Un'archiviazione online vi permette di ritrovare i vostri file su ogni postazione dello studio, e anche fuori. Per i dati sulla salute deve riunire tre condizioni: una crittografia che nemmeno il fornitore può rimuovere, un accesso riservato alle persone giuste e un contratto chiaro. Ecco cosa dice la legge, e ciò che mettiamo in atto.
In vigore dal 1° settembre 2023. I dati sulla salute vi figurano come dati personali degni di particolare protezione: lo studio deve proteggerli con misure adeguate al rischio, che siano conservati nello studio oppure online.
Fissa requisiti minimi: ognuno accede solo ai dati utili al proprio lavoro, i dati sono leggibili solo dalle persone autorizzate, anche durante il loro trasferimento, e possono essere ripristinati rapidamente dopo un incidente.
Vincola il medico dentista e i suoi ausiliari (art. 321 del Codice penale). Affidare cartelle dei pazienti a un servizio online è ammesso solo se questo segreto è preservato: una crittografia che il fornitore non può rimuovere ne è la migliore garanzia.
Il fornitore tratta i vostri dati per conto vostro: un contratto deve stabilire che cosa può farne, dove li conserva, a chi li affida e come li recuperate alla fine del contratto (art. 9 LPD). Lo studio resta responsabile.
Nessuna legge obbliga uno studio ad archiviare i suoi dati in Svizzera: va bene un Paese di cui la Svizzera riconosce la protezione dei dati, come quelli dell'Unione europea. Gli Stati Uniti sono riconosciuti solo per le imprese certificate, e un fornitore americano può essere costretto a consegnare i file che è in grado di leggere.
La norma ISO 27001 è un buon criterio di scelta, ma resta volontaria: nessuna legge svizzera la impone. In Svizzera non esiste nemmeno un registro obbligatorio dei fornitori di hosting di dati sanitari.
CONSERVAZIONE
Queste durate provengono dalle leggi cantonali sulla sanità, non dalla nLPD. Dal 2020 un'azione per lesioni corporali si prescrive al massimo in 20 anni: raccomandiamo quindi di conservare le cartelle dei pazienti per 20 anni.
| Cantone | Durata minima | Durata massima |
|---|---|---|
| Vaud | Almeno 10 anni dall'ultima visita | Nessun massimo stabilito |
| Ginevra | Almeno 10 anni dall'ultima visita | Distruzione al più tardi dopo 20 anni, salvo interesse preponderante |
| Friburgo | Almeno 10 anni | Distruzione al più tardi dopo 20 anni, salvo interesse rilevante |
| Vallese | Almeno 20 anni | Nessun massimo stabilito |
Per Neuchâtel e il Giura, informatevi presso il servizio della sanità pubblica del vostro Cantone. Il paziente può chiedere l'accesso ai suoi dati, la loro rettifica o la loro consegna in un formato corrente (art. 25, 28 e 32 LPD); la loro cancellazione resta limitata da queste durate di conservazione.
Il servizio che installiamo risponde a questi requisiti. Vi abbonate direttamente: il contratto e i dati restano a vostro nome.
I vostri file, e persino i loro nomi, sono crittografati sulla vostra postazione prima di essere inviati: il fornitore non può leggerli. I server si trovano in Svizzera o in Paesi di cui la Svizzera riconosce la protezione dei dati.
Le versioni precedenti di ogni file sono conservate per una durata regolabile: un documento sovrascritto o eliminato per errore si può recuperare. Non si tratta dell'archiviazione legale, che riguarda la cartella del paziente stessa.
Un link protetto da una password, con una data di scadenza, per trasmettere un documento a un collega o a un laboratorio. Trasmettere la cartella di un paziente presuppone tuttavia il suo consenso o una base legale.
I file scelti restano disponibili sul computer, anche senza connessione. Queste copie locali devono essere protette: il disco del computer deve essere crittografato.
Computer, tablet e telefoni dello studio: ogni account è protetto dall'autenticazione a due fattori, che attiviamo con voi. Evitate i dispositivi personali che lo studio non gestisce.
Ogni collaboratore ha il suo account, e ogni cartella condivisa i suoi diritti: lettura o modifica. Solo le persone che ne hanno bisogno accedono ai dati (art. 3 OPDa).
L'archiviazione online non è un backup Una sincronizzazione ricopia anche un file cancellato, o crittografato da un ransomware. Le versioni limitano i danni, ma i vostri dati hanno bisogno, in più, di veri backup con una copia fuori dallo studio. E con una crittografia end-to-end, una password persa senza mezzi di recupero fa perdere l'accesso ai file: conservate questi mezzi di recupero in un luogo sicuro.
AUTODIAGNOSI
Cinque punti tratti dalla nostra guida, ognuno spiegato in base alla vostra risposta. Le vostre risposte restano nel vostro browser e si ritrovano nel check completo.
L'autodiagnosi richiede JavaScript. Le spiegazioni di ogni punto restano leggibili qui sotto.
La regola 3-2-1: tre copie dei vostri dati, su due supporti diversi, di cui una fuori dallo studio. Un incendio, un allagamento o un furto con scasso non deve portare via tutte le copie in una volta.
La copia fuori dallo studio deve essere crittografata, automatica e recente, e trovarsi in un Paese che offre una protezione adeguata, idealmente in Svizzera.
Un disco portato a casa ogni sera funziona finché nessuno se ne dimentica, cosa che prima o poi succede sempre.
Una copia completa e recente dei vostri dati si trova fuori dallo studio?
In ordine: un sinistro non vi farà perdere tutto.
Da correggere: tutto può sparire in una volta.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
I ransomware cercano i backup per crittografarli per primi. Un disco collegato in permanenza verrà crittografato con tutto il resto.
La contromisura: una copia scollegata, o bloccata in modo che nessuno possa modificarla né eliminarla per un certo tempo, nemmeno un programma che avesse preso il controllo della rete. Si parla di copia immutabile.
È il complemento raccomandato della regola 3-2-1; a volte si scrive 3-2-1-1-0: una copia immutabile in più, e zero errori nei test di ripristino.
Almeno uno dei vostri backup è scollegato, o protetto contro la modifica e la cancellazione?
In ordine: la vostra ultima linea di difesa regge.
Da correggere: i vostri backup verrebbero crittografati con il resto.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
Un backup che non è mai stato ripristinato è una promessa, non una garanzia. La legge chiede di poter ripristinare rapidamente l'accesso ai dati dopo un incidente (art. 3 OPDa).
Un test consiste nel ripristinare alcune cartelle o radiografie e nel verificare che si aprano normalmente.
Almeno una volta all'anno, idealmente più spesso; ogni test viene annotato con la data e il risultato. È anche ciò che vi verrà chiesto dopo un incidente.
Negli ultimi dodici mesi è stato testato con successo un ripristino dei vostri dati?
In ordine: sapete che i vostri backup funzionano.
Da correggere: nulla prova che i vostri backup funzionino.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
Il vostro informatico, il vostro fornitore di hosting, la vostra fiduciaria: ogni fornitore che tratta dati dei vostri pazienti per conto vostro deve essere vincolato da un contratto con il responsabile del trattamento (art. 9 LPD).
Il contratto stabilisce che cosa il fornitore può fare dei dati, come li protegge, a chi può affidarli e che cosa ne avviene alla fine della collaborazione.
Prima di affidare i vostri dati dovete anche accertarvi che il fornitore sia in grado di proteggerli. Affidare intenzionalmente dati senza rispettare queste regole è punibile, su querela.
Per ogni fornitore che accede ai dati dei vostri pazienti, avete firmato un contratto con il responsabile del trattamento?
In ordine: i vostri fornitori sono vincolati da regole chiare.
Da correggere: i vostri dati sono affidati senza un quadro contrattuale.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
Guida, capitolo 13Modello DS7: contratto con il responsabile del trattamento
Dopo la password, un codice sul telefono: anche se la password viene rubata, l'aggressore resta fuori. È il principio della carta bancaria e del suo codice.
Da attivare prioritariamente sulla posta elettronica, sull'accesso remoto, sui backup online, sul software dentale se lo consente, e per la banca.
Una casella di posta violata serve spesso a ingannare i vostri corrispondenti, laboratori e pazienti compresi.
L'autenticazione a due fattori è attivata sulla posta elettronica, sull'accesso remoto e sui servizi online dello studio?
In ordine: una password rubata non basta più.
Da correggere: una sola password protegge i vostri dati.
Da verificare: è spesso qui che si nascondono i rischi.
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Fare il check completoLa vostra archiviazione attuale è adatta ai dati dei pazienti? Esaminiamo con voi che cosa è archiviato, dove e come, e che cosa bisognerebbe cambiare. Primo sopralluogo gratuito, preventivo se lo desiderate.