stagisti, sostituti, ex fornitori.
Da correggere: impossibile sapere chi ha fatto che cosa.
Il rischio
Con un account condiviso, una password rubata apre tutto e nessuna azione è tracciabile. Un ex collaboratore che conserva i suoi accessi è un rischio reale.
L'obiettivo
Un account nominativo per persona, diritti limitati alla sua funzione e una procedura di partenza che disattiva tutto il giorno stesso.
Con noi
Creiamo gli account, regoliamo i diritti in base alle funzioni e disattiviamo gli accessi appena ci comunicate una partenza.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
Come scoprirlo
Che nome ha l'account della postazione della reception? Se è il nome di una postazione o di una funzione, e non quello di una persona, è un account condiviso.
Con noi
Durante un primo sopralluogo, senza costi, verifichiamo questo punto con voi e vi spieghiamo che cosa abbiamo trovato.
Una password corta, il nome dello studio o una data di nascita si indovinano in pochi secondi. La guida raccomanda almeno dodici caratteri e una password diversa per ogni servizio, custodite in un gestore di password.
Per saperne di più
Un gestore conserva tutte le credenziali crittografate: basta ricordarne una sola. Evita i foglietti incollati sotto la tastiera e la stessa password ovunque, causa di numerosi attacchi a catena.
Le password dello studio sono lunghe, diverse per ogni servizio e custodite in un gestore sicuro?
In ordine: una password rubata non apre tutto.
Perché è importante
Ogni servizio ha la sua chiave: una fuga di dati presso uno non compromette gli altri.
Affinché resti così
La password principale del gestore deve essere la più solida di tutte, e protetta dall'autenticazione a due fattori.
Da correggere: le vostre password sono una porta facile.
Il rischio
Alcuni programmi provano automaticamente milioni di password comuni e riutilizzano quelle trapelate altrove. Una password riutilizzata apre diverse porte in un colpo solo.
L'obiettivo
Password lunghe e uniche, create e custodite da un gestore, per ogni membro del team.
Con noi
Predisponiamo un gestore di password per lo studio e, insieme a voi, vi inseriamo i vostri accessi.
Dopo la password, un codice sul telefono: anche se la password viene rubata, l'aggressore resta fuori. È il principio della carta bancaria e del suo codice.
Per saperne di più
Da attivare prioritariamente sulla posta elettronica, sull'accesso remoto, sui backup online, sul software dentale se lo consente, e per la banca.
Una casella di posta violata serve spesso a ingannare i vostri corrispondenti, laboratori e pazienti compresi.
L'autenticazione a due fattori è attivata sulla posta elettronica, sull'accesso remoto e sui servizi online dello studio?
In ordine: una password rubata non basta più.
Perché è importante
È una delle misure più efficaci contro il furto di account, con uno sforzo minimo.
Affinché resti così
Conservate i codici di emergenza in un luogo sicuro, per il giorno in cui un telefono viene perso o cambiato.
Da correggere: una sola password protegge i vostri dati.
Il rischio
Una password si ruba in pochi secondi con una falsa e-mail. Senza un secondo fattore, l'aggressore entra direttamente nella vostra posta elettronica o nella vostra rete.
L'obiettivo
Un secondo fattore su ogni servizio che lo consente, cominciando dalla posta elettronica e dall'accesso remoto.
Con noi
La attiviamo sui vostri account e aiutiamo ogni collaboratore a configurarla sul suo telefono.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
Come scoprirlo
Quando vi collegate alla vostra posta elettronica da un nuovo apparecchio, vi viene chiesto un codice? Altrimenti l'autenticazione a due fattori non è attiva.
Con noi
Durante un primo sopralluogo, senza costi, verifichiamo questo punto con voi e vi spieghiamo che cosa abbiamo trovato.
Uno strumento di controllo remoto lasciato sempre aperto, con una password debole, è una classica porta d'ingresso dei ransomware.
Per saperne di più
Ogni connessione deve essere identificata, protetta dall'autenticazione a due fattori, registrata e limitata nel tempo. Più l'accesso è ampio (server, dati dei pazienti), più la soluzione deve essere sicura.
Le versioni gratuite degli strumenti di controllo remoto non sono fatte per questo.
Gli accessi remoti alle vostre postazioni passano unicamente da uno strumento professionale, con autenticazione a due fattori e traccia di ogni connessione?
In ordine: ogni connessione è controllata.
Perché è importante
Sapete chi si collega, quando e perché. Un aggressore non può passare da questa porta senza superare gli stessi controlli.
Affinché resti così
Tenete l'elenco delle persone autorizzate a collegarsi, e togliete quelle che non ne hanno più bisogno.
Da correggere: una porta resta sempre aperta.
Il rischio
Alcuni robot cercano di continuo gli strumenti di accesso remoto esposti su Internet. Con una password debole, l'aggressore entra come un tecnico e installa il suo ransomware.
L'obiettivo
Un solo strumento professionale, ogni connessione autenticata, registrata e limitata nel tempo, e nessuno strumento gratuito lasciato in attesa.
Con noi
La nostra teleassistenza passa da uno strumento professionale: ogni connessione è autenticata e registrata.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
Come scoprirlo
Vedete un'icona di TeamViewer, AnyDesk o simili sulle vostre postazioni? Chiedete chi la usa e come è protetta.
Con noi
Durante un primo sopralluogo, senza costi, verifichiamo questo punto con voi e vi spieghiamo che cosa abbiamo trovato.
Non pertinente: nessun accesso remoto.
Da tenere a mente
Niente da proteggere su questo fronte. Verificate solo che nessuno strumento di controllo remoto (TeamViewer, AnyDesk o altro) sia rimasto installato su una postazione: uno strumento dimenticato è una porta dimenticata.
I contratti, le regole e i riflessi che tengono in piedi tutto il resto.
Punto 19Essenziale
Un contratto con ogni fornitore
Il vostro informatico, il vostro fornitore di hosting, la vostra fiduciaria: ogni fornitore che tratta dati dei vostri pazienti per conto vostro deve essere vincolato da un contratto con il responsabile del trattamento (art. 9 LPD).
Per saperne di più
Il contratto stabilisce che cosa il fornitore può fare dei dati, come li protegge, a chi può affidarli e che cosa ne avviene alla fine della collaborazione.
Prima di affidare i vostri dati dovete anche accertarvi che il fornitore sia in grado di proteggerli. Affidare intenzionalmente dati senza rispettare queste regole è punibile, su querela.
Per ogni fornitore che accede ai dati dei vostri pazienti, avete firmato un contratto con il responsabile del trattamento?
In ordine: i vostri fornitori sono vincolati da regole chiare.
Perché è importante
Sapete che cosa ognuno può fare dei vostri dati, e potete rivalervi in caso di problemi. È uno dei primi documenti che vi verranno chiesti dopo un incidente.
Affinché resti così
Chiedete a ogni fornitore l'elenco dei servizi che utilizza per voi, e fate aggiornare il contratto quando cambia.
Da correggere: i vostri dati sono affidati senza un quadro contrattuale.
Il rischio
Senza contratto non controllate che cosa succede ai dati presso il fornitore, e rivalervi è molto più difficile. Davanti all'IFPDT e ai vostri pazienti, ne rispondete voi.
L'obiettivo
Un contratto scritto per ogni fornitore, che precisi i dati interessati, le misure di sicurezza, i servizi che il fornitore stesso utilizza e il termine entro cui deve avvisarvi di un incidente.
Con noi
Il modello DS7 del kit vi dà una base. Chiedete questo contratto a ciascuno dei vostri fornitori, noi compresi.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
Come scoprirlo
Cercate tra i vostri documenti un contratto che menzioni l'art. 9 LPD o il responsabile del trattamento. Una fattura o un normale contratto di manutenzione non bastano.
Con noi
Durante un primo sopralluogo, senza costi, verifichiamo questo punto con voi e vi spieghiamo che cosa abbiamo trovato.
Gran parte degli attacchi comincia con un'e-mail trappola o una telefonata ingannevole, ricevuta in buona fede. Regole di sicurezza scritte e firmate, e una breve sensibilizzazione ogni anno, sono i migliori baluardi.
Per saperne di più
Le regole scritte coprono le postazioni, le password, la posta elettronica, gli apparecchi personali e il comportamento in caso di incidente. Ogni collaboratore le firma al suo arrivo.
La sensibilizzazione, da 30 a 60 minuti, si svolge almeno una volta all'anno e a ogni nuovo arrivo; se ne conserva una traccia (data, partecipanti, argomenti). Il quiz di questo sito permette a ognuno di mettere alla prova i propri riflessi.
Il vostro team ha firmato regole di sicurezza scritte e seguito una sensibilizzazione negli ultimi dodici mesi?
In ordine: il team conosce le regole.
Perché è importante
Un team attento riconosce una falsa e-mail prima del clic. E regole firmate dimostrano che avevate fatto il necessario, se nonostante tutto si verifica un errore.
Affinché resti così
Ripetete la sessione ogni anno e a ogni nuovo arrivo, compresi stagisti e sostituti.
Da correggere: il team è il primo bersaglio.
Il rischio
Un clic su una falsa fattura, o la telefonata di un falso tecnico, basta ad aprire la porta. E senza regole scritte, il titolare non può dimostrare di aver informato il suo team.
L'obiettivo
Un documento breve, firmato da ognuno, e una sensibilizzazione annuale annotata, con esempi concreti della vita quotidiana.
Con noi
I modelli DS3 (politica di sicurezza) e DS4 (attestato di formazione) del kit vi danno la base, e il quiz del sito permette a ognuno di esercitarsi.
I primi minuti contano. Tutti nello studio devono sapere che cosa fare, e soprattutto che cosa non fare, se uno schermo mostra una richiesta di riscatto:
Isolare: staccare il cavo di rete e disattivare il Wi-Fi. Non spegnere la postazione.
Chiamare il vostro informatico; in mancanza, l'Ufficio federale della cibersicurezza (UFCS).
Non pagare il riscatto: è la raccomandazione della Confederazione.
Documentare: fotografare gli schermi, annotare l'ora esatta, non cancellare nulla.
Valutare: sono coinvolti dati dei pazienti?
Notificare all'IFPDT se il rischio per i pazienti è elevato.
La procedura da seguire in caso di incidente è affissa nello studio e conosciuta da tutto il team?
In ordine: il riflesso giusto è a portata di mano.
Perché è importante
Staccare invece di spegnere, chiamare invece di riparare da sé: questi gesti limitano i danni e preservano le tracce utili all'indagine e all'assicurazione.
Affinché resti così
Verificate di tanto in tanto che i numeri sulla scheda siano sempre quelli giusti.
Da correggere: il team rischia di aggravare la situazione.
Il rischio
Sotto stress si spegne la postazione, si cancella il messaggio sospetto, si tenta di riparare. Spesso sono proprio questi gesti a cancellare le tracce e a lasciare che l'attacco si estenda.
L'obiettivo
Una scheda affissa vicino alle postazioni e una procedura conosciuta da ognuno, con i numeri giusti.
Con noi
La scheda riflessi DS2, la procedura DS5 e il modulo DS11 del kit sono pronti da stampare e da affiggere.
Un'assicurazione cyber si fa carico di una parte dei costi di un incidente: ripristino, perdita d'esercizio, assistenza. Completa la sicurezza, non la sostituisce.
Per saperne di più
Leggete le esclusioni e le condizioni preliminari: alcuni contratti non pagano se gli aggiornamenti non erano stati fatti o se mancavano i backup.
Verificate anche la franchigia, il massimale di copertura e se l'assistenza è raggiungibile a qualsiasi ora.
Avete un'assicurazione cyber, e ne conoscete le condizioni e le esclusioni?
In ordine: siete coperti, con cognizione di causa.
Perché è importante
In caso di incidente sapete chi chiamare e che cosa è coperto. E sapete quali misure l'assicuratore si aspetta da voi.
Affinché resti così
Rileggete le condizioni a ogni rinnovo: i requisiti degli assicuratori cambiano.
Da esaminare: un incidente sarebbe interamente a vostro carico.
Il rischio
Ripristino, giorni di chiusura, informazione dei pazienti: un incidente costa facilmente migliaia di franchi. Non è un obbligo legale, ma un rischio da valutare.
L'obiettivo
Una copertura adatta al vostro studio, di cui adempite le condizioni preliminari.
Con noi
Gli assicuratori pongono domande tecniche (backup, autenticazione a due fattori, protezione delle postazioni): questo check vi aiuta a rispondere, e vi forniamo le informazioni su tutto ciò che gestiamo.
«Inviateci questo check» apre il modulo di contatto con questo riepilogo: lo rileggete, lo completate e decidete se inviarlo. Questo check aiuta a fare il punto; non sostituisce né un audit né una consulenza legale.